Багато підприємств, як великих, так і малих, використовують кредитні картки, видані компанією, як спосіб для працівників завершити невеликі покупки або оплатити інші пов'язані з бізнесом витрати. Для того, щоб зменшити ймовірність зловживань, працівники та їхні наглядачі повинні повідомляти чітко визначену політику використання картки. Ці політики повинні вирішувати такі питання, як належне використання, безпека, обмеження та процедури перегляду.
Обов'язки власника картки
Співробітники, обрані для отримання кредитних карт, повинні нести відповідальність за безпеку картки, а також за конфіденційність інформації, пов'язаної з компанією. Ця відповідальність повинна включати збереження картки в безпечному місці, захист персонального ідентифікаційного номера картки та перегляд заяв про шахрайську діяльність. Кредитні картки компанії ніколи не повинні використовувати ніхто, крім власника картки. Про втрачені або викрадені картки необхідно якомога швидше повідомити емітента картки та компанію.
Обмеження витрат
Кредитні картки компанії повинні включати ліміти витрат відповідно до очікуваних потреб працівника. Ці обмеження повинні повідомлятися працівникам під час видачі та суворо дотримуватися. Співробітники повинні переконатися, що використання не перевищує цей ліміт або несе перевищення штрафних санкцій або зборів. Кредитні картки компанії ніколи не повинні використовуватися для отримання готівки.
Звіт про використання
Співробітники повинні нести відповідальність за регулярні звіти про використання призначеного керівника.Ці звіти повинні містити докладні пояснення окремих зборів, оригінальних квитанцій та відповідних кодів бухгалтерського обліку. Ця інформація повинна бути додана до відповідного щомісячного звіту та подана з достатнім часом, щоб уникнути сплати за прострочені платежі.
Особисте використання
Якщо не включено як частину компенсаційного пакету працівників, особисте використання кредитної картки компанії не допускається. Особисте користування повинно бути визначене як будь-які витрати, безпосередньо пов'язані з діяльністю підприємства або пов'язаними з ним витратами. Особисте використання в надзвичайній ситуації потребує додаткового пояснення та негайного повернення компанії.
Огляд використання
Огляд використання кредитних карт працівників повинен проводитися на регулярній основі. Цей огляд повинен проводитися як безпосереднім керівником працівника, так і членом відділу бухгалтерського обліку. Орган нагляду за працівником повинен нести відповідальність за визначення використання, яке є застосовним і відповідним для службових обов'язків працівника. Відділ бухгалтерського обліку повинен забезпечити належну обробку платежів і кредитів, а також не перевищити ліміти використання.
