Незалежно від того, чи керуєте ви малим бізнесом або керуєте його фінансами, необхідно розуміти відмінності між відшкодовуваними витратами та оподатковуваним доходом. IRS особливо, коли мова йде про те, що може бути класифікована як відшкодування витрат, і штраф може призвести, якщо ви робите це неправильно. Ретельне ведення обліку та супровід квитанцій є важливими, якщо ваша компанія ніколи не пройшла аудит.
Які компенсаційні витрати?
Коли Ви надаєте товари або послуги клієнтові, можуть бути випадки, коли Ви приймаєте на себе вартість додаткової послуги або предмета з поваги до цього клієнта. Ви можете не стягувати з клієнта ці витрати. Однак, якщо ви це зробите, сума пізніше відобразиться як дохід у вашому плані рахунків. Оскільки це не є регулярним доходом, існує потреба у диференціації.
У будь-який час, коли Ви несете витрати від імені клієнта під час роботи, ці витрати підпадають під категорію витрат. Наприклад, плата за доставку або транспортні витрати можуть вважатися витратними витратами. Витрати на паливо, харчування або готельні номери також можна класифікувати як компенсацію. У звичайному бізнесі, процедура обліку відшкодування диктує, що це витрати, коли ви несете його, і пункт доходу, коли ви виставляєте рахунок клієнту.
Якщо ви малий бізнес і використовуєте субпідрядника, можливо, вам доведеться мати справу з додатковими компенсаційними витратами, які називаються транзитними витратами. Наприклад, якщо ви надаєте послуги по технічному обслуговуванню веб-сайту вашому клієнту за 500 доларів США на місяць, а ви сплачуєте субпідряднику 500 доларів на місяць для виконання цієї роботи, цей рахунок не є доходом для вас, а, скоріше, витратою. Потрібно надати субпідряднику форму 1099 наприкінці фінансового року та вести ретельний облік того, що ви виставили своєму клієнтові та що ви заплатили за ту ж саму роботу.
Чи є відшкодування оподатковуваного доходу?
Коли оплата праці виплачується працівникові або підприємству, вона повинна бути належним чином зареєстрована для того, щоб вона вважалася неоподатковуваною. Наприклад, на заробітній платі співробітника відшкодування має бути зазначене як таке, а не просто включене до складу інших доходів працівника. На обліковому записі вашого підприємства потрібно відзначити, що це - компенсаційний витрата, коли ви вперше документуєте його. Таким чином, ви можете перехресно перевірити ваш список доходів пізніше, щоб переконатися, що він не оподатковується.
За умови, що статті витрат і доходів були належним чином задокументовані та відстежені, відшкодування не вважається оподатковуваним доходом. Ви не отримуєте зарплату за товар чи послугу в цьому випадку, а скоріше викладаєте певну суму грошей, яку вам повертають пізніше.
Правильне відстеження компенсаційних витрат
На додаток до правильного документування відшкодуваних витрат на вашому обліковому записі, вам потрібно буде вести ретельний облік. У разі можливого подання всіх квитанцій, звітів чи інших документів, що стосуються витрат, подайте їх. Зберігайте копію з податковою документацією фінансового року, щоб ви могли звернутися до неї у випадку аудиту або будь-яких питань, які можуть виникнути. Без належної документації, IRS може стверджувати, що ваш компенсується витрати повинні були розглядатися як оподатковуваний дохід, а це призвело б до вашої компанії більше в кінці фінансового року.
