Інструменти управління проектами - це звичайні пристрої для відстеження діяльності, термінів і ресурсів проекту. Зазвичай вони є візуальними інструментами, призначеними для представлення цілей і дій проекту - наприклад, діаграм Ганта - або відповідальності тих, хто працює на різних етапах проекту, наприклад, схеми плавання.
Pro: організація
Інструменти управління проектами допомагають вам організовуватись від початку проекту. Визначивши всі види діяльності та їх тривалість, ресурси та відповідальні люди, вам ніколи не доведеться дивуватися, що робити далі або хто відповідає. Деталі легше відстежувати, оскільки вони записані та позначені після завершення. Протягом проекту краща організація допомагає заощадити час і стрес і уникає шифрування в останній момент.
Pro: Легко спільний доступ
Інструменти управління проектами зазвичай створюють один документ, який служить «проектом з першого погляду». Цей проект легко ділиться з усіма, хто працює над різними компонентами. Кожен знає про стан діяльності, що може вплинути на їхню роботу. Певне програмне забезпечення дозволяє редагувати відкритий доступ, щоб кожен міг бачити всі деталі статусу проекту.
Con: Інвестиції в час
Можуть бути значні витрати часу на навчання та створення первинного інструменту управління проектами. Деякі інструменти досить легкі для вивчення, але інші можуть бути детальними та технічними. Кожен у проекті повинен навчитися інтерпретувати інструмент; хтось також повинен бути відповідальним за навчання, як створити інструмент. Іноді навчання спеціалізованого програмного забезпечення може тривати стільки, скільки і створення самого документа.
Con: Збереження
Інструменти керування проектами корисні лише тоді, коли вони регулярно оновлюються. Початковий план є цінним, але насправді проекти ніколи не йдуть за планом. Коли відбуваються зміни, такі як нові завдання або затримки, документ повинен бути відповідним чином оновлений. Хтось повинен відповідати за це регулярне завдання.
