Щорічне загальні збори (AGM) - це зустріч членів правління, акціонерів, інвесторів та вищого керівництва з метою перегляду фіскальної інформації та висвітлення ключових рішень та змін, що відбулися протягом попереднього року. Протокол AGM складається як протокол засідання і містить конкретні відомості про будь-які важливі рішення, прийняті на засіданні, та примітки щодо обраних посадових осіб. Протокол, як правило, додається до додатка доповідей, обговорюваних або представлених під час зустрічі.
Введіть назву вашої організації, а потім "Протокол щорічних загальних зборів". Потім введіть повну дату та час початку зустрічі та місце зустрічі. Місце розташування має містити назву конференц-залу та місце проведення засідання.
Напишіть Преамбулу. Використовуйте римську цифру "I", а потім термін "PREAMBLE" для ознайомлення учасників. Перерахуйте всіх учасників засідання, починаючи з президента. Потім наведіть список віце-президента, скарбника, секретаря і членів виконавчої влади. Для цього розділу можна використовувати або повні імена, або перші імена та прізвища.
Перелічіть спостерігачів та вибачення. Якщо присутні присутні на засіданні, які не є офіцерами або членами комітету, вони можуть бути зазначені як спостерігачі або вибачення. Якщо ніхто не потрапляє в будь-яку категорію, вкажіть "Ні" для кожного з них.
Запровадити протокол попереднього засідання. Для цього розділу використовуйте римську цифру "II", а потім MINUTES of PREVIOUS MEETING. Вкажіть будь-які подані, передані, перенаправлені та перенесені на цю зустріч пропозиції.
Запровадити звіти засідання. Почніть цей розділ, використовуючи римську цифру "III", за якою йдуть Звіти. Перелічіть звіти окремо як елементи додатка.
Запишіть процес виборів. Використовуйте римську цифру "IV" для позначення виборів для посадових осіб, що повертаються, президента, віце-президента, секретаря, скарбника та інших виборних посадових осіб. Для кожного кандидата необхідно включити: призначену особу; ким вони були призначені; який подав кандидатуру; і чи відхилив кандидат чи прийняв номінацію. Після цього обраний офіцер буде зазначений як такий у протоколі.
Реєструйте вибори державних службовців. Якщо ви обираєте державних службовців, вам потрібно буде вказати ім'я кандидата, а також осіб, які висунули кандидата, і відрядили офіцера.
Перерахуйте всі подані або подані на засіданні пропозиції. Пропозиція - це голосування за чи проти певної політики або рішення, і може бути подано під час зустрічі. Перелічіть будь-які з цих обговорень у протоколі та вкажіть, чи було подано прохання або відхилено.
Запис "Інші бізнес-елементи". Під римською цифрою "V" перераховуються та підсумовуються будь-які обговорення або події, що відбулися на засіданні поза межами виборів та ознайомлення. Маркетований список або від 2 до 3 речень про кожну позицію зазвичай достатньо для перегляду на наступній зустрічі.
Перерахуйте інформацію про додатки та фінансові дані. Останній розділ протоколу Загальних зборів повинен містити список додатків, на які посилалися раніше в протоколі, і закінчувати резюме фінансових даних, наданих скарбником.
Поради
-
Звичайно, щорічний З'їзд проводиться щорічно для інформування членів про діяльність минулого року, а також обирає посадових осіб та державних службовців на наступний рік. Копії протоколів ЗУУ можуть бути розповсюджені всім учасникам незабаром після зустрічі. Секретар, можливо, знадобиться надати копію протоколу голосування на наступному засіданні для розгляду.
