Коли ви керуєте малим бізнесом, вам часто доводиться робити все це. Від фінансів до людських ресурсів до маркетингу, ви, ймовірно, носити багато капелюхів. Це може бути складним завданням, якщо у вас немає спеціального досвіду в цих областях. На щастя, багато фінансових завдань можуть бути самоучкою за допомогою ресурсів, знайдених онлайн або через місцеві ради малих підприємств. Одним з найважливіших з цих завдань є встановлення бюджету та визначення дискреційних та фіксованих витрат.
Бюджетування та бізнес-плани
Бюджетування є одним з найважливіших аспектів ведення малого бізнесу. Для того, щоб отримати право на отримання кредиту або отримати схвалення від ради директорів, вам, ймовірно, знадобиться бюджет і бізнес-план. План служить фінансовою дорожньою картою для вашої компанії в найближчі роки. Навіть якщо ви самозайнятій як єдиний власник, розробити бізнес-план, щоб ви мали гарне уявлення про те, куди підуть ваші гроші в майбутньому. Вам також може знадобитися бізнес-план, якщо ви подаєте певні юридичні позначення бізнесу, наприклад корпорацію, що вимагає ради директорів або для цілей страхування.
Більшість бізнес-планів містять витрати, які ви можете контролювати та витрати, які ви не можете. Ці витрати відомі як дискреційні постійні витрати та фіксовані витрати, відповідно. Багато в чому це схожі на побажання та потреби, з якими ви можете бути знайомі у вашому особистому бюджеті. Тим не менш, обидва вважаються фіксованими в певній мірі, в той час як ваші особисті бажання, як ходити в кіно, набагато більш гнучкі. Добре розуміння, за якими елементами бюджету вашого підприємства є фіксовані та які можуть бути змінені, допоможе визначити прибутковість вашого бізнес-плану.
Що таке дискреційні фіксовані витрати?
Дискреційні фіксовані витрати - це необхідні витрати лише на певний проміжок часу або актив, який іноді є непотрібним витратом, але необхідністю в інший час. У більшості випадків фіксовані витрати можуть бути ліквідовані або зменшені легше, ніж фіксовані витрати. Крім того, вони мають менший вплив на прибутковість компанії, якщо їх скорочують або скорочують.
Витрати, які підпадають під цю категорію, не є тими, які можна остаточно ліквідувати. Натомість вони, як правило, є витратами, які тимчасово зменшуються або виділяються, щоб допомогти короткостроковій суті. З часом, однак, усунення дискреційних фіксованих витрат може зашкодити вашому бізнесу різними способами, починаючи від зменшення впливу бренду на працівників, які не мають належних зусиль, до скорочення результатів досліджень і розробок. Ваша компанія повинна завжди залишати місце в бюджеті для дискреційних фіксованих витрат з цієї причини.
Що таке фіксовані витрати?
Витрачені фіксовані витрати - це ті витрати, які ви не можете просто виключити зі свого бюджету. Це витрати, які є необхідними, оскільки вам потрібні такі товари або послуги, щоб ці витрати підтримувалися для того, щоб вести бізнес. Наприклад, компанія, що виробляє футболки, потребує фабрику і тканину, перш ніж почне виробляти будь-які сорочки. Бізнес, який надає будь-який вид послуг, зазвичай потребує офісу для того, щоб клієнтські зустрічі та місце для працівників могли працювати.
Період виконання зобов'язань щодо фіксованих витрат, як правило, набагато довший, ніж для дискреційних витрат. Наприклад, оренда офісної будівлі, швидше за все, буде такою, яка буде діяти протягом декількох років. Рішення про припинення договорів такого характеру часто призводить до втрати доходу через штрафні санкції. Часто буває, що навіть якщо ви хотіли б усунути витрати в цій категорії, це може бути не фінансово здійсненним.
