Багато компаній починають свій бізнес, використовуючи систему ручного обліку. Для більшості підприємців цей маршрут дозволяє підприємству розпочати роботу, не вимагаючи великих інвестицій для комп'ютеризованої системи обліку. Витрати на встановлення комп'ютеризованої системи обліку включають придбання системи, робочу силу для встановлення системи та витрати на навчання для вивчення системи. Ручна система включає в себе написання кожної транзакції в обліковому блокноті та обчислення всіх номерів вручну. Багато разів бізнес визнає необхідність перетворення з ручної системи в комп'ютеризовану систему обліку.
Встановіть нову систему
Першим кроком для перетворення системи ручного обліку на комп'ютеризовану систему обліку є встановлення системи обліку на комп'ютері компанії. Власник бізнесу розглядає різні пакети програмного забезпечення, щоб визначити, що відповідає його бізнес-потребам і купує це програмне забезпечення. Власник завантажує програмне забезпечення на комп'ютер, на якому відбуватиметься облік.
Доопрацюйте дані в ручній системі
Другий крок для перетворення вимагає від власника бізнесу завершення даних. Після того, як комп'ютеризована система завантажується на комп'ютер, власник повинен завершити всі дані, що містяться в ручній системі. Власник гарантує, що всі операції відображаються в бухгалтерських записах і що всі розрахунки здаються правильними. Вона може прийняти рішення про найм бухгалтерської фірми для аудиту фінансових звітів вручну.
Передача залишків на нову систему
З кінцевими номерами рахунків, записаними в ручній системі, власник може передати кінцеві залишки в комп'ютеризовану систему. Власник встановлює кожен рахунок у комп'ютеризованій системі, ввівши ім'я облікового запису, тип рахунку та початковий баланс. Після введення кожного балансу, власник повинен порівняти залишки з ручними балансами системи, щоб перевірити, що всі дані введені в систему точно.
Запустіть паралельні системи
Четвертий крок вимагає від власника використовувати як ручну систему, так і комп'ютеризовану систему на тимчасовий період часу. Це дозволяє власнику забезпечити роботу нової системи, як очікувалося.
Припиніть ручну систему
Наприкінці випробувального періоду власник припиняє роботу з ручною системою. Власник повинен зосередитися на використанні комп'ютеризованої системи обліку. Всі записи з ручної системи можуть бути упаковані та збережені.
