Інвентаризація вчасно, або JIT, є процесом, призначеним для скорочення інвестицій бізнесу в інвентаризацію, таким чином звільняючи кошти для інвестування в інші частини компанії, такі як робоча сила або інфраструктура. Компанії здійснюють зменшення кількості сировини, спираючись на складну систему обліку, яка передбачає майбутні потреби в товарно-матеріальних запасах і замовляє їх безпосередньо перед тим, як вони потрібні. Поставки є меншими, але частішими, створюючи невеликий запас свіжих запасів. Метою цієї системи є постачання компонентів на об'єкт незадовго до того, як вони потрібні, замість того, щоб зберігати великий запас частин або інгредієнтів під рукою. З меншою кількістю грошей, пов'язаних з матеріалами в сховищах, компанії можуть вільніше вдосконалюватися або розширюватися.
Існує цілий ряд переваг і недоліків системи точного запису. З позитивної сторони, обігові кошти не пов'язані, менше шансів інвентаризації застаріти в сховищі і легше змінити виробничі замовлення, тому що настільки мало продукту, щоб вийти. Однак це не все позитивно. Навіть зі значними заощадженнями в усьому, може бути достатньо недоліків JIT, щоб будь-який власник бізнесу взяв серйозний погляд на цей процес.
Недоліки простого запасу
У системах інвентаризації, що здійснюються вчасно, компанії замовляють мінімальний обсяг запасів для отримання до наступної дати поставки. Ресторан, який використовує цю систему на роздрібному графіку доставки, замовляв би тільки достатню кількість їжі, яка триватиме в середньому чотири дні. Більшість цих систем базуються на порівнянні з попереднім роком, і вони вважають, що бізнес залишатиметься відносно статичним з року в рік. Якщо головний конкурент ресторану раптово виходить з бізнесу, він може побачити раптове зростання доходу, який не був запланований заздалегідь. Як наслідок, на полицях може залишитися недостатньо продовольства, що триватиме протягом тижня. Пошук альтернативних джерел для екстрених запасів продовольства може бути неможливим або, у кращому випадку, дуже дорогим.
З іншого боку, раптове і несподіване падіння бізнесу може означати надлишкові інгредієнти на полицях, можливо, псуючи до використання. Завдяки автоматизованій системі, це може бути два-три циклу інвентаризації, перш ніж власник бізнесу зможе відрегулювати кількість продукту, що надходить. Це також створює проблеми на наступний рік, оскільки система знову очікує падіння бізнесу і буде швидше за все, не замовляйте достатньо інгредієнтів на тиждень.
Складність з сюрпризом додаткового бізнесу
Одним з найбільших просто-в-часу бізнес-недоліків є відсутність гнучкості, коли мова йде про щастя. У більшості підприємств, клієнт, який приходить і бажає замовити величезну кількість продуктів, є гарною справою. Для компанії, що має футболку з новим шкільним рахунком, це може означати, що новий клієнт чекає довше, ніж він хоче, щоб отримати повний порядок. Малі підприємства не можуть дозволити собі відмовитися від вітрових потоків, але неможливо знайти короткочасну сировину для того, щоб піклуватися про нових прибуткових клієнтів.
Це можна вирішити одним із двох способів. У першому випадку нові клієнти можуть отримати бажане замовлення, але їм доведеться чекати набагато довше, щоб отримати його через відсутність запасів. Залежно від конкретного типу сорочки, яку вони хочуть, може знадобитися кілька тижнів, щоб знайти достатню кількість, щоб задовольнити нових клієнтів. З іншого боку, якщо власнику магазину футболок вдається знайти готову поставку основних сорочок, які задовольнять замовника, то, швидше за все, вони будуть коштувати більше грошей, ніж звичайний постачальник магазину. Несподіваний клієнт може насправді коштувати грошей компанії, знижуючи прибуток до нічого.
