Протоколи засідань правління є юридичними документами та доступні для громадської перевірки, що робить їх важливими для бізнесу або іншого типу організації. Чим більш формальними вони є, тим важливішим є те, що вони схвалюються радою до їх поширення. Використання декількох простих методів для запису та затвердження хвилин допоможе вам спростити цей процес і зменшити обсяг документів.
Перегляньте процес запису протоколів зборів, визначених організацією. Багато хто слідує за правилами Порядку Роберта, дозволяючи секретареві запису використовувати і дотримуватися шаблону для ведення заміток і створення останньої хвилини. Запитайте, коли і чи варто включати імена членів правління, які коментують або задають питання, або якщо ви повинні захистити їх приватність. Наприклад, вам може знадобитися написати: "Було обговорено, що наш конкурент, Корпорація XYZ, використовує неправдиву рекламу, а з ФТК слід зв'язатися," а не: "Боб Сміт заявив, що він вважає, що наш конкурент, XYZ Corporation, використовував рекламу, що вводить в оману, і з ФТК слід зв'язатися. Деббі Джонс і Хенк Джонсон погодилися.
Обов'язково запишіть хвилини точно. Попросіть членів ради перестати говорити, або голова чекає, перш ніж починати нове обговорення в будь-який момент, коли ви відставатимете у вашій записці. Попросіть учасників повторювати або роз'яснювати будь-яку інформацію, яку ви не знайдете. Повторіть дії членів ради директорів, включаючи як оригінальний рух, так і остаточний змінений варіант, коли вводиться рух. Робіть це незалежно від того, чи буде відправлений рух і чи проходить він. Зафіксуйте підсумки будь-яких голосів, а не просто стверджуйте, що пройшло голосування.
Надішліть протокол голові правління, виконавчого директора або виконавчого комітету перед тим, як відправити їх у повний пансіон, якщо це процедура вашої організації. Після того, як ви отримаєте схвалення на відправлення протоколу на повний пансіон, відправте документ кожному члену ради, незалежно від того, чи вона була присутня на засіданні і чи буде вона на засіданні, на якому буде затверджено протокол. Надсилайте протоколи досить рано, щоб члени ради могли їх читати, задавати питання про них, обговорювати теми досліджень і вимагати роз'яснень.
На наступному засіданні комітету, який становить кворум, необхідно провести голову або будь-якого члена правління на наступному засіданні, щоб подати клопотання про те, щоб рада затвердила протокол. Кворум - це мінімальна кількість членів ради, необхідних для прийняття офіційних дій. Зачекайте, поки рух буде відправлено, а потім провести зустріч з лідером на зустрічі. У ході обговорення потрібно подати клопотання, відправити його на розгляд і пройти, якщо є будь-які зміни або виправлення, які необхідно внести до протоколу. Після обговорення, або якщо немає обговорення, попросіть керівника зборів назвати питання або проголосувати, щоб затвердити протокол.
Поради
-
Перевірте, чи ваша організація має підзаконний акт або інше правило щодо дати, до якої члени ради повинні отримувати протоколи засідань.