Крім того, сама природа вашого бізнесу, швидше за все, ускладнить зміну ваших фіксованих витрат після їх встановлення. Якщо ви виробляєте товари або надаєте послуги в певному місці, ви зазвичай не можете просто закрити магазин і переїхати, не зазнавши значних фінансових втрат. Наприклад, ресторан повинен бути розташований у приміщенні з комерційною кухнею та їдальнею, щоб працювати на законних підставах. Переміщення вимагатиме, щоб бізнес зупинився, а потім знову запустився, коли було знайдено нове підприємство.
Через труднощі, пов'язані зі зміною будь-якого аспекту фіксованих витрат, краще розглянути ці рішення ретельно. Консультації з адвокатами, фінансовими консультантами, радами директорів і торговими палатами області є розумними, перш ніж прийняти довгострокові зобов'язання.
Приклад дискреційних фіксованих витрат
Оскільки дискреційні фіксовані витрати визначаються як такі, що відпливають і перетікають протягом тривалих періодів часу, вони можуть широко варіюватися в залежності від типу бізнесу, який ви оперуєте. Деякі типові види витрат, що потрапляють до цієї категорії, включають рекламні кампанії, навчання персоналу, відносини з інвесторами, зв'язки з громадськістю та дослідження, контроль якості, технічне обслуговування та розвиток бізнесу. Інші приклади фіксованих витрат включають плату за обслуговування веб-сайту, витрати на страхування, оплату бізнес-кредитів або розстрочку платежів на будь-який вид ділових активів.
Як ви можете собі уявити, скорочення в короткостроковій перспективі рекламних кампаній може мати дуже незначний вплив на ваші прибутки. Однак, якщо ви повністю вирізали свій рекламний бюджет, ваша компанія, швидше за все, побачила б зниження маржі з часом. Аналогічним чином тимчасове скорочення коштів, виділених на контроль якості, може бути прекрасним вибором на більш короткий період часу. У довгостроковому фінансовому плані, однак, усунення будь-яких процесів контролю якості майже напевно матиме негативний вплив на репутацію вашого бізнесу і, зрештою, на прибуток.
Приклад фіксованих витрат
Оскільки фіксовані витрати є тими, які не можуть бути усунені з кінцевого рахунку компанії, вони часто є елементами більшого розміру. Вони можуть включати в себе оренду офісних приміщень, придбання машини, необхідної для роботи вашого бізнесу або комунальних платежів. Всі ці витрати необхідні для продовження функції операцій, і тому не можуть бути усунені. У більшості випадків також неможливо зменшити ці витрати будь-яким змістовним способом.
При розгляді фіксованих витрат важливо включати будь-які додаткові платежі або збори, які в кінцевому підсумку стануть наслідком вашої першої покупки. Наприклад, якщо ви купуєте офісну будівлю за 100 000 доларів, але ви повинні платити щомісячну плату за обслуговування в розмірі 250 доларів на парк виконавчої влади, вам слід також включити цей рахунок як частину бюджету фіксованих витрат. Аналогічно, якщо ваш ресторан відкривається в новому місці, страхування комерційної відповідальності, яке вам потрібно для цього фізичного магазину, слід вважати фіксованою вартістю. Усі пов'язані з цим витрати, які можуть виникнути внаслідок фіксованих витрат, повинні бути враховані.
Яка різниця між скоєними фіксованими витратами та невикористаними витратами?
Хоча існують певні подібності між фіксованими витратами та витратами, терміни не є взаємозамінними. (Зауважте, що незважану вартість можна також назвати витратою за межі.) Враховуючи, що фіксована вартість, яку дозволено, не може бути виключена з бюджету і все ще дає змогу керувати вашим бізнесом. будь-яким чином видужали після сплати.
