Пройшли ті часи, коли бухгалтери використовували паперові книги книг і гострий олівець для запису бухгалтерських записів. Комп'ютеризований бухгалтерський облік став звичайним явищем у багатьох фірмах, починаючи від компаній зі списку Fortune 100, аж до одноособових компаній.
Завдяки Інтернету та доступності як онлайн-і настільних систем, вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку прийшла вниз, і деякі постачальники навіть пропонують зменшені інтернет-бухгалтерські системи безкоштовно. Хоча ці системи можуть мати певні обмеження, наприклад, неможливість відстежувати запаси, вони зазвичай забезпечують достатню функціональність для невеликих або службових підприємств, таких як консалтингові та інші фірми, пов'язані з обслуговуванням.
Що таке комп'ютеризована система обліку?
Комп'ютеризована система бухгалтерського обліку складається з програмного забезпечення, призначеного для відстеження всіх облікових операцій вашої компанії, з метою отримання фінансових результатів для щомісячних звітів, річних фінансових звітів, інформації про податкову декларацію та інших конфігурацій звітів, які використовуються для аналізу операцій, ефективності та прибутковості вашої компанії.
Незважаючи на те, що безкоштовні або недорогі системи онлайн-програм не надають великої кількості налаштувань вашому конкретному бізнесу, великі компанії часто використовують комп'ютерний пакет програмного забезпечення системи обліку, який був встановлений на серверах ЕОМ компанії і доступний декільком користувачам.
Цей тип широкомасштабного комп'ютеризованого програмного забезпечення бухгалтерського обліку часто поставляється з великим ступенем настроюваності. Компанії можуть мати програмне забезпечення, призначене для розміщення декількох валют, суб'єктів господарювання, розташованих в різних частинах світу, і філій компанії, яка продає різні набори продуктів. Крім того, він може бути налаштований для створення масиву фінансових звітів, які обчислюють ключові показники ефективності, спеціально орієнтовані на галузеві та експлуатаційні показники компанії.
Хто використовує комп'ютеризовані системи обліку?
Схоже, що практично будь-хто в бізнесі може використовувати комп'ютеризовану систему бухгалтерського обліку в ці дні через різноманітність рішень, що відповідають потребам практично будь-якого розміру і типу компанії. Наприклад, дуже популярне програмне забезпечення бухгалтерського обліку, Quickbooks, було використано протягом багатьох років цілим рядом компаній від малого до середнього розміру. Компанія пропонує як онлайн, так і настільні версії свого програмного забезпечення, а програмне забезпечення пристосовує пристойну кількість налаштувань за досить економічною ціною.
Налаштування системи
Робота, пов'язана з створенням комп'ютерної системи бухгалтерського обліку, залежить від розміру та структури вашого бізнесу. Наприклад, якщо ви працюєте в якості консультанта, у якого немає працівників, ви зможете відразу почати використовувати онлайнове бухгалтерське програмне забезпечення, щоб записати витрати часу на кожного клієнта, зберегти ім'я та адресу клієнтів, надати рахунки та записати платежі від ваших клієнтів.
Якщо ви дозволяєте клієнтам платити протягом 30 днів, наприклад, безліч бухгалтерського програмного забезпечення має вбудований обліковий запис дебіторської заборгованості, що дозволяє записувати транзакції, а потім бачити всі непогашені платежі від клієнтів разом із датою Ви опублікували рахунок-фактуру, щоб побачити вік непогашених рахунків-фактур.
Для компанії з більш складними операціями більшість програмного забезпечення дозволяє розробляти план рахунків з кодами рахунків і категоріями, унікальними для вашої компанії і типу бізнесу. Це допоможе зберегти дані, організовані під час запису записів для певних бізнес-одиниць або відділів, наприклад. Це також дозволить вам створити набір фінансових звітів або звітів, щоб подивитися на прибутковість вашої компанії за одиницею або відділом, залежно від того, як ви розробили вашу систему.
Облік грошових коштів у порівнянні з методом нарахування в системі
Ви можете записати свої бухгалтерські операції на основі готівки або нарахування в більшості бухгалтерських програм. Простіше кажучи, основна відмінність між системами бухгалтерського обліку та обліку готівки полягає в наявності дебіторської та кредиторської заборгованості. Бухгалтерський облік готівки та нарахування відрізняються залежно від того, як ви фіксуєте час надходження грошових коштів від продажів та коштів, витрачених на оплату ваших витрат.
Коли ви платите за речі або отримуєте грошову винагороду, продажі та витрати фіксуються в реальному часі. Коли ви використовуєте бухгалтерський облік, ви фіксуєте продажі, коли ви їх заробляєте, і витрати, коли ви несете їх, навіть якщо ви ще не отримали дохід від продажів або не сплатили кошти. Наприклад, в системі обліку нарахувань, ви б щомісяця робили запис для накопичення коштів на страховий поліс, який потрібно сплатити наприкінці року. Ви б записали цей запис в обліковому записі активів, який називається страхуванням передплати. Ви б записали транзакцію так, ніби гроші вже були витрачені за рахунок зменшення балансу готівкового рахунку вашої компанії і відповідно збільшення балансу вашого передплаченого страхового рахунку щомісяця.
