Підприємства, окремі підрядники та неприбуткові організації розробляють політичні заяви, щоб висловити керівні принципи, що регулюють виконання та участь у їхніх послугах. Ці політики встановлюють протоколи та встановлюють параметри, до яких повинні дотримуватися всі, хто укладає договір або відвідує місцеположення. Розробка цієї політики починається з внеску всіх організаційних структур, на додаток до встановлення прямої кореляції з цілями компанії. Для письменників політики дослідження, підготовка та прийняття рішень щодо форматів і розподілу домінує в основному процесі написання протоколів.
Підготуйтеся до написання. Збирайте нотатки, захищайте призначений комп'ютер або текстовий процесор і вибирайте простір для проведення основної частини тексту. Крім того, виберіть основну мову політики або протоколу, враховуючи стиль формулювання та типи шрифтів для документа політики.
Провести зустріч з ключовим персоналом для введення нової політики або документа. Наприклад, параметри політики фізичної безпеки вимагають від представника людських ресурсів і персоналу з безпеки надавати свої погляди на вимоги політики. Візьміть протоколи зустрічей для використання при створенні політики або протоколів зі зібраної інформації.
Оцініть місію компанії або служби. Використовуйте мову та застосування місії компанії як керівництво для загального тону політики або протоколу. Наприклад, повторення ретельних заходів з планування та звітності має важливе значення для політиків у спільноті промислової безпеки.
Дослідження аудиторії. Підрахуйте кількість клієнтів, підрядників або службовців, які становлять основну аудиторію для документа політики. Визначте розташування цих осіб, пов'язаних з роботою або бізнесом, щоб визначити місцеположення та вимоги до розподілу. Крім того, перегляньте посадові інструкції працівників та контракти для можливого включення до документа політики.
Перегляньте фізичне розташування робочого місця або бізнес-простору. Документуйте розміри, існуючі шляхи дорожнього руху та виділені області, такі як туалети та салони працівників, для використання у створенні екологічної та безпечної частини протокольного документа. Зв'яжіться з зовнішніми установами, такими як місцева пожежна служба або організація з охорони праці, щоб визначити такі вимоги, як обмеження максимальної потужності та обов'язкові пристрої пожежної безпеки.
Переглянути існуючі документи компанії. Зібрати всі існуючі листи політики компанії, попередні посібники з протоколу та пов'язані з обслуговуванням документи для використання при побудові нового документа політики та процедур. Визначте застарілу інформацію та оновлюйте необхідні дані. Для форм, які вимагають офіційних підписів, знайдіть оригінального підписувача або відповідну заміну або замість. Правильно розпоряджатися застарілими даними, які можуть містити конфіденційну інформацію.
Безпека та використання досліджень. Дистриб'ютори продукції, роздрібні торговці або виробники повинні досліджувати належне використання та заходи безпеки для проданого або виробленого продукту. Додайте цю інформацію до процедурного розділу посібників з надання послуг, надаючи дані щодо безпеки та надзвичайних ситуацій. Додайте дані щодо безпечного поводження та утилізації для предметів, які існують як або містять небезпечні матеріали.
Створіть кілька форматів. Книги та електронні версії політики або протоколу забезпечують зручність для аудиторії документа. Документи електронної політики дозволяють читачам зручно переглядати політику з декількох місць. Крім того, формат книги або копії надає фізичну версію для швидкого перегляду, коли це необхідно.
