Звіт про проект повідомляє про стан поточного проекту в неприбутковій організації. Зазвичай звіт буде містити конкретну інформацію про бюджет, досягнуті етапи та будь-які проблеми, що виникли з початку проекту. Під час написання звіту про проект дотримуйтесь основного формату, але не соромтеся додавати або видаляти розділи відповідно до конкретної організації та цілей.
Створіть передню частину звіту. Зробіть акуратну титульну сторінку, що містить назву проекту, дату звіту та імена керівника проекту та членів команди. Якщо ваш звіт має більше п'яти сторінок, розглянути можливість додавання змісту для полегшення пошуку інформації.
Щоб почати звіт про проект, напишіть розділ огляду, який пояснює читачеві основний стан проекту і як він вплине на вашу некомерційну діяльність. Зберігайте цей розділ на одній сторінці або менше і пишіть з метою надання широкомасштабного пояснення прогресу, який ваша команда зробила в проекті. Прочитавши огляд, рецензент повинен мати базове розуміння обсягу проекту, поточного стану, того, що залишається зробити, і будь-яких проблем, які ви очікуєте зіткнутися.
Напишіть оновлення про досягнуті на сьогоднішній день етапи. У цьому розділі пояснюйте кожну завершену мету проекту та повідомляйте читачам, чи було це вчасно. Включіть будь-які позитивні наслідки або несподівані переваги від етапу. Наприклад, якщо ви завершили завдання за тиждень достроково, поясніть, як це прискорить кінцевий продукт або заощадите гроші на вашу некомерційну діяльність.
Інформувати читачів про стан бюджету проекту. Для некомерційного бюджету найчастіше найбільше занепокоєння. У розділі бюджету створіть аналіз бюджету, який пояснюється тим, що ви витратили, і що потрібно витратити. Якщо є якісь розбіжності, надайте пояснення та кроки, які потрібно вжити, щоб компенсувати різницю.
Надайте пояснення щодо будь-яких затримок або проблем. Якщо ваша неприбутковість зіткнулася з несподіваними проблемами під час виконання проекту, обов'язково включіть розділ, що детально описує проблему. Щоб заспокоїти членів правління та клієнтів, вкажіть конкретні кроки, які необхідно вжити для виправлення або запобігання проблемі.
Поясніть наступні кроки. У короткому вигляді дайте читачам знати, що буде далі в проекті. Якщо вам знадобиться додатковий персонал або інформація, перелічіть кожен пункт. Ця інформація є надзвичайно важливою для некомерційних з обмеженими ресурсами. Закрити на позитивній ноті, якщо це можливо, висловивши впевненість, що проект буде завершено вчасно і з бюджетом.
