Організації, які мають процес управління контрактами, можуть заощадити час і гроші, а отже мати перевагу на ринку. В основі здорового процесу управління контрактами лежить центральне місце, де всі мови контракту легко доступні.
Проаналізуйте контракт
Перегляньте договір, щоб переконатися, що він містить всю відповідну інформацію. Твердий контракт чітко визначає ролі та обов'язки організацій та окремих осіб. Вона повинна деталізувати всі часові рамки та терміни, визначити, як будуть вимірюватися результати та чітко викласти умови оплати.
Зрозумійте фон
Враховуючи час для обговорення в організації ролі постачальника послуг та розроблених відносин, це допоможе визначити умови контракту. Якщо необхідно, зустрічайтеся з постачальником послуг, щоб визначити будь-які невирішені питання. Тверді відносини з постачальником послуг можуть допомогти сформувати контракт, що є вигідним для обох сторін.
Створити протоколи моніторингу
Переконайтеся, що існують системи для збору даних, моніторингу графіків, звіту про виконання та організації бухгалтерського обліку. Чітко визначені процедури заощаджують час і гроші.
Отримати необхідну документацію
На початку контракту необхідно визначити всі необхідні ліцензії та документацію, підтвердити, що вся інформація є актуальною, і поділитися цією інформацією з постачальником послуг.
Інформувати всі Сторони
Члени команди управління контрактами та інші зацікавлені сторони повинні спочатку бути ознайомлені з їхніми обов'язками в процесі контракту. Обов'язки протягом усього строку контракту повинні бути чітко окреслені, щоб усі члени команди розуміли свої обов'язки.
Керування проблемами
Під час підписання контракту необхідно вирішувати будь-які невирішені питання, щоб вони не викликали проблем під час дії контракту. Невирішені питання під час підписання контракту повинні бути записані, а рішення та часові рамки узгоджені. Це також гарний час для визначення пунктів контракту, які залишиться для подальшого розвитку. Будь-який елемент, який вимагає зміни початкового контракту, повинен ретельно реєструватися та управлятися.
Оцініть перехід
У деяких контрактах буде присутній перехідний етап. Наприкінці цього етапу сторони повинні зустрітися для оцінки загального виконання контракту. У деяких випадках перехідний період полягає в тому, що вичерпуються остаточні деталі контракту; у цих випадках критична оцінка перехідного періоду є критичною. Це також час для визначення контрактних механізмів, таких як необхідні ресурси.
Оцінка продуктивності
Управління ефективністю повинно бути постійним протягом всього контракту. Поточна оцінка даних про ефективність, продовження роботи та виправлення того, чого немає, допоможе відновити умови контракту, які виграють всі сторони.
Керувати варіантами
Всі контракти повинні містити положення про варіації, які повинні бути дозволені лише у визначених випадках. Варіанти контракту завжди повинні бути визначені письмово формальною поправкою. Для всіх варіантів має бути встановлений стандартний процес управління змінами.
