Все більше і більше компаній аутсорсингують управління проектами або наймають фахівців для вирішення цього завдання. Зі змінами в галузі, важко знайти кваліфікованих людей, які знаходяться на вершині останніх тенденцій і стратегій. Лише 2,5% організацій успішно завершили всі свої проекти. Неймовірні 70% проектів зазнають невдачі. Враховуючи ці цифри, ви можете задатися питанням, чи варто приймати менеджера проекту. Так само, як і все інше, є переваги та недоліки. Кваліфікований менеджер проекту може зменшити витрати, спростити управління робочими процесами та допомогти розширити свій бізнес.
Професіонали з управління проектами
Якщо ви керуєте малим бізнесом або створеною організацією, ви не зможете працювати з усіма типами проектів від початку до кінця. Деякі проекти надзвичайно складні і мають стислі терміни або вимагають спеціальних навичок, яких може не мати ваша команда. Кваліфікований менеджер проекту може допомогти вам організувати та керувати найскладнішими завданнями. Досвідчений менеджер проекту також мотивуватиме вашу команду, управляти ресурсами, вимірювати результати, надавати зворотний зв'язок та знаходити способи підвищення якості та скорочення витрат або часу. Інші навички управління проектами включають вдосконалені методики планування, реагування на зміни, покращення зв'язку, контроль якості та управління ризиками.
Ефективне налаштування цілей
Більшість проектів зазнають невдачі, оскільки менеджерам бракує чіткої мети. У 2013 році менше третини всіх проектів було надано вчасно та у межах виділеного бюджету. З цієї причини встановлення цілей SMART має першорядне значення. Цілі SMART є специфічними, вимірюваними, досяжними, реалістичними та обмеженими у часі. Ось що означає абревіатура SMART. Цілі SMART забезпечать виконання Ваших проектів вчасно, не перевищуючи бюджет. Професійні менеджери проектів мають досвід та інструменти, необхідні для створення прогнозів, управління витратами проекту та визначення ризиків протягом всього життєвого циклу проекту.
Покращена комунікація
Управління проектами дозволяє більш ефективно спілкуватися між керівниками та іншими співробітниками проекту. Досвідчені менеджери проектів ефективні в управлінні зацікавленими сторонами, які мають вирішальне значення для успіху проекту. Керівники проектів підтримують згуртованість команди, полегшують зустрічі, залучають експертів з предметів, обмірковують ідеї та відстежують відгуки в режимі реального часу. Комунікація є найважливішим аспектом будь-якого проекту і є необхідним вмінням для кожного фахівця проекту.
Більше задоволеності клієнтів
Проекти можуть надавати нові можливості та відкривати нові послуги або продукти, щоб радувати клієнтів, або проекти можуть сприяти зниженню витрат для клієнтів. Оскільки методології управління проектами визначають пріоритети факторів якості, такі як функції, які хочуть клієнти, компанії з успішним управлінням проектами відчувають більшу задоволеність клієнтів. Це призводить до збільшення прибутку та зростання бізнесу. Ваша організація буде відома тим, що забезпечує відмінні результати.
Високий рівень експертизи
Наймаючи менеджера проекту або аутсорсингові проекти, ваша компанія отримає високий рівень знань. Люди у вашій організації вивчатимуть нові речі та отримуватимуть нову перспективу, що сприятиме їхньому професійному зростанню. Крім того, управління проектами звільнить ваш час, щоб ви могли зосередитися на основних аспектах вашого бізнесу. Досвідчений керівник проекту зможе сформулювати проектний процес і керувати всіма напрямками проекту, включаючи персонал і дотримання.
Точна оцінка ризиків
Більше 75% компаній не мають впевненості в успішності проектів. Надмірна переробка, масштабне повзучесть, погана комунікація та нечіткі цілі часто є винуватцями. Управління проектами дає змогу більш ефективно розраховувати ризики та розподіляти ресурси. Ви визначите, які ризики є до початку роботи. Таким чином, ви можете планувати будь-які проблеми на ранніх стадіях і приймати розумніші рішення, оскільки ризики виникають протягом всього життєвого циклу проекту. Ефективне управління ризиками також дозволяє використовувати позитивні ризики або можливості, коли вони виникають.
Проти управління проектами
Якщо менеджер проекту не має відповідного досвіду або знань, є багато проблем, які можуть виникнути. Втрата ресурсів, проблеми планування, питання безпеки та міжособистісні конфлікти є головними недоліками управління проектами. Окрім того, ваша організація може понести високі витрати за рахунок аутсорсингу роботи або найму нових співробітників для завершення проекту. Іноді управління проектами може перешкоджати вашим щоденним операціям або суттєво помилятися.
Високі витрати
Якщо ви наймаєте менеджера проекту, розраховуйте інвестувати в спеціальне програмне забезпечення. Ці програми можуть бути дорогими та важкими для реалізації. Оскільки ваша команда буде використовувати їх теж, їм може знадобитися навчання. Залежно від ваших потреб, вам також доведеться найняти експертів або фахівців, які допоможуть у реалізації проекту. Часто зацікавлені сторони будуть підштовхувати до того, щоб включити функції, які спочатку не планувалися. Всі ці питання можуть швидко скласти вартість проекту.
Збільшення складності
Управління проектами - це складний процес з декількома етапами. Деякі експерти мають тенденцію ускладнювати кожний процес, що може заплутати вашу команду і викликати затримки у виконанні проекту. Вони також можуть стати жорсткими або точними у своїх планах, створюючи стресові умови в організації. Як правило, проекти з великим обсягом будуть більш складними для виконання, особливо якщо не існує команди, присвяченої виключно роботі над проектом. Міжфункціональні члени команди можуть відставати від своєї повсякденної роботи, додаючи ще один рівень складності.
Накладні комунікації
Коли ви наймаєте команду управління проектами, до компанії приєднуються нові співробітники. Це додає додатковий рівень зв'язку і може не завжди відповідати вашій організаційній культурі. Ось чому експерти рекомендують тримати свою команду якомога менше. Чим більша команда, тим вищі комунікаційні витрати. Іноді для проекту потрібен великий колектив, тому важливо знайти менеджерів проектів, які володіють навичками комунікації через різноманітність людей.
Відсутність творчості
Іноді управління проектами залишає мало або зовсім відсутнє місце для творчості. Керівники груп надмірно зосереджують увагу на управлінських процесах або встановлюють обмежені терміни, змушуючи своїх співробітників працювати в строгих параметрах. Це може перешкоджати творчому мисленню та перешкоджати інноваціям, які можуть принести користь проекту. Важливо, щоб менеджер проекту знав, коли потрібно надихати творчість і коли дотримуватися плану проекту.
Організація може рости і досягати успіху без створення команди з управління проектами. Тим не менш, наймати кваліфікованого фахівця для вирішення цих питань може відкрити нові можливості і допомогти вашій компанії досягти своїх цілей швидше.
