Офісні процедури є важливими, якщо ви хочете працювати безперешкодно в професійному середовищі, незалежно від того, чи це юридична фірма, офіс лікаря або урядова установа. Важливо мати видиму письмову процедуру Кожен офіс повинен мати письмовий набір процедур, розроблений керівником та офісним менеджером, який видно в офісі.
Які процедури повинні застосовуватися до офісу
Перше, що згадується, - це робочі години, і всі працівники повинні працювати вчасно і підготуватися до дня. Якщо клієнт приходить в офіс, і ніхто там не існує, то, ймовірно, буде негативний погляд на бізнес і ніколи не повернеться. Крім того, офіс повинен бути акуратним, чистим і добре забезпеченим. Переконайтеся, що реєстр і ручки для реєстрації доступні для клієнтів, щоб увійти, і, якщо можливо, зробити каву і воду доступні. Перші враження - все в успішному бізнесі. Крім того, з кожним клієнтом слід поводитися з повагою та професіоналізмом, незалежно від того, перебувають вони в офісі або по телефону. Якщо дзвінок надходить для керівника, працівник повинен отримати всю інформацію, перш ніж підключити їх до дзвінка, включаючи ім'я, характер дзвінка та номер телефону у випадку втрати з'єднання. Якщо виклик призначений на прийом, вони повинні з'ясувати характер візиту та повідомити їм, що є в наявності, не забудьте отримати номер телефону у разі скасування. Вони повинні завжди повторювати те, що сказано, так що немає ніякої плутанини.
Організація
Організуйте та підтримуйте робочу станцію для максимальної продуктивності, переконайтеся, що в копієрі є папір, комп'ютери запущені, пошта поширюється і повідомлення доставляються. Якщо ваша робота передбачає створення дорожніх заходів, не забудьте знати, де ваш керівник бажає залишитися і записати час польоту та інформацію про прокат автомобіля, а також дізнатися про погоду в туристичному місці. Завжди перевіряйте з вашим керівником перед бронюванням планів поїздок. Коли всі застереження завершені, роздрукуйте два маршрути - один для вас і один для вашого керівника - і обов'язково вкажіть дати подорожі в календарі.
Наприкінці дня перейдіть на зустрічі з вашим керівником і повідомте про заплановані зустрічі на наступний день. Встановіть автовідповідач на голосову пошту або на автовідповідач після години. Вимкніть все обладнання, копіювальні апарати, принтери та комп'ютери, а також випорожнюйте кавоварку і вимкніть кавоварку. Нарешті переконайтеся, що всі двері заблоковані, перш ніж встановити сигнал.
