Як спланувати конференц-дзвінок. У корпоративному світі зустрічі є важливою частиною спілкування. Один із способів проведення зустрічей, в яких учасники можуть бути в різних офісах або навіть у різних частинах світу, - це планування конференц-дзвінка. Хоча конференц-дзвінки можуть бути зручним способом спілкування, є кілька кроків, які потрібно виконати для успішного планування. Виконайте ці поради, щоб спланувати конференц-дзвінок.
Визначте дату і час конференц-зв'язку. Обов'язково беруть до уваги будь-яких учасників, які проживають в різних часових поясах, при плануванні часу.Ви не хочете планувати конференц-дзвінок на час до або після того, як ваші колеги зазвичай знаходяться в офісі.
Встановіть номер конференц-дзвінка з конференц-центру своєї компанії або зв’яжіться з онлайн-провайдером, який підтримує конференц-дзвінки. Часто це пов'язано з налаштуванням та обліком та сплатою невеликої плати, але це зручний варіант, якщо ваша компанія не надає послуг конференц-зв'язку.
Підготуйте запит на нараду, в якому вказується дата, час і запропонована тема. Це необхідно надіслати електронною поштою учасникам конференц-виклику за кілька тижнів раніше, щоб дати їм достатньо часу, щоб пристосувати ваш конференц-дзвінок. Обов’язково вкажіть певні інструкції набору та будь-які PIN-коди, які учасники повинні мати для доступу до дзвінка.
Створіть порядок денний для конференц-дзвінка. Ваш порядок денний повинен охоплювати те, що ви хотіли б зробити конференц-дзвінок, які результати будуть потрібні після дзвінка і які учасники будуть відповідати за наступні кроки.
Надішліть порядок денний та будь-яку додаткову інформацію, яку необхідно проаналізувати учасникам, за кілька днів до розмови. Можна включити електронні таблиці або звіти, які містять фон для теми, на яку ви плануєте звертатися.
Слідкуйте особисто з будь-якими учасниками, яких ви не отримали від дня до конференц-дзвінка. Телефонний дзвінок найкращий у цьому випадку, оскільки учасник може не отримати електронний лист із запитом на нараду.
