Ручна система нарахування заробітної плати виконується повністю вручну, тоді як комп'ютеризована система нарахування заробітної плати дозволяє компанії обробляти заробітну плату за допомогою спеціального програмного забезпечення. Ручна система може призвести до помилок у заробітній платі і, як правило, є повільним, трудомістким процесом. Комп'ютеризовані системи пропонують ряд переваг, включаючи підвищену точність і швидкість.
Час імпорту
Багато роботодавців використовують систему обліку часу, наприклад, годинник, для відстеження робочого часу працівників. Ручна система вимагає відстеження часу працівника вручну, але комп'ютеризована система нарахування заробітної плати має можливість автоматично передавати записи працівників з системи обліку часу в систему нарахування заробітної плати.Така система може відокремлювати регулярні години від понаднормових годин, хоча працівники іноді повинні вносити корективи.
Автоматичні розрахунки
Комп'ютеризовані системи нарахування заробітної плати можуть обмежувати робочі години працівників на чвертьгодинних сегментах і точно розраховувати загальну кількість відпрацьованих годин і оплачуватися, тим самим заощаджуючи час, витрачений на ручні розрахунки. Ці системи розраховують усі частоти оплати, такі як щотижневі, двотижневі, півмісячні та місячні, на основі отриманих вхідних даних.
Комп'ютеризована система нарахування заробітної плати автоматично розраховує обов'язкові відрахування працівників, такі як податки і заробітна плата, і добровільні відрахування, такі як збори за паркування, 401 (к) внески та медичні пільги. Персонал заробітної плати просто вводить дані, на яких ґрунтуються відрахування, такі як інформація W-4 для федерального утримання податку на прибуток.
Обробка заробітної плати
Ручна система нарахування заробітної плати вимагає друкувати зарплати на друкарській машинці або вручну. Комп'ютеризована система нарахування заробітної плати має можливість прямого депозиту, що заощаджує кошти, витрачені на живі чеки та примирення. Крім того, комп'ютеризована друк заробітної плати та заробітної плати відбувається швидко, незалежно від обсягу.
Генерація звітів
Комп'ютеризована система нарахування заробітної плати генерує звіти про заробітну плату, які дозволяють двічі перевіряти нарахування заробітної плати перед друком зарплати або заробітної плати. Департамент праці США вимагає від роботодавців зберігати записи про заробітну плату не менше трьох років. Комп'ютеризована система дозволяє друкувати копії реєстрів заробітної плати, що відносяться до кожного періоду оплати, а також зберігає інформацію в системі на невизначений термін.
Комп'ютеризовані системи допомагають забезпечити дотримання податку на заробітну плату, генеруючи податкові звіти, включаючи щоквартальні та річні декларації про заробітну плату та форми працівників W-2. Ці системи надають бухгалтерам компанії дані, необхідні для обчислення податку на заробітну плату компанії та виконання обов'язків зі звірки та роздруківки необхідних звітів. Крім того, ці системи відслідковують прибуткові дні, такі як відпустка і особистий час, які приймаються і сплачуються.
