Коли ви чуєте, як бухгалтер говорить про дебет і кредити, вони, як правило, не говорять про дебетову картку або кредитну картку від свого місцевого банку. Дебіти та кредити, у розумінні бухгалтерського обліку, означають щось дещо інше. Вони слугують засобом для обліку облікових операцій, і ці записи є основою щось відомого як бухгалтерський облік подвійного запису.
Перший бухгалтерський облік був вперше використаний в 1400-х роках, і італійський математик Лука Пачолі написав і опублікував книгу на цю тему в 1494 році. журнали, звіт про прибутки та збитки, бухгалтерський баланс, бухгалтерський облік подвійного запису та багато інших концепцій, які лягли в основу бухгалтерських систем, які використовуються до цього дня.
Хоча багато хто в області вважають Пачолі «батьком бухгалтерського обліку», певна форма його системи подвійного вступу використовувалася протягом багатьох років, перш ніж була опублікована книга Пачолі, хоча ніхто не знає, як і коли вперше з'явилася система обліку.
Що таке дебет і кредит?
Система обліку господарських операцій, яка також називається бухгалтерською, працює на тій підставі, що кожна нова операція, що здійснюється підприємством, спричиняє дві різні зміни фінансового стану компанії. Бухгалтери використовують дебети та кредити для обліку операцій на двох або більше бухгалтерських рахунках, використовуючи певний набір дебетових та кредитних правил.
За межами світу бухгалтерського обліку, слово кредит, як правило, має позитивну конотацію, наприклад, додаткову кредитну роботу, або отримання кредиту на спробу. Для бухгалтерів, однак, єдиною дебетою і кредитом є ліва і права сторона Т рахунку, які використовуються наступними способами.
При створенні та введенні облікової операції можна використовувати дебети та кредити, щоб визначити, як долари, що надходять або виходять з компанії, впливають на залучені рахунки. Ви можете ввести їх у систему бухгалтерського обліку на основі програмного забезпечення, ввівши дані в журнал обліку, відомий як запис журналу. Система обліку буде створена для розміщення цих записів журналу в основному обліковому записі компанії, який називається головним бухгалтерським обліком.
Ви, ймовірно, побачите, що дебет і кредит скорочено як dr і cr. Здається, жодного пояснення щодо походження цих абревіатур не існує, але деякі припускають, що вони виступають за дебетовий запис і кредитний запис. Інші повертаються до історичного обліку і говорять, що вони є латинськими словами debere ad credere.
Кредит означає запис операції, зроблену з правого боку облікового запису з двома стовпцями, а дебет означає запис угоди, зроблену з лівого боку. Ці облікові записи, що називаються «Т-рахунки», отримали своє ім'я, оскільки бухгалтер малює фігури Т на папері і вказує назви облікових записів, що використовуються у верхній частині, такі як «готівка» на одній Т і «канцелярські товари» з іншого.
Ліва сторона кожного T-рахунку завжди використовується для дебетових записів, а права частина Т завжди використовується для кредитних записів. Т облікові записи часто використовуються як базовий навчальний інструмент, який допомагає студентам зрозуміти, як ведеться бухгалтерська справа. Рахунки T дозволяють записувати на папері, як кожна сторона транзакції записується в різні рахунки головної книги. Цей метод не працює для бухгалтерського обліку з одним записом.
Ці облікові записи T є графічним способом представлення облікового запису в головній книзі, який є основним записом для всіх облікових операцій компанії. Багато бухгалтерів виписують бухгалтерські записи на папері, використовуючи діаграми Т-рахунків, як спосіб подвійної перевірки транзакції і переконайтеся, що дебети та кредити дорівнюють нулю і утримують рівняння бухгалтерського обліку збалансовано.
Складна операція бухгалтерського обліку може вимагати записів, записаних на декілька різних облікових записів, що вимагає використання декількох рукописних T-рахунків для написання та перевірки транзакції.Знову ж таки, це слугує ефективним способом перевірки того, що всі дебети та кредити транзакції балансуються до нуля і що транзакція не містить помилок перед введенням записів до головної книги облікової системи.
Для регулярної щоденної бухгалтерської роботи бухгалтер створює записи журналу безпосередньо в бухгалтерському програмному забезпеченні, а не використовує Т-рахунки.
Що таке кредитний баланс?
Кредитне сальдо відноситься до балансу долара на певному рахунку, але це не зовсім так просто. Коли компанія встановлює свою головну книгу, вона створює план рахунків. Це список кожного облікового запису, який компанія використовує для реєстрації фінансових операцій, і дані в цих облікових записах в кінцевому рахунку входять до фінансової звітності компанії.
Кожен рахунок має "нормальний" баланс; іншими словами, він зазвичай має дебетовий або кредитний баланс. Наприклад, рахунки збуту, як правило, мають позитивний баланс, який був би кредитним балансом. Щоб збільшити цей обліковий запис, потрібно внести кредит. Якщо у вашому обліковому записі з продажу перебуває дебетове або негативне сальдо, це буде важливим червоним прапором для розслідування. Деякі облікові записи поводяться протилежно, а кредитні залишки були б негативними, наприклад, кредитний запис на грошовий рахунок зменшує залишок коштів на рахунку.
Усі рахунки, дебетові чи кредитні, дотримуються принципу бухгалтерського рівняння:
Рівняння бухгалтерського обліку: Активи = Зобов'язання + власний капітал
Це фундаментальне рівняння лежить в основі всієї системи бухгалтерського обліку з подвійним входом, і коли запис впливає на рахунок активу, він також повинен впливати або на пасив або на власний капітал, а також для збереження рівноваги. Система подвійного запису дебету та кредиту - це механізм, який допомагає підтримувати рівновагу в рівновазі.