Прикладом затонулих витрат є рекламна кампанія для нової послуги. Скажімо, наприклад, керівництво вашої компанії вважає, що запропонована пропозиція має величезну обіцянку, і 50 000 доларів було виділено на рекламу для цільових клієнтів. Однак після завершення кампанії не було переходу від нових або поточних клієнтів до прийняття послуги. Відділ продажів не зміг переконати клієнтів увійти в систему, тому послуга була знята зі списку пропозицій. Завдяки невдалому запуску, 50 000 доларів, витрачених на рекламу, вважалися б невичерпними витратами. Гроші в цьому прикладі були витрачені і не можуть бути відновлені.
На відміну від цього, фіксовані витрати, які здійснюються, були б, якщо б ви запропонували таку ж нову послугу, і багато клієнтів були зацікавлені; команда збуту змогла організувати численні підписані контракти на основі нової послуги. Для того, щоб забезпечити обіцяні результати, однак, необхідно придбати машину на суму $ 50,000. У цьому випадку машина буде розглядатися як фіксована вартість, тому що ваша компанія повинна мати її для того, щоб продовжувати вести свою діяльність.
Як обліку дискреційних Vs. Виконані фіксовані витрати
Якщо фінансове програмне забезпечення вашої компанії дає вам можливість відрізнити дискреційні та виконані фіксовані витрати, це відмінний спосіб відокремити ці два бюджети та зберегти свій бюджет на ходу. Якщо ви не використовуєте програму з такою можливістю, ви зможете налаштувати окрему бюджетну категорію, яка використовується виключно для дискреційних витрат. Розглядайте минулі витрати в кожній категорії при створенні нового бюджету. Шукайте області, де ви можете скоротити дискреційні витрати, але будьте реалістичними. Бюджет на суму, яка дозволяє певній кімнаті пересуватися вперед. Ніколи не витрачайте бюджет на те, що ви витратили в минулому, оскільки це може призвести до примусового зниження дискреційних витрат, якщо необхідні кошти просто не доступні. З часом ці скорочення можуть зашкодити вашому бізнесу.
Коли йдеться про фіксовані витрати, бюджетування може бути трохи легше. Ви вже знаєте, скільки грошей ви витратите в певних категоріях щомісяця, тому що це характер таких фінансових зобов'язань. Тим не менш, включайте трохи грошей вище і поза фіксованими витратами як сценарій «тільки у випадку».
Будьте впевнені, що документуйте всі витрати, які ви маєте, незалежно від того, наскільки мало. Це єдиний спосіб забезпечити точність у майбутньому оновленні бюджету та бізнес-плану. Вам потрібно знати, скільки коштів можна виділити для дискреційних фіксованих і скоєних фіксованих витрат, тому класифікуйте те, що ви витрачаєте зараз, на більш легкий час у майбутньому. Зберігання ваших фіксованих витрат настільки низьким, наскільки це можливо, і звільнення від будь-яких непотрібних фіксованих витрат є надійним способом зберегти ваші витрати низькими, і ваш бюджет на ходу.
Виправлено Vs. Змінні витрати
При створенні бюджету або бізнес-плану також важливо враховувати фіксовані витрати та змінні витрати. Змінні витрати відрізняються від дискреційних і фіксованих витрат тим, що вони часто змінюються щомісяця. Наприклад, якщо ваша компанія використовує рекламу в соціальних мережах і платить за клік, ви можете виявити, що через декілька місяців ви витратите $ 100, а в інших - стягується сума у розмірі більше 1000 доларів. Ця вартість повністю залежить від того, наскільки ефективною є реклама, та від того, скільки людей вирішили натиснути на неї.
Деякі витрати можуть бути фіксованими або змінними залежно від того, як ви структуруєте свій бізнес. Наприклад, сума грошей, яку ви зобов'язані щомісяця заробітної плати, може бути фіксованою, якщо ваші працівники отримують зарплату і сплачують однакові суми, незалежно від того, скільки годин вони працюють. Якщо ваші співробітники складаються з комісійних продавців або погодинних працівників, однак, місячні витрати на заробітну плату, ймовірно, будуть різними. У подібних випадках доцільно виділити додаткові гроші для обліку припливів і потоків, які можна очікувати.
