Компанії мають два основні бізнес-цикли: цикл доходів та цикл витрат. Кредиторська заборгованість повного циклу є частиною великого циклу закупівель і витрат. Вона складається з повний спектр необхідних бухгалтерських робіт, необхідних для завершення покупки після розміщення замовлення та отриманого товару або послуги. Повний цикл кредиторської заборгованості передбачає узгодження документів, затвердження рахунків, видачу чеків та реєстрацію платежів.
Поради
-
Кредиторська заборгованість повного циклу може стосуватися повного процесу отримання, перевірки та оплати рахунка-фактури, або посади, що тягне за собою відповідальність за весь процес.
Цикл кредиторської заборгованості
У процесі оплати рахунків беруть участь три основні документи: замовлення на купівлю, звіт про отримання та рахунок-фактуру постачальника.
- Коли компанія готова зробити покупку, відділ закупівель надішле замовлення на придбання постачальнику. У цьому документі детально описуються товари, які вимагаються, ціна та кількість. Замовлення на купівлю запускає постачальника для відправки товару.
- Після того, як компанія отримає товар, відділ, що приймає, заповнить отримання звіту. У цьому звіті документуються точні товари, що містяться у вантажі. Якщо вантаж містить будь-які пошкоджені речі, працівник відзначає його у звіті.
- Постачальник відправляє a рахунок-фактура постачальника запит оплати за надані товари або послуги. Цей документ надсилається на кредиторську заборгованість і ініціює процес оплати.
Процедури кредиторської заборгованості
Налаштовується компанія, що добре працює ретельно визначені процедури керувати процесом кредиторської заборгованості, щоб запобігти помилкам і виявити їх, коли вони виникають. Такі ж процедури можуть також стримувати і виявляти навмисну фальсифікацію, а також надавати аудиторський слід для подальшого використання у випадку, якщо невідповідність повинна пройти непоміченою. Ці процедури відрізняються між підприємствами та підрозділами, але зазвичай схожі за такою схемою:
- Після отримання рахунку постачальника команда кредиторської заборгованості виконує a трибічний матч шляхом зіставлення інформації про замовлення на купівлю з тими, що містяться у звіті про отримання та рахунку постачальника, щоб переконатися, що інформація є послідовною.
- Якщо кредиторська заборгованість може перевірити, що товари на рахунку постачальника були замовлені і отримані компанією, компанія рахунок-фактуру затверджено для обробки платежів. Це робиться через ваучер, підпис або штамп.
- Якщо є розбіжності - якщо отримана кількість не відповідає замовленій кількості та рахунку-фактурі, наприклад, або якщо продукт не є таким, як замовлений - дебіторська заборгованість спробує відстежити джерело випуску після необхідності з приймальним відділом, постачальником або кінцевим користувачем, який розмістив замовлення.
- У великих компаніях фактичний платіж обробляється казначейським відділом. Однак, кредиторська заборгованість відповідає за видачу платежів у більшості невеликих компаній. Після отримання рахунку-фактури кредиторська заборгованість надсилає підтверджену документацію разом з чеком підписувачу чека компанії.
- Після того, як підписувач підписує чек і підписує, кредиторська заборгованість пересилає чек і виставляє рахунок як оплачений в системі обліку.
Роль рахунків до оплати повного циклу
Посадові інструкції, що підлягають сплаті, також часто позначаються як "повний цикл". Це означає, що співробітники кредиторської заборгованості є відповідає за кожну частину процесу оплати, на відміну від спеціалізації в одній або декількох конкретних областях. Потенційні обов'язки можуть включати узгодження з трьома шляхами, перегляд звітів про витрати для точності, застосування знижок на оплату та видачу платежів постачальникам.
Коли ці посади рекламуються, відділ кадрів або менеджер, відповідальний за заробітну плату, зазвичай намагаються побудувати питання інтерв'ю з кредиторською заборгованістю, які точно оцінюють знайомство заявника з усім процесом, а також виявляють слабкі місця або сфери недосвідченості.
