Бібліотека є настільки гарною, як і система індексації: без Дюї десяткової, Бібліотеки Конгресу та якогось каталогу обсягів, ніхто не може знайти потрібну книгу швидко чи надійно, щоб зробити бібліотеку корисною. До тих пір, поки сучасні публічні бібліотеки не стануть нормою протягом середини 19-го століття, професійні бібліотекарі запам'ятали розташування томів у своїй опіці. Пізніше ручні системи, такі як картові каталоги, допомогли меценатам шукати розташування потрібних їм книг. З 1990-х років більшість бібліотек автоматизували деякі аспекти своєї діяльності. Незважаючи на витрати і зусилля встановлення цих систем, вони є чудовою моделлю при розгляді недоліків попередніх методів.
Вразливість до людської помилки
Кожна система, з якою люди працюють, є вразливою до помилок, що їх робить відволікаючий, стомлений або некомпетентний член команди. Автоматизовані системи все ще вимагають взаємодії з людиною, але зменшують кількість рішень або операцій, які людина повинна виконувати. Незалежно від того, чи подаєте резервний запит на покровителя або відстежуєте прихід нових книг, кожен крок, який здійснюється комп'ютером, робить всю систему більш ефективною, оскільки вона менш схильна до помилок.
Витрати складаються з часом
Встановлення автоматизованої системи може коштувати від $ 20 000 до $ 50 000 за бібліотеку для обладнання. Незважаючи на ці авансові витрати, автоматизація заощаджує гроші з плином часу. Ця економія відбувається у двох формах. Багато операцій, колись працювали, продовжуються без участі співробітника - наприклад, генерування звітів про міжбібліотечні запити або відправлення електронних повідомлень про прострочення. Операції, які все ще потребують людини, наприклад, обробка повернених книг, відбуваються швидше за підтримки автоматизації. В обох випадках бібліотека може або скоротити штатний розпис, щоб зменшити свій бюджет, або застосувати збережені кошти до більш орієнтованих на клієнтів завдань і програм.
Пошуки забирають більше і менш ефективні
Пошук конкретної книги в картотеці - найбільш знакової ручної бібліотечної системи - означає перехід від одного індексу до іншого, коли ви змінюєте пошук від автора до назви. За допомогою автоматизованої системи ви можете здійснювати будь-який пошук, який ви хочете, з одного місця за допомогою декількох кліків. Це економить час меценатів у порівнянні зі старим способом і потребує меншої допомоги від працівників бібліотеки. Оскільки всі індекси є віртуальними, а не фізичними, автоматизована система може мати більше пошукових категорій без додавання іншої частини меблів. Меценати можуть шукати більш широке розмаїття ключових слів і понять, ніж з картографічним каталогом. Автоматизовані каталоги можна також розміщувати в Інтернеті, дозволяючи покровителю підтвердити, що книгу можна отримати з дому, а не прийти в бібліотеку і розчаруватися.
Залишилося за інформаційним шосе
Бібліотеки та інформація швидко розширюються. Будь-яка бібліотека, яка все ще використовує операційну систему вручну, не може підключитися до цифрових ресурсів. Це робить обмін інформацією та публікаціями набагато складнішим і трудомістким, ніж з автоматизованою системою. Оскільки 21-й століття прогресує, і більше ресурсів стають повністю цифровими, покровители бібліотек ручної роботи не зможуть отримати доступ до зростаючого відсотка інформації.
Обмеження майбутнього
Електронні книги, подкасти, блоги та відео-уроки є частиною того, як сучасний світ повідомляє суму людських знань. Бібліотеки з ручними системами мають обмежений доступ до цього зростаючого обсягу робіт. Будь-яка якісна автоматизована система, навпаки, за замовчуванням надасть віддалений і на місці доступ до більшості цих ресурсів.