Чи є податкові декларації грошовими коштами або методом нарахування?
Добрі причини для використання програмного забезпечення бухгалтерського обліку включають функції збору даних та звітності. Коли виникає час оподаткування, програмне забезпечення значно полегшує накопичення даних про доходи та витрати, щоб точно та ефективно заповнити федеральні та державні податкові декларації компанії.
Дані обліку, які використовуються для заповнення вашої податкової декларації, можуть бути на основі готівки або нарахування, залежно від розміру вашої компанії та методу обліку, який ви обрали для використання. У IRS є певні правила, які допоможуть вам вирішити, чи відповідає готівковий або розрахунковий облік вашому бізнесу краще.
Наприклад, якщо ваша компанія щорічно заробляє менше 1 млн. Доларів доходу, ви можете скористатися грошовим методом обліку. Якщо у вас є інвентаризація, то IRS вимагає, щоб ви використовували обліковий підсумковий облік для інвентарної частини вашого бізнесу. За кількома винятками, якщо ваш бізнес є корпорацією C, IRS вимагає використання облікового методу нарахування, щоб подати податкову декларацію на основі нарахування.
Коли ваша компанія подасть свою першу податкову декларацію, ви оберете метод готівки або нарахування. IRS вимагає, щоб ви обрали будь-який метод, який дає найбільш повне та точне уявлення про доходи та витрати вашої компанії. Вона також вимагає, щоб ви використовували один і той же метод з року в рік. В іншому випадку, це стає дуже важким, якщо IRS потребує порівняння ваших поточних даних з історичними даними. Якщо ви вирішили змінити метод обліку, ви повинні скористатися формою 3115 IRS для запиту дозволу.
Функціональність системи
Комп'ютеризоване програмне забезпечення бухгалтерського обліку може бути голою кісткою, забезпечуючи основи бухгалтерського обліку, або ви можете використовувати повноцінне програмне рішення, яке пропонує не тільки ведення бухгалтерського обліку, але й управління запасами, відстеження розподілу, виробництво та відстеження роботи, управління взаємовідносинами з клієнтами, управління часом та проектами та багато іншого.
Завдяки постійній еволюції програмного забезпечення, пакунки бухгалтерського обліку можуть робити більше щоденних транзакційних завдань і звільняти вас від роботи з доданою вартістю.
Слід подумати над тим, як ви уявляєте собі зростання свого бізнесу, і переконайтеся, що ваше програмне забезпечення для бухгалтерського обліку є масштабованим, а це означає, що він може розміщувати додаткові облікові записи, додаткові бізнес-одиниці та може обробляти більшу кількість одиниць інвентаризації або зв'язувати штрих-код сторонніх виробників. програмної системи, серед іншого. Наприклад, якщо ви керуєте роздрібним магазином, ваші операції з касовими апаратами можна автоматично реєструвати в бухгалтерському програмному забезпеченні залежно від обраної вами системи, за допомогою сканера штрих-кодів і кодованих тегів продуктів для введення інформації у вашу систему.
Професіонали з бухгалтерського обліку
Використання програмного забезпечення бухгалтерського обліку пропонує вашій компанії кілька переваг. Перш за все, структура та дисципліна комп'ютеризованої системи обліку гарантують, що ваша компанія може дати точну фінансову звітність. Це особливо важливо, якщо Вашій компанії необхідно надати їх для зовнішніх цілей, таких як банківське фінансування, або якщо Вам необхідно представити Ваші фінансові звіти відповідно до загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку (GAAP).
Бухгалтерське програмне забезпечення може заощадити час, особливо якщо ви хочете створити бюджет або прогноз. Вам просто потрібно сформувати звіт про свої історичні дані та розробити їх з декількома налаштуваннями, щоб створити бюджет або прогноз на наступний рік.
Ви також можете оптимізувати та підвищити ефективність вашого загального облікового процесу, особливо якщо ви можете перекваліфікувати адміністративних працівників, щоб допомогти з деякими з більш рутинних бухгалтерських завдань, таких як введення рахунків у вашу платіжну систему, наприклад.
Коли ви створюєте рахунки-фактури компанії, ваша бухгалтерська програма автоматично додає суми до балансу дебіторської заборгованості вашої компанії. Вся ця функціональність, що працює разом в одній програмі обліку, зменшує помилки і допомагає переконатися, що будь-які транзакції не проскакують тріщини.
