У порівнянні з факсом, електронна пошта є більш зручним способом отримання інформації з однієї точки в іншу.Але ви не повинні поступово скасовувати факсимільний апарат як важливий офісний інструмент. Звичайно, є випадкові застрягані машини, сигнал зайнятості та відсутність сторінки, але факси є вартістю використання та мають переваги: великі документи можуть бути відправлені, деякі вважають їх більш професійною формою ділового спілкування, а підписані підписи на факсах є легітимними.
Напишіть ім'я одержувача та відправника факсу в розділи До і З на титульному аркуші факсу.
Напишіть номери телефонів і факсів у відповідний номер факсу та телефону. поля. Це корисно у випадку, якщо одержувач повинен зателефонувати або відправити факс назад.
Вставте загальну кількість сторінок, включених у факс, включаючи титульний аркуш у загальній кількості. сторінок або розділ № титульного листа. Це повідомляє одержувачу, скільки сторінок вони повинні очікувати отримати у факсі.
Напишіть від одного до трьох слів, що описують призначення факсу в розділі RE на титульному аркуші. Вкажіть номер посилання, якщо це можливо.
Заповніть у відповідному полі або обведіть відповідний опис слова, що вказує на терміновість факсу або на побажання одержувача від відповіді.
Більшість факсів включають дескриптори відповідей, такі як: Для розгляду (не потрібно вживати жодних дій), просимо прокоментувати (потрібна відповідь), Терміново (обробляти негайно), Конфіденційно (лише для певних очей) або Будь ласка, дайте відповідь (потрібний відповідь).
Напишіть будь-які додаткові примітки або інструкції, які ви хотіли б прочитати одержувачу, або знайте про це у порожньому нижньому розділі (коментарі) титульного листа факсу.
Вставте дату надсилання факсу у верхню частину аркуша, після перегляду факсу та переконайтеся, що всі відповідні розділи титульного аркуша завершені.
Поради
-
Надрукуйте чітко та чітко, щоб переконатися, що титульний аркуш доступний для читання.
Використовуйте сині або чорні чорнила у випадку, якщо покривний аркуш сканується або скопійовано.
Увага
Не надсилайте конфіденційну інформацію за допомогою факсу. Немає можливості дізнатися, хто на другому кінці.
