Волонтери пропонують свої послуги своїм кращим благодійним організаціям, церквам та іншим організаціям безкоштовно. Однак, в той час, як волонтери дають вільний час, багато організацій не хочуть, щоб їхні волонтери платили за добровольців, тому що вони використовують власний бензин і транспортні засоби, щоб дістатися до своєї волонтерської роботи, а деякі навіть використають свої особисті транспортні засоби для виконання роботи. Якщо організація може собі це дозволити, вона часто відшкодовує добровольцям витрати на відрядження. Потрібно, однак, піклуватися про те, щоб не створювати податкову відповідальність для волонтера.
Форма W-9
Форма W-9 - це запит на ідентифікаційний номер платника податків. У випадку волонтерів це буде їх номер соціального страхування. Вона також запитує кількість виключень, які має волонтер. Якщо організація збирається запропонувати відшкодування волонтерам, то цю форму потрібно заповнити. Якщо відшкодування залишається неоподатковуваним, то інформація не буде потрібна, за винятком бухгалтерського обліку організації, щоб показати, кому були виплачені компенсації.
Відшкодування
Щоб не вважатися доходом, відшкодування має бути за фактичні витрати на відрядження, які можуть бути задокументовані згідно з підзвітним планом. Це означає, що волонтери повинні надати документацію про витрати та повернути будь-яку компенсацію за фактичні витрати. Документація повинна відображати час, місце, бізнес-мету та суму витрат.
Транспортні витрати
Транспортні витрати стосуються місцевих транспортних витрат. Хоча це, як правило, робиться в автомобілі, він може включати авіаквиток, квитки на автобус, вартість трансферу і тарифи на таксі. Також, будь-які збори та збори паркування. Для подорожі в особистому автомобілі, це може бути важко визначити фактичні витрати на такі речі, як зміна масла або бензин заповнення. Це легше відшкодувати добровольця за милю до федеральної стандартної швидкості відшкодування пробігу.
Відрахування на подорожі
Федеральний уряд встановлює ставки відшкодування для бізнесу, благодійних, медичних призначень і переміщення миль кожен рік на основі витрат на експлуатацію транспортних засобів. Якщо добровольцям буде відшкодовано більше федеральної ставки, то надлишок вважається доходом, і в цьому випадку буде потрібна інформація на бланку W-9. Якщо волонтеру відшкодовується нижча ставка, волонтер також може вимагати різницю між фактичною ставкою відшкодування та федеральною ставкою як вирахування на федеральний податок на прибуток.
