Бухгалтерський облік визначається як звітність, запис і аналіз фінансових даних підприємства. Комп'ютеризована система бухгалтерського обліку включає програму або пакет програмного забезпечення, що заміняє ручну систему, або бухгалтера, при реєстрації та обробці фінансових операцій. Вона дозволяє менеджерам та іншим кінцевим користувачам аналізувати фінансове здоров'я підприємства та вживати необхідних заходів з урахуванням цієї інформації. Комп'ютеризовані системи обліку розроблені так, щоб їх можна було повністю настроювати, але первинні компоненти залишаються однаковими для різних типів систем.
Програмне забезпечення
Програмне забезпечення є ядром комп'ютеризованої системи обліку. Програмний компонент складається з модулів або менших автономних програм. Кожен окремий модуль виконує іншу функцію. Модулі можуть включати виробництво, клієнта, головну книгу, людські ресурси, управління активами, фінансовий менеджмент, або модулі управління закупівлями та запасами. Всі модулі з'єднують один з одним для обміну даними. Типовий процес обліку об'єднує всі модулі комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку, кожен з яких підтримує дані для конкретних видів діяльності та об'єктів.
Устаткування
Апаратне забезпечення відноситься до фізичних компонентів системи. Відповідно до книги «Принципи бухгалтерського обліку», все фізичне обладнання, пов'язане з комп'ютеризованою системою обліку, називається апаратним забезпеченням. Комп'ютеризовані системи обліку встановлюються на комп'ютерах з можливістю керувати системами. Широкомасштабні системи бухгалтерського обліку складаються з численних модулів і зазвичай вимагають комп'ютерів з швидкими процесорами і великою ємністю зберігання. Інші апаратні компоненти, які є важливими в комп'ютеризованій системі обліку, включають пристрої для друку та сканування, а також інші периферійні пристрої, такі як миша, клавіатура і зовнішні пристрої зберігання даних.
Персонал
Хоча комп'ютеризовані системи обліку розроблені для функціонування незалежно від ручного втручання, вони зазвичай вимагають певного елемента нагляду. Людські оператори повинні подавати фінансові дані, які потім обробляються комп'ютеризованою системою. Згідно з книгою «Аудит шахрайства та судово-бухгалтерський облік», інші ключові працівники комп'ютеризованої системи обліку включають кваліфікований контроль за змінами, менеджери баз даних, персонал з безпеки та управління. У сукупності ці елементи працюють для забезпечення безперебійного функціонування комп'ютеризованої системи та забезпечення можливості усунення несправностей, коли це виникає необхідність.
