Для будь-якої організації святкування будівництва - це кульмінація багаторічної роботи та планування. Є багато способів спланувати цю пам'ять. Насолоджуйтесь час, витрачений творчо, вирішуючи, які компоненти найбільш підходять для вашого заходу. Чи буде різання стрічки? А як щодо обіду? Хочете включити релігійний компонент? Багато з цих ідей можуть залежати від вашого бюджету, але їх варто вивчити. Після того, як у вас є певні рекомендації, розпочніть процес планування.
Встановіть дату за кілька місяців. Координація з Вашим будівельним підрядником у передбачувану дату завершення. Перевірте місцеві будівельні правила - вам може знадобитися видача свідоцтва про зайнятість, щоб ви могли легально провести подію в новому будинку. Якщо ви плануєте святкування на рівні спільноти, перевірте календарі інших груп або установ, щоб ви не переповнювали первинні дати.
Готуйте список гостей за кілька місяців. Повідомте запрошених VIP-учасників про дату і дайте їм знати, що ви забронюєте місця для паркування та спеціальні місця для них. Оцініть кількість присутніх гостей: уважно ознайомтеся зі своїм списком та вірогідністю відвідування людей. Як правило, чим більший список гостей, тим менший відсоток відвідуваності. Для списків від 500 або більше гостей 25% відвідувань є початковою оцінкою. Постачальники харчування є поінформованим ресурсом для оцінки кількості гостей, які будуть відвідувати.
За кілька місяців заздалегідь, запросити членів духовенства та інших спікерів, які ви сподіваєтеся взяти участь у службі.
Надсилайте повідомлення "Зберегти дату" поштою на весь список гостей до двох місяців заздалегідь.
Книга та зустріч з провайдером якомога раніше. Приймати рішення про планування простору, меню, потреби обладнання, паркування, квіткові композиції та обслуговуючий персонал.
Бронювати оренду обладнання та послуги. Почніть планувати зустрічі для кожного з них за кілька місяців. Вони можуть включати обладнання (стільці, столи, білизна, сцену, звукову систему та подіум), камердинер, флористів, музикантів, принтер та фотограф. Почніть працювати з будь-якими засобами масової інформації, які можуть охопити подію.
Надсилайте запрошення поштою за три тижні до початку заходу. Адреси рук, якщо це можливо.
Повторно підтвердіть з постачальниками послуг два тижні заздалегідь і двічі перевірте всі деталі. Складіть детальний розклад подій на день заходу і поширюйте їх постачальникам послуг. Включіть контактну інформацію з номерами стільникових телефонів. Програми або замовлення послуг повинні надходити на принтер за два тижні до заходу.
Напередодні заходу зарезервуйте парковку для VIP-персон, духовенство та громадське харчування з конусами та знаками для паркування. Візьміть з принтера програму / замовлення послуги. Отримувати елементи оренди та розпочати налаштування. Знову зверніться до членів ЗМІ та за необхідності зарезервуйте їх.
У день заходу, розробити план і залежати від професіоналів, яких ви найняли, щоб виконувати свою роботу.
Поради
-
Створюйте відданість у честь будівлі. Наприклад, студенти могли б грати значущі ролі в освяченні нового навчального закладу, або гості могли б бути запрошені, щоб кинути насіння диких квітів присвяченій центру громадського саду. Якщо гроші на нову будівлю були пожертвовані, плануйте на вечір перед посвяченням влаштувати приватну партію «підкрадайся» для донорів.
