Ваша здатність ефективно спілкуватися безпосередньо впливатиме на ваш успіх на роботі. Для вас важливо знати, як писати та надсилати кореспонденцію, яка є короткою та зрозумілою. Ділова пам'ятка - це короткий документ, який стосується певної групи людей і орієнтований на певну мету. Добре написана пам'ятка допоможе вам ефективно спілкуватися і досягати результатів. На додаток до написання його належним чином, важливо переконатися, що Ваша пам'ятка надіслана належним чином, людям, які повинні її прочитати найбільше.
Виготовлення Вашої пам'ятки
Подумайте про свою аудиторію. Перш ніж почати складання пам'ятки, врахуйте рівень освіти та досвід людей, з якими ви спілкуєтеся. Також майте на увазі потреби ваших одержувачів. Деяким особам можуть знадобитися більш детальні інструкції та конкретні, встановлені керівні принципи, тоді як іншим може бути надана дуже загальна інформація, а потім взяти на себе ініціативу самостійно.
Використовуйте правильне форматування заголовка. У рядку "Дата" використовуйте стандартні скорочення. Для "To" вам слід вказати кожну особу, яка буде отримувати нагадування за назвою. Не використовуйте псевдоніми. Використовуйте імена та прізвища, а також розміщуйте їх в порядку або в алфавітному порядку, або по посаді в компанії. Для рядка "Від" використовуйте ваше ім'я та прізвище, а також, у якому відділі ви знаходитесь, якщо це можливо.
Виберіть тему, яка є специфічною та інформативною. Часто люди відправляють записки з тематичними рядками, які є нечіткими та загальними. Конкретний і лаконічний надасть одержувачам набагато краще уявлення про те, що посилається на записку. Наприклад, загальна тематична лінія буде читати "Зустріч", але конкретна тематична лінія може сказати: "Презентація команди з продажу для засідання п'ятниці".
Відкрити з специфікою. Не витрачайте час на чат чи фон. У першій частині вашої пам'ятки потрібно точно сказати, що вам потрібно. Використовуючи наведений вище приклад презентації відділу продажів, ви можете відкрити з "На нараді в п'ятницю, відділ продажів представить слайд-шоу з доходами та кредиторською заборгованістю за перший квартал".
Напишіть нагадування, уникаючи пасивного голосу. Пам'ятка призначена для обміну інформацією та запиту допомоги, тому потрібно використовувати активний голос. У граматиці та письмі, активний голос означає, що суб'єкт пропозиції є активним - чи щось або щось є - замість того, щоб з ними відбувалися інші речі. Активний голос читав би так: «Команда з продажу представить слайд-шоу». Пасивний підхід буде сформульовано так: "Ми хотіли б, щоб група продажів розглянула презентацію слайд-шоу".
Напишіть висновок. Ваш висновок не повинен бути складним, але він повинен узагальнювати ключові моменти, на які посилається сама записка.
Редагуйте свою роботу. Мало речей, як незручно, як відправка бізнес-пам'ятки і реалізуючи після цього, що ви залишили гігантську помилку праворуч у центрі його. Перед тим, як відправити його, виправте своє повідомлення, а крім внесення виправлень, видаліть непотрібні слова. Тримайте свою пам'ятку лаконічно.
Надішліть Вашу замітку
Надішліть записку. Якщо ви відправляєте його через міжгалузеву пошту, переконайтеся, що кожна особа, звернена до записки, отримує власну копію. Ніхто не повинен коли-небудь ділитися пам'яткою з хлопцем у наступній кабінці.
Використовуйте електронну пошту, якщо вона є варіантом. Повідомлення електронною поштою слід надсилати всім одночасно, але ви можете сліпити копію деяких одержувачів. Якщо ви надсилаєте нагадування електронною поштою, вкажіть тему записки в рядку теми заголовка повідомлення. Не використовуйте милі або барвисті шрифти, зображення чи інші додатки електронної пошти.
Слідкуйте, як тільки ви надішлете нотатку. Якщо в записці вказано крайній термін, переконайтеся, що ви отримаєте повідомлення з одержувачами пізніше.
Поради
-
Переконайтеся, що ваші записки дотримуються будь-яких інструкцій компанії щодо пунктів маркерів, міжрядкових точок і т.д.
Увага
Якщо ви використовуєте електронну пошту для надсилання нагадування, перевірте, перш ніж натиснути клавішу "Надіслати". Ви хочете бути обережними щодо того, хто отримує власну або конфіденційну інформацію електронною поштою.
