Електронні таблиці є популярним інструментом в офісі і можуть стати в нагоді вдома. Якщо вам потрібно мати графік, щоб деталізувати і автоматично скласти витрати на весілля, виготовити рахунок-фактуру для вашого позаштатного клієнта або створити набір фінансових звітів для вашого бізнесу, електронні таблиці відповідають завданням.
Можливо, існує крива навчання, якщо ви хочете використовувати деякі більш просунуті функції, але як тільки ви зрозумієте, як працюють електронні таблиці та їхні можливості, ви побачите, що їх використання майже нескінченне.
Що таке електронна таблиця?
Електронна таблиця - це електронний документ, який використовує рядки та стовпці для зберігання та маніпулювання даними. Це цифровий, програмно-орієнтований аркуш, побудований за паперовою формою паперової сітки бухгалтера. Рядки та стовпці утворюють клітини, які містять окремі фрагменти даних. Ви можете використовувати електронні таблиці для виконання математичних розрахунків та інших маніпуляцій із введеними даними.
Багато людей також використовують електронні таблиці для запису та зберігання даних, які мають кілька атрибутів. Наприклад, ім'я особи, їхня адреса, назва компанії, в якій вони працюють, їх титул і статус ділових відносин можуть бути використані для бази даних пошуку.
Ви можете сортувати дані в електронній таблиці і виконувати різні типи аналізу. До даних можна також застосувати різні формули та функції. Таблиці надають можливість організувати вашу інформацію та використовувати її як основу для створення таблиць, діаграм та графіків для аналізу.
Навіщо використовувати таблицю?
Однією з найпопулярніших причин використання електронних таблиць є зберігання, запис і друк даних. Легко організовувати та сортувати дані за допомогою електронної таблиці, а завдяки розташуванню рядків і стовпців клітинок можна натискати в будь-якому місці, щоб оновити інформацію легко, без необхідності турбуватися про невидимі пробіли, повернення або вкладки, як у деяких інших програмах наприклад, текстовий процесор.
Ви можете автоматизувати різні функції для виконання розрахунків, пошуку певних елементів або витягування інформації про оновлення з інших програм або Інтернету. Наприклад, бухгалтери можуть щомісяця додавати нові дані до своїх таблиць і використовувати просту формулу "сума" для автоматичного оновлення загальної кількості даних.
Таблиці пропонують швидкий і простий спосіб відображення даних і обміну ними з іншими. Ви можете вводити дані або копіювати їх з іншої програми і вставляти в електронну таблицю, зберігати файл і легко надсилати його іншому. Офісні працівники можуть зберегти електронну таблицю в офісній комп'ютерній мережі, щоб дозволити іншим людям відкрити файл і оновити різні його частини.
Таблиці надають можливість зберігати велику кількість даних в одному місці, оскільки файл електронної таблиці містить більше одного аркуша. Кожна вкладка файлу називається робочим листом, а файл називається робочою книгою. Можна зберігати фінансову інформацію, відформатована у фінансовій звітності, для малого бізнесу та використовувати іншу вкладку для кожного місяця року. Потім можна додати іншу вкладку, яка використовує посилання для узагальнення та додавання всіх даних до річного показника.
Як використовувати Google Excel
Excel - це назва електронної таблиці Microsoft Office, але ви можете використовувати її з Google, а не за допомогою програми електронних таблиць Google. Одне з найбільших переваг використання програми електронних таблиць Microsoft Excel у програмі Google Диск Google полягає в тому, що ви можете працювати в електронних таблицях Excel онлайн.
За допомогою Microsoft Office, якщо ви не маєте онлайнової підписки на Office 365, ви зможете отримати доступ до файлів електронних таблиць Excel лише з жорсткого диска вашого комп'ютера або з папки мережевих файлів. Якщо ви хочете працювати з електронними таблицями Excel у диску Google, ви також можете конвертувати електронну таблицю Excel у файл Google Sheets. Якщо ви завантажуєте файл Excel для зберігання на Диску Google і намагаєтеся його відкрити, ви побачите статичний документ, який не дозволить вам вносити будь-які зміни.
