Факси є ключовими документами в багатьох галузях, оскільки вони надають юридичний факсиміле підпису. Наприклад, вони слугують юридичною документацією в імпортно-експортній галузі, де сторони часто знаходяться на відстані тисяч кілометрів. Негативним для факсів є те, що вони можуть легко втратитись або відправити їх на неправильне місце, якщо вони не надають одержувачам певних інструкцій. Ось тут приходить аркуш факсу. Обкладинки факсу можуть варіюватися від рукописних інструкцій на порожньому аркуші паперу до професійно оформлених форм з логотипом компанії, деталізованими місцями для імен, телефонних номерів, чек-боків для основних деталей і місця писати інструкції. Створення власного листа для факсу безкоштовно - це простий процес.
Безкоштовні джерела факсів
Перевірте програмне забезпечення для обробки текстів, щоб дізнатися, чи є у ньому безкоштовні шаблони листа для факсів, які можна знайти, переглянувши шаблони для комп'ютера. Наприклад, Microsoft Word надає шаблони (див. Ресурси). Шаблони Microsoft, коли вони відкриті, можна зберегти на вашому комп'ютері, якщо ви використовуєте Microsoft Word.
Зробіть свій власний титульний аркуш факсу, використовуючи програму обробки текстів і виконуючи базовий формат.
Якщо у вас немає комп'ютера, напишіть власний титульний аркуш факсу. Це робить роботу, але не має професійної привабливості цифрового дизайну обкладинці.
Формат титульного аркуша факсу
У верхній частині аркуша введіть великими літерами слово "Факс" або "Файл передачі". Це ідентифікує його як титульний аркуш, окремо від документа, який ви надсилаєте.
У цьому порядку виправте залишки наступних заголовків, пропускаючи рядок між кожним із них: "Дата:", "Від:", "Телефон відправника:" і "Номер факсу для повернення:". якщо одержувач чекає його. Вони також містять необхідну контактну інформацію відправника.
Пропустіть два або три рядки та продовжуйте наступні заголовки: "До:", "Номер факсу" та "Номер телефону". Ідентифікація одержувача гарантує, що факс потрапляє до потрібного місця. Введення номера факсу одержувача полегшує введення відповідного номера у факсимільний апарат без нотаток. Наявність номера контакту одержувача дає змогу відправнику зробити швидкий виклик для підтвердження отримання факсу або його пошкодження при передачі.
Пропустіть пару рядків і додайте заголовок, в якому написано: "Кількість сторінок, що містять обкладинку:" Вказуючи, що кількість сторінок включає обкладинку, усуває плутанину.
Пропустіть два або три рядки і перелічіть заголовок "Тема:" Тут відправник може коротко пояснити доданий документ.
Помістіть заголовок "Примітки" в розділі "Тема", щоб відправник міг написати інструкції, такі як "Негайно доставити місіс Джонс" або "Зателефонуйте мені, коли ви отримаєте це" або "Будь ласка, перевірте це, підпишіть та відправте факс назад".
Поради
-
Чіткість - це найважливіша якість листа для факсу. Якщо ви створюєте аркуш у програмі обробки текстів, виділяйте заголовки. Якщо ви написали аркуш, роздрукуйте його і підкресліть заголовки.