Рахунки з нормальним кредитним балансом збільшуються після внесення кредиту. Доходи, що надходять у компанію, або прибутки, такі як прибуток від продажу активів, таких як вживане обладнання, що продається фірмою, є рахунками звітів про прибутки та збитки, і вони фіксуються як збільшення, використовуючи кредитний запис. На балансі кредитний запис збільшить рахунки власника та відповідальності власників.
Що таке дебетовий баланс?
Рахунки з нормальним дебетовим балансом включають активи на балансі та рахунки витрат у звіті про прибутки та збитки. Це означає, що дебетний запис збільшує залишок цих рахунків. Рахунки витрат включають витрати на заробітну плату, витрати на відсотки, витрати на постачання та інші витрати, пов'язані з офісом.
Не завжди легко тримати дебіти та кредити прямо, але ви можете подумати про списання рахунку витрат кожного разу, коли ви зазнаєте витрат.
Чи є позитивний або негативний дебетовий баланс?
Швидка відповідь, це залежить. Нормальний баланс для облікового запису активу - це дебетове сальдо, а також позитивна сума. Наприклад, грошовий рахунок на балансі має нормальне, позитивне дебетове сальдо, якщо компанія має готівку в банку.
З іншого боку, якщо ви враховуєте рахунки витрат у звіті про прибутки та збитки, ці рахунки також мають нормальне дебетове сальдо, але замість цього він відображає від'ємне число або гроші, виплачені фірмою.
Що означає кредитувати суму?
Коли ви кредитуєте суму, ви робите запис на рахунок у формі кредиту, на відміну від дебету. Якщо ви кредитуєте рахунок відповідальності, ви збільшите його залишок. Наприклад, якщо ви кредитуєте 100 доларів США на рахунки, що підлягають сплаті, оскільки ви надавали кредиту клієнтові, ви збільшили залишок на рахунку заборгованості. У звіті про прибутки та збитки, якщо ви зараховуєте рахунок доходу від продажів, ви також збільшили його, оскільки рахунок продажу має звичайний кредитний баланс, а кредитні записи збільшують його.
Якщо ви зробите кредитний запис на рахунок з нормальним дебетовим балансом, який включає рахунки активів на балансі та рахунках витрат у звіті про прибутки та збитки, це означає, що ви зменшуєте залишок на рахунку. Наприклад, скажімо, ви заплатили $ 50 готівкою, щоб купити товари. Ви б зменшили рахунок готівки, зробивши кредитний запис, оскільки готівка - це звичайний дебетний рахунок.
Що таке Contra Accounts?
Облікові рахунки - це рахунки головної книги, які працюють протилежні звичайним дебетовим і кредитним рахункам. Наприклад, обліковий запис проти активів має нормальний кредитний баланс, де звичайний обліковий запис активів має нормальне дебетове сальдо. Контра-рахунки працюють, щоб компенсувати звичайні рахунки, і вони дозволяють первісному балансу перебувати в бухгалтерському обліку, а також звітувати про суми компенсації.
Наприклад, на рахунку дебіторської заборгованості є протилежний рахунок, який називається "резервом для сумнівних рахунків". Баланс на рахунку дебіторської заборгованості відображає рахунки клієнтів, які були видані, але ще не сплачені. Резерв на сумнівні рахунки являє собою суму, на яку компанія вважає, що вона ніколи не побачить платіж. Ця сума часто є невеликим відсотком від загального балансу дебіторської заборгованості.
Кажуть, що обліковий запис дебіторської заборгованості має звичайний дебетовий баланс у розмірі 30 000 доларів США. Резерв під сумнівні рахунки має нормальний кредитний баланс у розмірі 2000 доларів США. Ці два рахунки компенсують один одного, залишивши з вами суму в розмірі $ 28,000 на дебіторську заборгованість. Використання цих двох облікових записів дозволяє вам як і раніше повідомляти про початкову суму дебіторської заборгованості і мати змогу показати, що вона компенсується 2000 доларів, які ви знаєте, що, ймовірно, ніколи не отримаєте, даючи вам суму, яка перетвориться на готівку.
Існують інші протилежні рахунки, і вони завжди мають партнера. Наприклад, накопичена амортизація є рахунком проти активів, і вона прив'язана до рахунку основних засобів та обладнання. Рахунок продажів має протидохідний рахунок, який називається поверненням і надбавками.
Використання пробного балансу
Бухгалтери збирають звіт, який називається пробним балансом при використанні системи обліку подвійних записів, щоб перевірити, що всі записи зроблені правильно. Пробний баланс перераховує всі облікові записи головної книги компанії та баланс кожного облікового запису. Використовуючи бухгалтерський облік з подвійним записом, ви повинні зробити дебетовий запис, щоб компенсувати кожен кредитний запис, і навпаки. Якщо ви отримуєте грошові кошти для продажу товарів, ви збільшите рахунок продажу з кредитним записом, а також збільшите свій рахунок готівки, використовуючи кредитний запис. Усі дебети та кредити повинні безпосередньо компенсувати один одного.
Коли ви дивитеся на звіт про пробний баланс, всі записи повинні компенсувати один одного, щоб у звіті був баланс нуля. Якщо пробний баланс має будь-яку іншу суму, було зроблено неправильний або неповний запис і має бути виправлено.
Деякі помилки можуть бути неможливо виявити, розглядаючи пробний баланс, наприклад, якщо дебети та кредити компенсують один одного, але переводяться на неправильні облікові записи. Якщо взагалі не вдалося ввести транзакцію, цю помилку не вдасться переглянути, проаналізувавши пробний баланс. Окрім того, якщо були внесені різні помилки дебету та кредиту, і вони лише зсувуються чисельно, вони не будуть виявлені на пробному балансі.
