У офісному середовищі важливо завжди підтримувати професійну поведінку. Пунктуально важливо, і кожна спроба повинна бути зроблена, щоб прибути вчасно. Якщо ви не очікуєте важливого дзвінка, стільникові телефони повинні бути вимкнуті або включені вібрувати, щоб не порушити роботу офісу. Плаття в належному одязі для того типу бізнесу. Наприклад, носіння джинсів у професійному офісному середовищі буде вважатися недоречним, але джинси можуть бути прийнятним одягом у будівельному офісі.
Обслуговування клієнтів
Одним з найважливіших факторів в офісних процедурах є те, як звертаються клієнти, коли вони телефонують або відвідують офіс.
При особистому спілкуванні з клієнтами, це гарна ідея привітати людину з посмішкою і бути уважним до їхніх потреб. Якщо клієнт приходить зі скаргою, уважно слухає, але не стає оборонним, конфронтаційним або засмучується, це лише посилить ситуацію. Показувати справжню стурбованість, хоча висловлюють обличчя або мову тіла, коли клієнт скаржиться. Якщо клієнт лунає, дозвольте їм розмовляти - не намагайтеся зупинити їх або поговорити над ними. Як тільки вони озвучують свою скаргу, спокійно відреагуйте, повідомляючи їм, що ви плануєте зробити, щоб допомогти їм або кому ви направите їх і як ця людина зможе допомогти у вирішенні проблеми.
Телефонний етикет
Оскільки особа, що знаходиться на іншому кінці лінії, не може бачити вас, на телефони потрібно відповідати оптимістично. Людина на іншому кінці повинна чути “усмішку” у вашому голосі. Завжди відповідайте на вхідні дзвінки з назвою компанії, з огляду на назву компанії, щоб це було зрозуміло. Іноді необхідно переглядати виклики, перш ніж пересилати їх одержувачу. Зробіть кожну спробу отримати правильне ім'я людини. Зберігайте блокнот зручно, щоб записати ім'я абонента в разі переривань або одержувач не відповідає, і виклик повертається назад. Це дозволить безпосередньо звернутися до абонента.
Взаємодія з іншими працівниками
Це ніколи не є гарною ідеєю обговорювати особисті проблеми з іншими співробітниками або брати участь у службових плітках. Політику і релігію слід уникати як теми офісної розмови.
Завжди з повагою звертайтеся до інших працівників. Хорошим правилом великого пальця є те, якщо людина, до якої ви звертаєтесь, є підлеглим, це нормально, щоб звертатися до них за своїм ім'ям, але керівник або менеджер повинні бути адресовані як пані або пані, якщо вони не просять звернутися до них першим. ім'я.
Організація
Робоча зона завжди повинна бути чистою, акуратною та організованою. Якщо ви з будь-яких причин вийшли з хворого або перебуваєте за межами офісу, вам, можливо, доведеться отримати інформацію зі свого столу, і вам не доведеться «копатися» у всьому робочому місці, щоб знайти те, що вони шукають. Важливо також не зберігати особисті речі в або на столі, тому що хтось мій випадково “натрапив” на те, чого ви не хочете стати публічним.
Увага до дрібниць
Якщо для виконання роботи потрібно виконати декілька кроків, рекомендується скласти контрольний список і відмітити кожен елемент після його завершення. Незалежно від того, які обов'язки приділяються, пильна увага до деталей має вирішальне значення для успішної роботи.
Якщо створення документа є частиною завдання, не забудьте виконати перевірку правопису та граматики на кожному документі. Незалежно від того, яка робота вимагає, завжди гарна ідея перевірити роботу перед тим, як її ввімкнути.
