Компанії видають дебетові та кредитні рахунки під час ведення бізнесу з клієнтами. Терміни дебетові та кредитні мають різні значення для облікових операцій, банківських операцій та рахунків-фактур. Коли бізнес обмінюється рахунком-фактурою чи дебетовим рахунком, він повинен усвідомити, що означають ці документи.
Кредитний рахунок
Продавці видають рахунки-фактури з різних причин. Якщо клієнт повідомляє про проблему з придбаним товаром, продавець може видати кредитний рахунок-фактуру. Якщо клієнт повертає невикористаний продукт, продавець може видати кредитний рахунок-фактуру на повернуту суму. Якщо клієнт не задоволений наданою послугою, продавець може видати клієнтові рахунок-фактуру. Кредит-фактура зменшує суму грошей, яку продавець очікує отримати від клієнта. Продавець зменшує її дебіторську заборгованість на суму кредитного рахунку та збільшує віддачу від продажів та надбавки. Покупець скорочує свої рахунки на суму кредитного рахунку та зменшує його вартість.
Дебетовий рахунок-фактура
Продавці видають рахунки-фактури за різними причинами. Якщо клієнт пропускає строк до знижки на дострокове погашення та у будь-якому випадку вираховує знижку, продавець може видати дебетовий рахунок-фактуру на суму знижки. Якщо продавець передплатив вантажні витрати на клієнта, продавець може видати дебетовий рахунок-фактуру для цих транспортних витрат. Дебетовий рахунок-фактура збільшує суму грошей, яку продавець очікує отримати від клієнта. Продавець збільшує свою дебіторську заборгованість на суму дебетового рахунку та збільшує дохід. Покупець збільшує свої рахунки на суму дебетового рахунку та збільшує його витрати.
Переваги видачі кредитів і дебетових рахунків
Кредитні та дебетові рахунки надають декілька переваг як для покупця, так і для продавця. По-перше, кредитні та дебетові рахунки надають паперовий слід для транзакції. Ця документація дозволяє співробітникам компанії та аудиторам вести облік та переглядати минулі операції. Кредитні та дебетові рахунки також створюють запис між покупцем і продавцем щодо фінансових операцій між двома юридичними особами.
Недоліки видачі кредитних і дебетових рахунків
Деякі недоліки виникають також при видачі рахунків-кредитів та дебетів. Кожен виданий кредитний або дебетовий рахунок-фактура створює додаткові витрати для продавця. Продавець несе витрати на папір, витрати на фарбування, витрати на поштові витрати та трудові витрати, пов'язані зі створенням рахунків-фактур. Крім того, велика кількість кредитних та дебетових рахунків створює потенціал для плутанини як для покупця, так і для продавця внаслідок додаткових документів.
