Запит на пропозицію або запит на пропозицію, або RFP, є документом, зробленим компанією або організацією для постачальників. Наприклад, будівельній компанії можуть знадобитися теслярі або лікарні може знадобитися веб-дизайнер для створення сайту. ЗПП - це, як правило, офіційні документи з інструкціями для постачальника. Вони включають в себе деталі про бізнес, який робить запит, специфікації бізнес-проекту, процес домагань для постачальників, процес вибору постачальника або постачальників, процес контракту та процес комунікації під час проведення тендеру.
Збирайте всю свою інформацію заздалегідь. Ваші фінансові звіти, бюджети, контракти, угоди та будь-які інші відповідні документи, що стосуються проекту. Це полегшить написання Вашого RFP.
Напишіть огляд або вступ, який іноді називають «резюме». У цьому розділі представлено бізнес або організацію, що робить запит, та його місце в галузі. У резюме також висвітлюється мода проектів або потреб бізнесу, для яких шукаються запити.
Представляйте специфікації чітко, в терміни, на які будуть реагувати продавці. Визначте характер і обсяг вашого проекту, ваші потреби, очікуваний результат і будь-яку іншу важливу інформацію. Бути специфічним; існує значна відмінність між необхідністю розробки веб-сайту та необхідністю розробки, оновлення та регулярного керування веб-сайтом.
Чітко вкажіть вказівки щодо того, як буде оброблятися процес комунікації під час процесу домагання. Якщо ви бажаєте, щоб постачальники зв'язалися з однією особою у вашій організації, зрозумійте це. Якщо для учасників буде представлено презентацію, включіть усі відомості про це. Якщо ви не хочете, щоб постачальники зверталися до вас взагалі під час процесу, зазначте це остаточно. Визначте, яким чином Ви отримаєте тендерні пропозиції, чи повинні вони бути запечатані і який термін є.
Поясніть, що ЗП не є контрактом і що відповідь на нього не гарантує відбір. Обов'язково вкажіть інформацію, яка дозволить відповідь постачальника на час постачальника. Викласти деталі бюджету, контракту, форми платежів та оцінки роботи під час реалізації проекту.
Включіть будь-які юридичні, авторські, страхові та етичні міркування для постачальників. Це включає, але не обмежується, угоди про конфіденційність, вимоги постачальників меншин, місцеві правила, міркування безпеки та ділову практику.
Вкажіть будь-які окремі інструкції щодо форматування відповідей. Інструкції постачальників про те, як ви хочете бачити їх номери пропозицій, яку інформацію вони повинні включити до своїх пропозицій, такі як копії страхової інформації або бізнес-ліцензії.
Включіть прогнозований висновок щодо процесу відбору. Нехай постачальники знають, чи будуть вони повідомлені, якщо вони не отримають роботу, а також що очікувати, якщо вони будуть вибрані для роботи.