Необхідні додаткові плани та навчання
Багато малих підприємств роблять замовлення товарів та матеріалів вручну, використовуючи папір та олівець, принаймні на початку. Навіть ті, які достатньо великі або потребують програми інвентаризації комп'ютерів, роблять це з простими програмами. У більшості випадків достатньо пару раз на місяць брати інвентаризацію, аби відстежувати, що вам потрібно. У цих випадках інвентаризація є простим процесом і може бути легко навчена будь-якому працівнику за короткий проміжок часу.
Завдяки системі інвентаризації JIT весь процес інвентаризації є більш складним. Співробітники повинні бути навчені виконувати дуже детальну інвентаризацію. Точність є надзвичайно важливою, оскільки вся система замовлень для компанії базується на цих цифрах. Співробітникам необхідно навчитися використовувати складні комп'ютерні системи, які можуть бути складними для тих, хто не знайомий з комп'ютерами, встановленими в офісі. Для того, щоб навчати і утримувати працівників, які можуть виконувати ці обов'язки щодо інвентаризації, можливо, доведеться збільшити витрати на оплату праці. Окрім того, вам потрібно знайти постачальників, які готові працювати з вами, доставляючи поставки кілька разів на тиждень, не додаючи до кожного замовлення непоказні витрати на доставку. Це також розумна практика створення відносин з меншими постачальниками для аварійних поставок у випадку перерви в процесі інвентаризації / доставки.
Міцний ланцюжок поставок означає менший контроль
Більшість власників малого бізнесу пишаються своєю здатністю розгортатися і швидко змінювати ситуацію, коли економічні сили навколо них вимагають цього. Завдяки системам інвентаризації, що відбуваються вчасно, це набагато важче зробити. Міська пекарня, як правило, знатиме, коли відбудуться місцеві свята і відповідно замовлять. Але якщо пекар з'ясує, що новий планувальник весілля шукає аварійний запас химерних кексів, у неї мало шансів активізувати роботу і звернутися за роботою.
Навіть якщо їй вдасться отримати замовлення на кекси, якщо постачальник хлібопекарських прикрас для срібних тортів відсутній, у неї менше можливостей запропонувати потенційному новому клієнту. Будь-яке порушення ланцюга постачання в будь-якій точці системи в кінцевому рахунку вплине на нижню межу малого бізнесу, використовуючи цю систему. З меншою кількістю варіантів, що пропонують клієнтам, і меншою кількістю можливостей змінити бізнес-плани на короткий термін, запаси, що вийшли вчасно, можуть обмежити можливості, які в іншому випадку могли б вирости малий бізнес.
Проблеми з природними катастрофами
Торнадо, урагани, повені та інші стихійні лиха можуть мати величезний вплив на будь-який бізнес, як і громадянські заворушення або дії поліції. Відмінність із системами запасів, що входять до часу, полягає в тому, що ефект може відчуватися набагато жорсткіше. Небезпека - це не тільки те, що відбувається, коли виникають надзвичайні ситуації поблизу бізнесу, а й коли вони відбуваються в інших областях, де постачальник бізнесу є.
Місцева кав'ярня, що використовує замовлення JIT, зазвичай зберігатиме достатньо бобів на три-чотири дні середнього обсягу продажів. Вони можуть скласти додаткові запаси, але не більше цього. Якщо їхня жаровня, розташована в наступному стані, постраждає від торнадо або пожежі, у власника кав'ярні буде мало часу, щоб зіткнутися і знайти нового комерційного постачальника бобів. Якщо його клієнти звикли до певної суміші патентованих сумішей, він, можливо, не зможе тримати свої двері відкритими протягом декількох днів, перш ніж закінчиться інвентаризація.
Необхідність вищих ІТ-інвестицій
Системи інвентаризації вчасно настільки складні, що практично неможливо використовувати без комп'ютера і спеціальних програм. Компаніям буде потрібно відстеження запасів, створення замовлення, прогнозування продажів та безліч інших програм, щоб забезпечити належну роботу цієї системи. Це означає великі інвестиції в апаратне і програмне забезпечення, а також час навчання для керівників і співробітників. Будуть додаткові витрати на робочу силу, додаткові наглядові обов'язки та більше часу, необхідного для введення даних.