Проте Microsoft і Google покращили свою здатність працювати разом у файлах Microsoft Office у Google. Можна встановити плагін Microsoft Office для Диска Microsoft, який можна знайти в Google Play. Після встановлення плагіна під час відкриття додатків Microsoft Office ви побачите спадне меню, на якому відображається Диск Google, і він надасть вам різні варіанти відкриття, редагування та збереження файлів Microsoft Office, зберігаючи їх у форматі Microsoft Office, зберігаючи їх у Диску Google.
Щоб отримати плагін, виконайте онлайн-пошук у своєму веб-переглядачі для додатка Google Диска для Microsoft Office. Вас попросять завантажити "_driveforoffice.exe "_ файл і виконайте простий процес встановлення.
Як використовувати Google Таблиці
Щоб створити таблицю в Google Таблицях, переконайтеся, що ви ввійшли до свого облікового запису Google, відкрийте вкладку веб-переглядача, перейдіть на сторінку drive.google.com або sheets.google.com і створіть новий документ "Таблиці".
Після переходу на Диск Google за допомогою рядка меню з лівого боку екрана або червоної кнопки "+" у нижньому правому куті екрана створіть новий документ "Таблиці", і ви будете готові почати використовувати електронної таблиці. Google Sheets дозволяє легко співпрацювати з іншими користувачами в Інтернеті, коли ви надішлете посилання на вашу таблицю. Кілька людей можуть активно працювати у файлі одночасно, і ви можете бачити, хто в цьому файлі і навіть яку вкладку електронної таблиці і клітинку, на якій вони працюють. За допомогою "Таблиць" можна також використовувати інші інтегровані інструменти Google, наприклад, перекласти текст у електронну таблицю, використовуючи формули для автоматичного захоплення даних про ціни на сайті з веб-сайтів і імпортування інших типів даних безпосередньо з веб-сторінок у електронну таблицю.
Google Sheets пропонує попередньо побудовані шаблони для різних видів використання, такі як бюджет, рахунок-фактура, фінансові звіти компанії, трекер проекту, діаграма Ганта, графік роботи співробітників, базу даних контактів з продажу та багато іншого. Ви також можете знайти ці та інші шаблони в Microsoft Excel та інших програмах електронних таблиць. Однією з переваг Google Таблиць є те, що ваша робота зберігається автоматично кожні кілька секунд. Якщо ви використовуєте програму електронних таблиць Excel, ви маєте можливість автоматично зберігати, але це не функція за замовчуванням, і ви можете втратити роботу, якщо ви не будете вручну часто зберігати свою роботу.
Основні функції електронних таблиць
Основні функції електронної таблиці включають зберігання трьох типів даних, які є текстом, цифрами та формулами або функціями. Більшість людей використовують електронні таблиці для виконання основних математичних обчислень, таких як складання, віднімання, множення та ділення на свої дані. Можна також зберігати рядки даних з декількома атрибутами, такими як імена та адреси адреси.
Таблиці зазвичай мають багато рядків для розміщення великої кількості даних, при цьому максимум два мільйони осередків складаються з безлічі стовпців і рядків, які вам потрібні, аж до цього обмеження стільники. Остання версія Microsoft Excel наразі пропонує 1048576 рядків і 16 384 стовпців для зберігання даних.
Дані електронних таблиць можна скопіювати як таблиці та вставити в інші програми, такі як текстовий процесор або програму слайд-презентації, для створення різноманітних графіків для аналізу, звітування та презентації. Можна також відформатувати дані, використовуючи кольори, рядки, текстові поля, зображення та багато інших функцій, щоб звернути увагу на певні частини даних або графік роботи таблиць.
