Деякі люди вважають, що їм призначено завдання складання протоколу на зборах як неблагополучне завдання.Однак, оволодіння мистецтвом прийняття ефективних протоколів про зустрічі не тільки корисно для учасників, щоб зрозуміти проблеми, обговорювати та погодитися з пунктами дій, але це також може допомогти іншим, хто не був за столом при прийнятті рішень. Не варто недооцінювати силу і ефективність навчання, як оволодіти цим умінням.
Елементи, які вам потрібні
-
Порядок денний зустрічей
-
Список учасників
-
Перо або олівець
-
Блокнот або ноутбук
-
Пристрій запису аудіо (додатково)
Почніть з протоколу зустрічей у верхній частині, вказавши назву зустрічі, місце, дату та час його проведення.
Перелічіть запрошених учасників, які присутні за їхнім ім'ям, назвою та відділом, які вони представляють, а також запрошені, але не присутні. Також перерахуйте імена будь-яких запрошених доповідачів або доповідачів.
Створіть підрозділ для кожного пункту порядку денного та зробіть нотатки, коли дискусія стосується цієї теми. Запишіть ключове обговорення і, де це можливо, спробуйте вказати ім'я людини, пов'язане з будь-якими ключовими пунктами.
Після обговорення даної теми запишіть будь-які узгоджені наступні кроки або прийняті рішення, що стосуються цього пункту порядку денного, включаючи рекомендовані дії, дати, відповідні особи або відділ для впровадження тощо. процес, оскільки будь-які плани дій зі зборів будуть виведені з цього розділу.
У разі виникнення будь-яких питань або обговорення питань, піднятих, але не вирішених, додайте їх до окремого розділу хвилинних сторінок, позначених як "Невирішені питання". Учасники засідання можуть переглядати їх пізніше, а тоді учасник зустрічі може вирішити, як найкраще керувати вирішенням цих питань.
Наприкінці протоколу запишіть узгоджену дату, час і місце на наступному засіданні разом з будь-якою іншою інформацією, яка потрібна учасникам для ознайомлення під час підготовки до наступної сесії.
Нарешті, переконайтеся, що всі запрошені учасники присутні або не отримають копію протоколу. Гарне правило - спробувати розподілити хвилини протягом 24-48 годин після зустрічі. Таким чином, якщо щось неточне, або хтось був неправильно цитований, його можна виправити, поки він буде свіжим для кожного учасника.
Поради
-
Важливо мати точний список присутніх, оскільки може бути важливо пізніше дізнатися, хто був присутній і брав участь у прийнятті ключових рішень на засіданні. ім'я шляху, де можна знайти хвилини, якщо вони зберігаються в електронному вигляді на комп'ютері.
Увага
Це нормально, щоб взяти стенографію, але намагайтеся не перефразувати або вводити свої власні слова, коментарі або думки про те, що ви думаєте, хтось сказав, відчув або подумав, - напишіть протоколи, як людина заявила.
