Підприємства фіксують всі бухгалтерські операції за допомогою бухгалтерських книг. Головний бухгалтерський баланс містить залишки з кожного рахунку, який компанія використовує для фінансового обліку, і формує центральне місце для звітності про фінансові операції. Допоміжні бухгалтерські книги містять детальну інформацію про вибрані рахунки. Баланс кожної дочірньої книги повинен дорівнювати балансу за відповідний рахунок у головній книзі. Деякі переваги існують, коли компанії використовують допоміжні книги.
Типи дочірніх книг
Компанії включають декілька типів допоміжних бухгалтерських книг у свої системи обліку. Загальні допоміжні бухгалтерські книги включають бухгалтерську книгу дебіторської заборгованості та облікову заборгованість по кредитах. Фінансова дебіторська книга містить індивідуальні рахунки, які застосовуються до кожного окремого клієнта. Кожна продаж кредиту відображається на конкретному рахунку клієнта разом з кожним платежем. Кожен обліковий запис клієнта включає поточний баланс. Поточні залишки для всіх клієнтів складають сумарний баланс дебіторської заборгованості. Головний бухгалтерський рахунок кредиторської заборгованості включає індивідуальні рахунки для кожного постачальника. Кожен отриманий рахунок і кожен здійснений платіж записується для кожного конкретного облікового запису постачальника. Кожен обліковий запис постачальника включає поточний баланс. Поточні залишки для всіх постачальників складають загальний баланс кредиторської заборгованості.
Детальна інформація
Однією з переваг використання допоміжної книги є детальна інформація, що зберігається в допоміжній книзі. Кожен постачальник, зазначений у обліковому записі кредиторської заборгованості, містить детальну інформацію про транзакції. Головна книга містить кожний рахунок-фактуру, отриману дату, суму долара та кожен платіж поштою постачальника.
Контроль
Ще одна перевага використання допоміжного обліку обертається навколо рівня контролю, який компанія має з фінансовою інформацією, що міститься в допоміжній книзі. Обліковий запис дебіторської заборгованості дозволяє менеджеру кредитів та дебіторській заборгованості контролювати поточні залишки кожного клієнта. Коли клієнт оскаржує плату, співробітник дебіторської заборгованості може переглядати транзакції в межах цього облікового запису і визначати, чи є спір дійсним.
Обмежений доступ
Обмеження доступу працівників до вибраних рахунків є ще однією перевагою використання допоміжних книг. Використовуючи комп'ютерні системи, компанії можуть обмежити доступ працівників до конкретних рахунків, за які вони відповідають. Іншим працівникам бракує можливості побачити деталі рахунків, що містяться в допоміжній книзі. Це дозволяє компанії зберігати конфіденційність щодо рахунків клієнтів або постачальників.
