Ваш менеджер попросив вас дослідити ринкову тенденцію і скласти звіт для вашого відділу, щоб ваша компанія могла створити стратегію для збільшення своєї частки ринку та прибутку. На цьому етапі ви повинні вирішити, який тип звіту потрібно писати. Знання відмінностей між формальними та неформальними звітами допоможе вам вибрати правильний стиль.
Неофіційний звіт
Неформальні звіти, як правило, є внутрішніми звітами і можуть звертатися до інших членів відділу та керівників департаментів. Вони також використовуються для звітів, які будуть циркулювати по всій компанії. Вони використовують особисті займенники та скорочення. Незважаючи на те, що звіт може складатися з декількох розділів, він зазвичай набагато коротший, ніж офіційний звіт. Сторінка вмісту не включена. Неформальні звіти можуть бути навіть відформатовані як нагадування.
Неформальна структура
Ваше внесення та висновок включено до тексту звіту, а реферату немає. Вкажіть, якщо необхідно, дуже короткі заголовки. У вступі коротко опишіть проблему, що ви зробили, і ваш остаточний висновок. У вас є цільова аудиторія, тому говоріть безпосередньо з ними в дискусії. Вкажіть факти і не прикрашайте деталі, але переконайтеся, що звіт зрозумілий. Нагадайте читачеві, які ваші висновки. Ваш звіт буде вирівняно праворуч за допомогою шрифту від 10 до 12 пунктів. Включіть ваші рекомендації та прогрес, який ви досягли у вирішенні проблеми. Будьте позитивні щодо очікувань та рекомендацій.
Офіційний звіт
Якщо ви пишете звіт для вищого керівництва або для іншої організації, вам знадобиться офіційний звіт. Формальні звіти також використовуються для наукових робіт у вищій освіті. Формальні звіти є більш довгими і добре досліджені. Формальні звіти є безособовими, рідко використовують особисті займенники та скорочення.Резюме розміщуються на окремих сторінках і зазвичай мають більше одного заголовка. Офіційним звітам може також передувати пропозиція. Включіть сторінку вмісту, якщо ваш звіт має більше п'яти сторінок. Може знадобитися супровідний лист або нагадування.
Формальна структура
Включіть титульну сторінку, яка нагадує обкладинку книги. Анотація коротко підсумовує проблему, процес дослідження та підсумкові висновки на одній сторінці або менше. Ваша титульна сторінка буде охоплювати назву звіту, особу, яка склала звіт, видавця та дату подання. Узагальнюйте початкову тезу або мету дослідження, а також вкажіть всі деталі, необхідні для того, щоб ваша аудиторія повністю зрозуміла це питання. Включіть зміст і список таблиць і рисунків. Основна частина вашого звіту буде включати вступ, огляд досліджень і остаточні висновки та рекомендації. Завершіть свій звіт із підтвердженням, переліком посилань, де ви знаходитесь, і будь-якими додатками.
