Під час напруженого робочого дня важливі деталі легко втрачаються або забуваються. Ретельне ведення обліку є обов'язковим - особливо під час ділових зустрічей. Протокол служить офіційним протоколом зустрічі. Вони повинні описати, хто був присутній під час зустрічі, що обговорювалося і що було вирішено. Якщо ретельно підготовлені, вони можуть бути одним з найефективніших методів забезпечення поінформованості кожного і на одній сторінці про минулі, поточні та майбутні бізнес-рішення.
Елементи, які вам потрібні
-
Порядок денний зустрічей
-
Зверніть увагу на взяття елементів або текстовий процесор
Запишіть дату, час і місце зустрічі.
Перерахуйте, у порядку старшинства, всіх присутніх.
Вкажіть, чи є кворум при необхідності. Не кожна зустріч вимагає кворуму або мінімальної кількості учасників, щоб зробити зустріч дійсним. Однак, якщо кворум є необхідним і присутнім, це означає, що ділові рішення, прийняті під час зборів, є дійсними та виконаними. Без кворуму бізнес не може діяти.
Опишіть провадження у хронологічному порядку. Почнемо з того, що засідання було оголошено на замовлення і ким.
Запишіть ім'я кожної людини, яка починає тему, і записуйте найважливіші деталі обговорення.
Запишіть імена людей, які погоджуються або не погоджуються з тим, що обговорюється, і чітко визначте характер угоди або незгоди.
Завершіть кожен розділ зустрічі резюме остаточного рішення.
Продовжуйте повторювати кроки з 5 по 7 до завершення зустрічі.
Напишіть формальний підсумок зустрічі на основі ваших записок. Використовуйте фірмові бланки та надсилайте кінцеву копію кожній особі, яка присутня.
Поради
-
Використовуйте порядок денний зустрічей як схему для протоколів зустрічей. Програми, як правило, визначають основні теми зустрічі. Використання порядку денного як схеми допомагає організовувати ваші хвилини.
Хоча технологія може запропонувати певну економію часу, Ніл Хартман, старший викладач в управлінській комунікації в Школі менеджменту MIT, пропонує в колонці на веб-сайті Forbes заборонити технологію на засіданнях, щоб усі були зосереджені. Якщо ви вирішили використати технологію, щоб допомогти вам зафіксувати протокол, розглянути можливість використання програмного забезпечення, що відволікає відволікання, яке тимчасово блокує доступ до електронної пошти, Інтернету або інших програм, крім простого текстового процесора.
