Підприємства створюють процедури закупівель, щоб гарантувати, що покупки знаходяться в інтересах компанії, і що гроші витрачаються ефективно. Ці процедури охоплюють все, від невеликих покупок від одного постачальника до великих процесів торгів. У процесі торгів менеджер з закупівель вибирає найкращу пропозицію зі списку ставок постачальників на основі вартості, надійності та часових рамок для отримання товару.
Кишенькові гроші
Підприємства встановлюють ліміт для дрібних покупок, наприклад, $ 25 або $ 100. Працівник, який здійснює покупку з дрібними грошима, часто робить це за рахунок власних коштів. Він зберігає квитанцію та подає форму своєму керівнику або відділу оплати праці, який включає вартість товару, включаючи податок, причину покупки, дату та постачальника. Потім він отримує відшкодування за покупку з дрібного касового фонду.
Відкритий ринок
Закупівлі на відкритому ринку не потребують процесів торгів, але часто потребують схвалення відділу закупівель, оскільки ціна товару перевищує обмеження грошових коштів. Запитувач подає запит на товари, іноді називаючи конкретного постачальника, і якщо запит схвалено, вона здійснює покупку безпосередньо у постачальника. Вона може ходити по магазинах і отримувати вербальні цінові пропозиції від продавців, але їй не потрібно і може самостійно вибирати постачальника.
Ставки заявників
Компанія встановлює ліміт купівлі, щоб визначити, коли запитувач буде обробляти більшу частину процесу встановлення ставок закупівлі та коли відділ закупівель буде. Якщо вартість товару нижче цієї межі і необхідний процес торгів, замовник складає список пропозицій від постачальників і подає заявки до відділу закупівель, який вибирає постачальника з найкращою пропозицією. Процес встановлення ставок запитувача може включати часові рамки для прийняття ставок.
Торги відділом закупівель
Коли вартість товарів або послуг перевищує ліміт на купівлю, відділ закупівель обробляє більшу частину процесу торгів закупівлі за допомогою запитувача. Запитувач пояснює, чому йому потрібні товари, а відділ закупівель вимагає від постачальників тендерів за встановлену кількість днів. Після закінчення цього терміну відділ закупівель вибирає постачальника з найкращою пропозицією.
