Ваша організація просто створила нову програму, і вам потрібно повідомити про це своїм клієнтам. Найпростіший спосіб зробити це - надіслати кожному клієнту лист, що повідомляє йому про програму. Для того, щоб привернути увагу клієнта, ваш лист повинен бути залученим, щоб він / вона прочитав його, а ваш лист повинен бути інформативним, щоб він / вона зрозумів, що саме таке програма. Навіть якщо програма принесе користь вашому клієнтові, люди, як правило, не хочуть читати прямі розсилки, тому ви повинні досягти точного балансу між інформацією та переконанням.
Введіть дату та пропустіть рядок. Використовуйте функцію злиття на вашій програмі обробки текстів, щоб додати імена та адреси клієнтів, або опустити їх, якщо ви віддаєте перевагу загальному листу.
Пропустіть додатковий рядок і введіть "Шановний містер / господа. (Ім'я клієнта)", за яким слідує двокрапка, або введіть "Шановний клієнт", за яким слідує двокрапка для загального вітання. Пам'ятайте, однак, що люди частіше читають повідомлення, адресовані саме їм, так що якщо ви можете додати їхні імена та адреси, ви повинні це зробити.
Почніть лист з тим, що приверне увагу клієнтів. Цікавий факт або статистика може зацікавити їх; наприклад. "Чи знаєте ви, що ви можете забезпечити своїх дітей за 50 доларів на місяць на нашу нову програму?" Починаючи з безпосередньої вигоди, це приверне увагу клієнтів і заохочує їх читати більше.
Дайте загальні відомості про програму. Надайте достатньо інформації, щоб клієнти могли прийняти обгрунтоване рішення, але не настільки, що ви перевантажите їх дрібним шрифтом. Скажіть їм, де вони можуть отримати деталі; наприклад, розмістіть на своєму веб-сайті інформацію та вітальний пакет разом із програмним додатком.
Скажіть клієнтам, що робити, якщо вони зацікавлені. Надайте номер телефону або веб-сайт, де вони можуть зареєструватися. Вкажіть відповідні дати, місця та терміни виконання, якщо такі є.
Закрийте лист, набравши "З повагою", і пропустіть три пробіли. Введіть своє ім'я. Надрукуйте листи на веб-сайті вашої організації і підпишіть своє ім'я над введеною назвою в кожній букві. Якщо ви не в змозі підписати кожен екземпляр, зробіть графіку свого імені та вставте його в документ, тому, коли ви друкуєте листи, кожен з них матиме «підпис».
