Офіційні процедури є прийнятим стандартом для ведення бізнесу в певному робочому місці. Такі стандарти можуть змінюватися залежно від галузі, обсягу роботи, географічного розташування, професіоналізму офісу або розміру компанії. Наприклад, офісні процедури в медичній, стоматологічній або юридичній практиці будуть значно відрізнятися від тих, які діють у сфері будівництва, роздрібної торгівлі або імпорту. Проте існують деякі "норми" для офісних процедур у різних галузях.
Процедури телефонного зв'язку
Всі офіси вимагають професійних і ввічливих телефонних звичаїв. Відповідайте на телефон швидко, говоріть чітко і ввічливо, і ніколи не залишайте абонента на утриманні більше декількох секунд, не повертаючись до дзвінка, навіть якщо все сказане: "Я все ще працюю над вашим запитом".
Візьміть повідомлення для працівників, які перебувають поза офісом або недоступні. Чітко запишіть ім'я, дату, час і номер телефону абонента, а також призначення виклику, якщо дано. Коли система голосової пошти на місці, запитайте абонента, чи хоче вона залишити голосову пошту, а потім переведіть її в систему голосової пошти. Перенести дзвінок не треба, не повідомляючи заздалегідь про переказ.
Управління документами
Особливості управління документами значно відрізняються від офісу до офісу, але деталі всіх бізнес-операцій повинні зберігатися впорядковано, професійно. Зберігати копії всіх квитанцій, рахунків-фактур, виписок з рахунку, наказів на виконання робіт, пропозицій, оцінок роботи, кореспонденції, звітів та будь-яких інших документів, виготовлених компанією.
Створюйте файли для кожного постачальника, облікового запису клієнта, продажу або проекту на основі специфікацій компанії. Чітко позначте всі папки та вкажіть їх у легко доступному місці, де їх можна швидко отримати, коли це необхідно. Це вимоги до належного управління будь-яким бізнесом, незалежно від галузі.
Обробка та розповсюдження пошти
Управління вхідною та вихідною поштою також буде змінюватися в залежності від офісу, але всі листи вважатимуться важливою кореспонденцією та оперативно обробляти, особливо листування з клієнтами та клієнтами.
Відкривайте та направляйте пошту до відповідного відділу або співробітника, залежно від конкретних процедур компанії. Ніколи не відкривайте штамп "особистий". Якщо вхідна пошта повинна бути відкрита до розповсюдження, скріплюйте конверт на зворотній стороні кореспонденції, якщо потрібна адреса або інформація відправника.
У разі необхідності зважуйте вихідну пошту та наклейте відповідну кількість поштових відправлень у верхній правий кут. Якщо поштова скринька підібрана носієм пошти, розмістіть її у належному вихідному місці для перевезення. Якщо його доставлять до місцевого поштового відділення, розміщуйте всі листи в коробці для легкого транспортування. Надійте всі пакети надійно та чітко позначте їх для правильної доставки.
Комп'ютери та технології
Забезпечення належного захисту комп'ютерних даних є важливим у сьогоднішньому офісі, який значною мірою залежить від такої інформації. Практикуйте основні процедури безпеки для захисту комп'ютерних файлів і апаратних засобів.
Щоб захистити документи та програмне забезпечення, створіть щоденне резервне копіювання всіх комп'ютерних файлів на веб-сайті, який пропонує таку послугу, або на окремій флеш-пам'яті або Zip-диску. Будьте обережні при завантаженні файлів і програмного забезпечення з Інтернету. Слідкуйте за тим, щоб програма захисту від вірусів працювала, коли комп'ютер вмикається, і підтримуйте оновлену базу даних вірусів, оскільки нові загрози постійно виникають.
Захищайте обладнання міцним і надійним захистом від перенапруг. Вимикайте комп'ютери вночі, коли їх ніхто не використовує, і відключайте електроніку під час сильних гроз.