Після того, як всі ці системи встановлені і люди пройшли навчання, вся компанія тепер спирається на комп'ютерну систему для бездоганної роботи. У більшості випадків вони це роблять, але виникають проблеми. Саме тому існують ІТ-департаменти. Будь-який бізнес з системою JIT повинен мати відносини з ІТ-фахівцем, який знайомий з апаратним забезпеченням, яке він встановив, а також з фахівцями, які працюють у компанії JIT. Жодна компанія не може дозволити собі, щоб система інвентаризації перебувала в автономному режимі протягом декількох днів, будь то через помилку в програмному забезпеченні або збої в комп'ютері. Аварійний ремонт може бути дорогим і може навіть не бути доступним у ніч або святах. Розумні власники бізнесу створюють план резервного копіювання для надзвичайних ситуацій, але вони в кращому випадку є тимчасовими затримками.
Необхідний розрахунок на одного постачальника
Створення системи JIT вимагає створення відносин з основними постачальниками, які забезпечуватимуть щотижневу сировину потребам бізнесу. Хоча ці ділові зв'язки можуть бути корисними для будь-якої компанії, є й недоліки цієї організації.
Власник піцерії, який покладається на одну компанію з постачання ресторану, має ту перевагу, що знає, скільки вона платить за пепероні та борошно щотижня, що полегшує контроль витрат на їжу. З іншого боку, вона обмежена у своїй здатності дивитися навколо на конкурентів свого постачальника, щоб побачити, які ціни вони пропонують для тих же продуктів. Якщо постачальник по всьому місту пропонує пеппероні за половину ціни на цьому тижні, вона не може просто розмістити одне замовлення, перш ніж повернутися до свого постійного постачальника. Вона може змінити постачальників, але немає ніякого способу просто обмінятися, щоб знайти найкращі ціни щотижня.
Така ж проблема виникає, якщо постачальник вирішить підвищити ціни. Власник магазину піци застряг, сплачуючи більш високі ціни, поки не зможе знайти подібного постачальника, який пропонує кращі ціни, і хто готовий працювати з нею за розкладом замовлення. У будь-якому випадку, інвентаризація JIT суттєво скорочує здатність власника бізнесу знаходити найкращу вартість для сировини вчасно.
Проблеми із задоволеністю клієнтів
Коли працюють системи інвентаризації, вони працюють добре. Однак, коли ці системи руйнуються, підприємства можуть постраждати на декількох фронтах. Відсутність запасів означає втрату бізнесу, але це лише негайно. Незадоволені клієнти, які не можуть отримати те, що вони хочуть, або які повинні чекати довше, ніж зазвичай, щоб виконати свої замовлення, є справжньою проблемою в сьогоднішньому бізнес-середовищі.
Інтернет має величезний вплив на майже кожен малий бізнес, і нещасні клієнти мають більшу кількість енергії, щоб заподіяти шкоду бізнесу, ніж будь-коли раніше. Переглядайте сайти, такі як Yelp, Facebook, Twitter та інші сайти соціальних медіа, які надають клієнтам голос, якого вони ніколи раніше не мали. Один поганий огляд, якщо він написаний забавним або шокуючим стилем, може бути достатньо для того, щоб сьогодні серйозно зашкодити будь-якому малому бізнесу. Вірусні огляди бізнесу є матеріалом інтернет-легенди, і деякі з них повторювалися протягом багатьох років. У віці, коли кожен клієнт має владу закрити бізнес, якщо він достатньо мотивований, власники бізнесу йдуть вище і далі, щоб тримати їх щасливими. Зберігання достатньої кількості запасів на складі, щоб задовольнити потреби клієнтів, може бути великою частиною цієї стратегії.
