Представляючи себе лицем до лиця, це зрозуміло, оскільки існує встановлена конвенція. Незмінно ви потискаєте руки новому знайомому і розповідаєте їй своє ім'я. Звертатися по електронній пошті важче. Яке саме вітання? Наскільки формально ви повинні бути? Як і в будь-якому діловому спілкуванні, існують певні правила, які потрібно дотримуватися, щоб зберегти своє повідомлення професійним.
Ремесло примусової лінії теми
Оскільки ваше повідомлення може конкурувати з 500 іншими користувачами в поштовій скриньці одержувача, потрібно створити рядок теми, який спонукатиме одержувача відкрити вашу електронну пошту. Згадайте, що хтось згадав вас - «Дженніфер Уїльямс запропонувала мені з вами зв'язатися» - оскільки знайомство могло б заохотити вашу перспективу перейти. Або можна вказати мету електронної пошти. "Отримання запиту про послуги громадського харчування" має спонукати одержувача натиснути. Тримайте рядок теми під символами до 30 символів, щоб його можна було прочитати на смартфоні.
Використовуйте формальне привітання
Електронна пошта визнається менш формальним способом спілкування, ніж діловими листами, і ви можете спробувати звернутися до одержувача неофіційно, наприклад, «Привіт, Давид». Це добре, якщо ви знаєте цю особу або він працює в неформальній галузі, але це не доречно, якщо ви посилаєте комусь у консервативну галузь, наприклад, фінанси чи уряд, електронну пошту. Якщо ви сумніваєтеся, «Шановний пан Маттерсон», або просто «пан Matterson »працюватиме нормально.
Представтеся
Вкажіть своє ім'я, посаду та інші деталі, які мають відношення до одержувача. Це ваша можливість зробити людські зв'язки з одержувачем, наприклад, згадавши про спільну школу, робоче місце або галузь. Наприклад, ви можете написати: «Мене звуть Соня Джиндал. Я - співробітник UCLA, що працює в області графічного дизайну. «Згадування про взаємне знайомство є плюсом, оскільки одержувач може бути більш сприйнятливим, якщо вас попросили хтось, кого вона знає і довіряє.
Поясніть, чого ви хочете
Поясніть, чому ви пишете. Тримайте своє повідомлення чітким і лаконічним, щоб уникнути непорозумінь. "Я працюю в компанії ABC, і я хотів би розповісти вам про подію, яку ми запускаємо", це краще, ніж "Захоплюючі новини про нашу нову подію!" Включіть чіткий заклик до дії, повідомляючи одержувачу, що ви хотіли б відбутися далі. Щоб запланувати наступний дзвінок, наприклад, ви можете написати: "Я б хотів запланувати дзвінок для подальшого обговорення цього питання, оскільки ми маємо великий потенціал для співпраці. Чи буде для вас понеділок у понеділок?"
Кінець подякою
Подякуйте одержувачу на її час та увагу. Електронні листи, які закінчуються в подяку, отримують збільшення на 36 відсотків середнього рівня відповідей. Хороші варіанти включають “спасибі заздалегідь”, “дякую вам за ваш час”, або просто “дякую”. Випишіть з вашим ім'ям і контактними даними.
Не забувайте редагувати
Обов'язково перевірте свою електронну пошту, перш ніж надсилати її. У вас є тільки один шанс зробити перше враження, і орфографічні помилки можуть змусити вас виглядати непрофесійно. Переконайтеся, що ваша граматика також помітна, і що ви використовуєте повні речення та формальне письмо, а не використовуйте скорочення та вирази, які ви можете використовувати з друзями, але не з босом.
Це може допомогти роздрукувати лист і прочитати його вголос, і якщо у вас є хтось навколо, попросіть друга чи родича прочитати те, що ви написали.