Що таке розширені функції таблиці?
Залежно від використання Google Таблиць, Microsoft Excel або іншої програми електронних таблиць, ви матимете доступ до багатьох розширених функцій, які допоможуть вам побудувати всі типи моделей для обробки та аналізу даних.
Наприклад, можна використовувати електронні таблиці для виконання статистичного регресійного аналізу, моделювання дисконтованого грошового потоку та багатьох інших вправ. Ви можете створити книгу з кількома таблицями, які містять дані фінансових звітів для кожного місяця року. Потім можна створити іншу електронну таблицю в тій же робочій книзі або новій робочій книзі, яка має припущення щодо зростання бізнесу, зростання продажів, процентних змін у витратах та інших припущеннях. За допомогою формул і посилань можна створити прогнозований фінансовий звіт, який автоматично оновлюється, коли ви змінюєте припущення на вкладці припущень електронної таблиці.
Ви можете використовувати безліч різних автоматизованих формул і функцій, включаючи формули "if / then", які дозволяють сказати, чи виконується умова "X", потім виконуйте функцію "Y" або формулу. Ви навіть можете вкласти ці оператори if / then і Microsoft Excel може обробляти до семи операторів if / then, вкладених один в одного, а це означає, що ви можете мати до семи умовних функцій, залежних один від одного, автоматично застосованих до ваших даних.
Деякі програми електронних таблиць пропонують макрокоманду, яка дозволяє записувати різні етапи рутинного процесу, наприклад, форматування електронних таблиць або введення певних типів даних без необхідності знати Visual Basic або будь-яку іншу мову програмування. У майбутньому, замість того, щоб виконувати фактичні функції у вашій електронній таблиці, можна використовувати клавіші швидкого доступу, і ваш процес виконується автоматично, оскільки кроки були збережені у вигляді макросу.
Електронні таблиці пропонують такі функції, як "пошук мети", який дозволяє перебирати формули і вирішувати їх для певних визначених відповідей і відповідно змінювати вхідні дані. Якщо у вас є великі набори даних для роботи, деякі функції дозволяють ідентифікувати та видаляти дублікати, сортувати та фільтрувати дані, консолідувати їх, підсумовувати, ранжувати та шукати значення даних по вертикалі або горизонталі та повертати їх у нову таблицю. Це лише кілька прикладів безлічі розширених функцій, які пропонують електронні таблиці.
Таблиці проти програм баз даних
Багато людей використовують електронні таблиці для зберігання рядків даних, і ви можете задатися питанням, чому ви не просто використовуєте програму баз даних, таку як Microsoft Access, для зберігання даних замість використання електронної таблиці. Хоча програми баз даних і електронних таблиць можуть зберігати рядки даних з кількома атрибутами, кожна з них має свої переваги.
Excel, Google Sheets та інші електронні таблиці зберігають дані з заголовками так само, як і програма баз даних. Проте з даними електронних таблиць можна робити автоматичні розрахунки формули або ручні розрахунки на даних. Таблиці також прості у використанні, і ви можете почати вводити і працювати з вашими даними відразу, замість того, щоб створювати базу даних так само, як це було б у програмі, такій як Access. За допомогою електронних таблиць ви також можете легко створювати діаграми та графіки на основі ваших даних.
З іншого боку, бази даних мають тенденцію бути більш стабільними. За допомогою даних електронних таблиць можна легко помилково видалити клітинку, рядок або стовпець даних, якщо ви не звертаєте особливої уваги, що набагато важче зробити в програмі бази даних. Крім того, якщо у вас є велика кількість даних, вони можуть стати некерованими в електронній таблиці, де програми бази даних спеціально розроблені для управління тисячами і навіть мільйонами рядків записів даних. Якщо потрібно постійно оновлювати елементи кожного рядка записів даних або виконувати різні типи сортування та звітності, програма бази даних може мати більше сенсу, ніж електронна таблиця.
