Дозволити працівникам купувати без відповідних рекомендацій можна збільшити витрати і зменшити прибуток. Мудрі покупки починаються з придбання потрібної кількості та якості виробів за найкращою ціною, після чого створюється процедура, яка дозволяє контролювати процес закупівлі. Використання бюджету та встановлення стандартного процесу розгляду можуть виявити тенденції ринку, щоб скористатися перевагами та структурами ціноутворення, які в іншому випадку можна було б пропустити.
Підготовка
Напишіть список із зазначенням усіх матеріалів і предметів, які необхідно придбати. Групуйте подібні елементи разом і надайте кожній групі відповідний розділ. Наприклад, такі предмети, як ручки, юридичні прокладки та папір для копіювання, перейдуть до розділу "Канцелярські товари". Кава, чай, чашки та пластикові ложки можуть бути вказані в розділі "Кухонне приладдя". Такі предмети, як папки для в'яжучих, DVD-дисків і DVD-дисків, можуть йти під заголовком "Упаковка".
Визначте всі відділи або райони компанії, які будуть закуповувати запаси і документувати групи предметів, в яких буде закуповуватися кожна область. Наприклад, відділ маркетингу може закуповувати заголовки "Упаковка" та "Офісне устаткування". Адміністративний персонал може бути єдиним, хто купує "Кухонне приладдя", але також придбає "Канцелярські товари".
Плануйте бюджет закупівель для кожного відділу, використовуючи щорічний бюджет компанії як відправну точку. Встановіть щомісячний бюджет для покупок кожного відділу - це може включати участь кожного керівника відділу для остаточного затвердження.
Зберіть інформацію про постачальника, наприклад, назву компанії, адресу, телефонні номери, контактну особу та номер рахунку вашої компанії. Пов'язуйте кожний придбаний елемент з певним постачальником або постачальниками. Це є мудрим мати список постачальників для кожного пункту що є три глибокий так що якщо бажаний постачальник є поза запасом, є резервні продавці поїхати. Наявність більш ніж одного постачальника для купівлі запобігає затримці при замовленні. Це особливо важливо для підприємств, де частини або інші предмети повинні бути замовлені і отримані своєчасно, щоб відповідати строкам.
Встановлюйте відносини з постачальниками, щоб обговорити знижки на ціноутворення та керувати спеціальними замовленнями. Призначений торговий представник у межах компанії-постачальника може розмістити та прискорити екстрені замовлення або короткі терміни виготовлення.
Процедури запису
Напишіть покроковий процес для кожного відділу, який слід слідувати при здійсненні покупок. Розгляньте, як буде вимагатися, уповноважена, замовлена, отримана, доставлена і оплачена покупка. Розглянемо питання встановлення закупівельних кришок для різних рівнів працівників і персоналу. Включайте процедури для спеціальних покупок, способи оплати та покупки, які можуть вимагати відповіді від інших відділів. Наприклад, придбання нових комп'ютерів адміністративним підрозділом вимагатиме від учасників ІТ-відділу участі та внесків для придбання елементів установки, таких як кабелі, модеми та маршрутизатори.
Сформулюйте покроковий процес управління документацією в процесі закупівель. Залежно від потреб бізнесу, може знадобитися електронний процес закупівель замість паперового.
Створити форми, необхідні для кожної покупки або придбати стандартні форми договорів від постачальника офісного постачання. Форми можуть включати форму запиту на купівлю з приміщенням для авторизації, форму замовлення для відправки постачальнику, форму для отримання товарів на головному складі та іншу, яка визнає доставку запитуючому відділу.
Розробити процес управління скаргами та підзвітністю, переглядати відносини з постачальниками та структури знижок, контролювати бюджети закупівель та переглядати та вдосконалювати процес закупівель. Зміна та зміна процесу закупівель може призвести до кращої прибутковості, якщо до неї звернутися методично. Щоквартальні та щорічні огляди могли б додати до нижньої межі компанії.
Створіть посібник з процедур закупівель, в якому викладено покрокове керівництво для персоналу. Посібник повинен надавати чіткі кроки, які повинен дотримуватися кожен співробітник, щоб отримати запит, отримати дозвіл і розмістити замовлення на купівлю. Вона також повинна ідентифікувати тих, хто буде керувати процесом і має право затверджувати покупку, а також затверджений список постачальників і список форм, що показує фізичне розташування форм або де вони знаходяться в комп'ютерній мережі компанії.
