Процедури фронт-офісу мають бути пристосовані до вашого бізнесу. Наприклад, медична або стоматологічна практика вимагатиме різних процедур, ніж юридична фірма, агентство збору коштів, перукарня або фабрика. Витратьте час на розробку ретельного контрольного переліку, що стосується важливих цілей та завдань фронт-офісу.
Основи
Для підприємств, які отримують постійний трафік клієнтів, процедури фронт-офісу повинні відображати загальне бізнес-середовище. Теплий, привабливий бізнес підкреслить важливість усміхнення та підтримки професійного телефонного етикету. Медичні або стоматологічні кабінети значною мірою покладаються на стійкі потоки пацієнтів. Отже, фронт-офіс у клініці повинен мати достатньо персоналу для перевірки пацієнтів, відповідати на запитання пацієнта особисто і по телефону і обробляти відправлення пацієнтів, включаючи прийом платежів та процедури подальшого планування. Розгляньте можливість роботи з телефонною службою для обробки викликів клієнта після години.
Планування
Важливою частиною ведення успішного фронт-офісу є ведення ділових зустрічей. Співробітники фронт-офісу повинні зв'язатися з клієнтами напередодні свого призначення і підтвердити запланований час. Створіть список анулювання або відсутність показу, щоб ви могли запланувати інші зустрічі, щоб компенсувати падіння. Співробітники фронт-офісу в готелі повинні вести точний облік приміщень, оскільки це безпосередньо впливає на обслуговування номерів та ведення домашнього господарства. Співробітники фронт-офісу в початкових, середніх і середніх школах повинні вести точні записи студентів, включаючи записи, які стосуються відсутності студентів і відвідувачів.
Покращення
Постійно оцінювати процедури фронт-офісу. Якщо ви знайдете місце для вдосконалення, створіть і реалізуйте відповідні стратегії. Якщо фронт-офіс переповнений дзвінками і не завжди може забезпечити чудове обслуговування клієнтів, розглянути питання про зміну системи телефону (наприклад, за допомогою комп'ютерної телефонної системи) або використання технології обміну миттєвими повідомленнями для визначення доступності персоналу. Оцініть, чи можна покращити управління справами фронт-офісу, перейшовши без документів.
