Системи та процедури є життєво важливими для успішного ведення бізнесу. За словами Майкла Гербера, бізнес-консультанта і автора найпопулярнішого бізнес-довідника "The E-Myth", системи, керовані системами, заощаджують час, викликають менше стресів і заробляють більше грошей, ніж підприємства, керовані словом і інструкціями власника. Створення офісних процедур - це вправа з логіки та організації, яка найкраще проводиться в покроковому порядку.
Визначте сферу дії процедури, саме те, що призначено для виконання процедури. Будьте досить докладними, але не обтяжуючими. Наприклад, вам потрібна процедура обробки вхідної пошти, яка відрізняється від процедури обробки вихідної пошти. Вам не потрібна інша процедура для небажаної пошти, рахунків, журналів та особистої пошти. Ці підкатегорії можуть бути включені в одну загальну рубрику.
Визначте, хто відповідає за те, щоб процедура була виконана, включаючи терміни або часові лінії, пов'язані з процесом. Відповідальна особа не зобов'язана робити це особисто, але зобов'язана перевіряти делегатів, яким доручено забезпечити завершення та перевірку якості. Це визначення найкраще призначається для заголовка, а не для людини, навіть якщо ви знаєте, хто зараз виконуватиме цю роботу.
Перерахуйте індивідуальні завдання, властиві цьому процесу. Покладіть їх у хронологічному порядку.
Напишіть опис кожного завдання, включаючи розумні строки, необхідні інструменти та основні необхідні дії. Включіть "стан завершення" - те, як виглядає завдання після завершення. Стан завершення є життєво важливим для перевірки роботи та оцінки працездатності працівників.
Запишіть наслідки невдачі у виконанні завдання протягом заданого часу. Це включає в себе дисциплінарні дії для працівника та план дій на випадок надзвичайних ситуацій, які виникають внаслідок невдачі.
