Підприємства, які підтримують дрібні грошові кошти для оплати малих, на вимогу необхідності, повинні впроваджувати належні процедури перевірки дрібних касових перевірок, щоб забезпечити, щоб співробітники використовували дрібну готівку з відповідних причин і належним чином враховували наявність дрібних грошей. По можливості, особа, яка не має доступу до дрібних грошей, повинна бути особою, відповідальною за перевірку дрібних грошей.
Терміни проведення аудитів
Дрібні перевірки готівки повинні проводитися випадковим чином та без попередження інших працівників. Без випадкових перевірок, працівники, які «запозичують» з дрібних грошей з особистих причин, встигають повернути гроші, перш ніж проводити аудит коштів.
Усього вмісту
Балансування дрібних грошей у коробці або ящику є першим кроком в аудиті. Сума всіх дрібних грошових коштів плюс надходження за дрібними грошовими коштами, що використовувалися для оплати, повинна дорівнювати загальній кількості дрібних грошей, що утримуються для використання. Наприклад, якщо ви зберігаєте 500 доларів у дрібних грошових коштах і маєте 150 доларів на надходження грошових коштів, ви повинні мати 350 доларів готівки, що залишилися в касі. Невраховані гроші або квитанції повинні бути зазначені в аудиторському звіті, і всі працівники, які мають доступ до дрібних грошей, повинні бути поставлені під сумнів щодо різниці.
Перегляньте квитанції
На кожному квитанції має бути чітко роз'яснено придбаний елемент (и). Якщо придбаний товар (и) не є ясним з самого квитанції, то пункт (и) слід зазначати в письмовій формі на квитанції разом з будь-якими поясненнями, необхідними для витрат. Кожен придбаний елемент повинен являти собою належне використання дрібних грошових коштів і бути затвердженим керівником або наглядачем, як зазначено у політиці компанії. Будь-яке неналежне використання дрібних грошей, наприклад, для особистих речей, слід зазначити у вашому звіті. Будь-яке використання дрібних грошей для покриття звичайних експлуатаційних витрат повинно бути зазначено у вашому звіті та пояснено співробітниками, щоб ви могли визначити, чи повинні бути внесені зміни в експлуатаційні процедури для покриття цих витрат іншим способом.
Огляд головної книги
Кожен дрібний грошовий рахунок повинен бути належним чином відображений у бухгалтерській книзі бухгалтерського обліку. Перевірте квитанції для пояснення витрат і переконайтеся, що витрати були опубліковані на відповідний рахунок рахунку головної книги.
Перевірте придбані елементи
Якщо це можливо, ви повинні попросити побачити товар (и), придбаний з дрібними грошима, особливо у випадку неспоживаних товарів. Якщо працівники використовують дрібні грошові кошти для придбання невеликого обладнання або інших товарів, що не потребують споживання, працівники повинні мати можливість показати вам місцезнаходження об'єкта (товарів).