Програмне забезпечення Мінуси
Деякі недоліки існують для використання комп'ютеризованих систем бухгалтерського обліку, хоча вони все ще мають більше сенсу, ніж зберігати ваші книги з бухгалтерською книгою та олівцем. Як тільки Ви зрозумієте потенційні недоліки, Ви можете вжити заходів, щоб переконатися, що ці питання не стануть проблемою у Вашому бізнесі. Системи бухгалтерського обліку можуть бути складними і дещо важкими для використання персоналом. Баребон бухгалтерський пакет може бути правильним, якщо у вас або ваших співробітників немає бажання або вимоги розуміти нюанси та деталі бухгалтерського обліку.
Якщо у вас є більш створена компанія, або яка має складну структуру, яка включає в себе запаси, незавершене виробництво, кілька суб'єктів господарювання та операції між компаніями, наприклад, ваша компанія потребуватиме набагато складнішу систему обліку, а також більш підготовлену для управління ним.
Ви можете мати поточні витрати на систему обліку. Якщо ви обираєте, наприклад, онлайн-версію QuickBooks, у вас буде щомісячна абонентська плата. Великі пакети програмного забезпечення, особливо ті, що встановлені на сервері вашої компанії, часто стягують плату за ліцензії. Наприклад, ваша компанія має 10 осіб, яким необхідно отримати доступ до вашої системи обліку. Постачальник програмного забезпечення може стягувати плату за одноразову, річну або щомісячну плату за кожну ліцензію користувача на додаток до базової вартості придбання програмного забезпечення.
Як і будь-яке інше програмне забезпечення для будь-яких цілей, розробники постійно вдосконалюють і оновлюють програмне забезпечення для того, щоб він міг розвиватися із змінами в обчисленні або змінами в області. У зв'язку з цим, очікується, що час від часу буде простою, особливо якщо ви використовуєте програмне забезпечення на основі онлайн, і регулярні резервні копії даних стануть важливою частиною вашої системи обліку.
Зробіть своє дослідження при виборі правильного комп'ютеризованого програмного забезпечення для обліку для вашої компанії. Не важливо, коли ви виконуєте всю роботу по впровадженню програмного забезпечення та завантажуєте свої дані лише для того, щоб через рік-другий знайти вибране програмне забезпечення занадто мало можливостей і не може вмістити ваш зростаючий бізнес, або має занадто багато сторонніх функцій що робить його більш складним, ніж потрібно.
Обслуговування клієнтів є ще одним важливим елементом, тому вибирайте компанію, яка може надати вам, бажано, цілодобову підтримку і живу людину для спілкування, а не просто базу знань в Інтернеті. Також майте на увазі, що якщо ви використовуєте систему обліку в хмарі, чутлива фінансова інформація може піддаватися онлайн-хакерам, тому вживайте заходів для забезпечення підключення до Інтернету та даних вашої компанії.
Оновлення системи
Якщо ви почали свій бізнес з використанням урізаного програмного забезпечення бухгалтерського обліку, або навіть ручної системи бухгалтерського обліку, в якийсь момент ви можете прийняти рішення про оновлення комп'ютеризованого обліку, щоб привести свій бізнес на новий рівень. Щоб зробити перехід безболісним і налаштувати свою компанію на успіх бухгалтерського обліку, це допомагає зробити певну підготовчу роботу, перш ніж здійснити перехід на новий пакет програмного забезпечення бухгалтерського обліку.
Почніть з очищення ваших історичних даних, тому що якщо у вас є бухгалтерська інформація, яка містить неправильні, неправильно введені дані або неповна інформація, ці помилки переносяться на вашу нову систему і ускладнюють для вас цілісність у ваших бухгалтерських книгах.
Перейти до нової системи наприкінці року або принаймні наприкінці кварталу, щоб мати змогу отримати чисту дату завершення. Це допоможе вам у майбутньому, коли вам потрібно буде озирнутися на певні історичні транзакції. Далі, перегляньте графік рахунків вашої компанії на наявність будь-яких помилок і додайте нові необхідні облікові записи. Перегляньте список клієнтів, список постачальників, список працівників та будь-які інші списки, які містяться у вашому бухгалтерському програмному забезпеченні, які можуть містити старі, невикористані облікові записи або повторювані записи.
Попросіть вашого бухгалтера проаналізувати кожен обліковий запис головної книги на пробному балансі вашої компанії, щоб переконатися, що баланс рахунку дійсно точний. Можливо, ваша нова система не зможе врахувати деталі цих транзакцій, а це означає, що якщо ви переносите баланс облікового запису, що містить помилки, у новій системі не буде жодної інформації, яка допоможе вирішити помилки або неточності. Нарешті, проконсультуйтеся зі своїм бухгалтером або CPA, щоб дізнатися, чи він може переглянути налаштування системи, і рекомендувати будь-які зміни, які могли б оптимізувати або підвищити ефективність вашого облікового процесу.
