Організація бізнес-середовища є ключовим компонентом успішного підприємства. Офіційні процедури є керівними принципами для цієї організованої середовища.Дотримуючись докладних кроків, щоб налаштувати офісні процедури, ваша команда може зосередитися на бізнесі, а не на елементах, які відводять вас.
Переглянути поточні процедури. Розуміння поточних процедур створює базову лінію для змін. Якщо не було встановлено жодних процедур, спостереження за процедурою написання документів є гарним першим кроком.
Збирайте відгуки співробітників. Після того як ваші базові офісні процедури будуть захоплені, збирайте додаткові відгуки від співробітників. Запитайте їх: "Що має змінитися? Що може змінитися? Чи правильний порядок процедури в офісі?"
Визначте, які процедури працюють. Знаючи, які роботи допоможуть, допоможе зосередитися на процедурах, які не працюють.
Визначте, які процедури не працюють. Підкреслюючи сфери вдосконалення, можна розробити рекомендації.
Рекомендувати зміни до процедур, які не працюють. Використовуйте перелік з вищезазначеного кроку та зустрічайтеся з іншими працівниками, щоб надати рекомендації щодо змін, які не виконуються.
Детально опишіть кроки в офісі. Тепер, коли у вас є список процедур, які працюють і рекомендовані рішення для тих, хто цього не робить, запишіть їх детально. Зосередьтеся на тому, як один процес пов'язаний з іншим.
Публікувати офісні процедури для співробітників. Детальна документація повинна бути передана всім працівникам, щоб кожен міг користуватися офісними процедурами.
Поради
-
Офіційні процедури найкраще публікуються з навчальним посібником, сесіями запитань і відповідей, а також документом "часто задаються". Ніколи не припускайте, що процес працює. Слідкуйте за його постійним вдосконаленням.
Увага
Офіційні процедури іноді розглядаються як перешкоди для завершення бізнесу, тому деякі працівники можуть бути упертими до змін. Зосередьтеся на перевагах офісного процесу.
