Ефективна комунікація та обмін інформацією мають вирішальне значення для успіху проекту. Чітка комунікація гарантує, що кожен член команди розуміє її роль і цілі в проекті. Постійний обмін інформацією усвідомлює всім членам команди прогрес і висвітлює будь-які питання, які можуть вплинути на прогрес. Неефективне спілкування може призвести до дорогих затримок, які впливають на успіх проекту.
План проекту
План проекту є центральним для всіх комунікацій проекту, як повідомляє TechRepublic. Цей план дає змогу кожному члену команди знати, який проект повинен виконувати і хто несе відповідальність. Він надає ключові дати та залежність від проекту та розбиває складні програми на менші компоненти, які окремі члени можуть легше зрозуміти.
Бачення
Комунікація гарантує, що кожен член команди має спільне бачення результатів проекту. У 2002 році видання «Houston Business Journal» розповіло про те, як архітектори, будівельна компанія та розробники співпрацюють з менеджерами компаній-клієнтів для досягнення успіху проекту через єдину спільну мету - бізнес-парк, що відповідає потребам користувачів.
Планування комунікацій
Великий проект охоплює багато членів команди та широкий спектр каналів зв'язку. Для забезпечення ефективної комунікації та обміну інформацією важливо, щоб керівник проекту планував і керував процесом з самого початку, визначивши, кому потрібна інша інформація на різних етапах проекту. Процес є безперервним згідно консалтингового проекту Perfect, який стверджує, що керівники проектів більшу частину свого часу витрачають на комунікаційні завдання.
Управління інформацією
Члени команди потребують швидкого доступу до останніх версій проектної документації. Створюючи єдиний веб-сайт проекту або базу даних, керівники проектів можуть централізувати всю інформацію та надати членам команди безпечний доступ до важливих документів, таких як плани, графіки, постачальники, протоколи зустрічей та звіти про хід виконання.
Статус
TechRepublic ідентифікує звіти про стан як один з найважливіших комунікацій проекту. Обмін оновленнями статусу гарантує, що всі члени команди знають про будь-які критичні питання або непередбачені зміни, які можуть вплинути на графіки або витрати проекту. Потім вони можуть вжити будь-яких необхідних заходів з виправлення ситуації.
Інструменти
Комунікаційні засоби, такі як електронна пошта, відеоконференції та телеконференції, роблять простим і зручним для членів проектної групи співпрацювати та обмінюватися інформацією, навіть коли вони працюють в різних місцях. Інструменти соціальних мереж також відіграють важливу роль в управлінні проектами. Користувачі можуть використовувати інструменти, такі як Twitter або Facebook, для публікації коротких оновлень статусу або коментарів щодо важливих питань проекту.
