Якщо ви купуєте товари чи послуги від постачальника, ви, мабуть, маєте зацікавленість у щомісячних операціях з цими підприємствами. Те ж саме стосується всіх клієнтів, які купують товари або послуги від вас як власника бізнесу. Щоб забезпечити детальний облік щомісячної діяльності клієнта або клієнта, багато підприємств пропонують виписку з рахунку. Незважаючи на те, що деякі підприємства все-таки надсилають їх поштою, їх також можна надіслати електронною поштою або веб-порталом. Документ служить ввічливості, допомагаючи вашим клієнтам збалансувати власні книги.
Поради
-
Виписка з рахунку - це документ, який показує клієнту облік кожної транзакції в межах певного платіжного циклу.
Що таке виписка з рахунку?
Виписка з рахунку надає список операцій клієнта за визначений період часу. Подібно до банківського виписки, що ви отримуєте для власних фінансових операцій, у звіті про рахунки про бізнес деталізуються дати початку та закінчення, стартовий баланс, кінцевий баланс і всі дебети та кредити, які відбулися між цими двома датами.
Як правило, підприємства лише надсилають виписку з рахунку клієнтам, які мають обліковий запис і підписали відповідні угоди. Залежно від ваших особистих уподобань, ви можете вирішити лише надсилати виписки з рахунків тим, хто мав діяльність у певний місяць. Це особливо корисно, якщо у вас є клієнти, які не купують у вас щомісяця. Це заощадить додаткові витрати на надсилання виписок з нульовими залишками.
Форматування виписки з рахунку
Якщо ви ніколи не складали виписку з рахунку, ви можете не знати, як його відформатувати. Хороша новина полягає в тому, що доступно багато шаблонів, які допоможуть вам, включаючи деякі в Microsoft Word. Вона просто повинна мати слова "виписка з рахунку" у верхній частині та включати ім'я та адресу клієнта в розділі "до" і ваше ім'я та адресу в розділі "з". Потім ви будете деталізувати кожну операцію, яка відбулася протягом місяця, включаючи всі покупки та кредити, а також підтримуючи поточний баланс у крайній правій колонці, коли ви йдете. Внизу, повинна бути загальна сума, що сплачується, а також інструкції щодо оплати.
Якщо ваш клієнт автоматично виставляється рахунок, не забудьте пояснити це в заяві. Це лише інформаційна заява. Ваші клієнти можуть мати справу зі стеком рахунків-фактур і звітів і не встигають сортувати свої власні записи, щоб визначити, чи сплатили вони ще чи ні. Якщо ви повинні прикріпити вексель до нижньої частини, щоб уникнути друку окремих виписок для тих, хто вносить платежі, переконайтеся, що ви зазначаєте, що платіж буде списано з метою уникнення дублювання платежів.
Що таке банківський акт і його мета?
Коли підприємства видають виписки з рахунку, вони часто роблять це як зручність для клієнтів, хоча це коштує додатково, особливо якщо ви надсилаєте його поштою. Ефективність витрат цього типу ввічливості може бути сумнівною, якщо ви не можете прив'язати його безпосередньо до збільшення ваших клієнтів, які сплачують свої рахунки вчасно. Якщо вони постійно отримують повідомлення про свої операції разом із векселем, який полегшує їх оплату, вони можуть фактично перерахувати платіж, а не встановлювати його на сторону, доки вони не зможуть перевірити, що вони придбали в попередньому місяці.
На кінці клієнта, метою виписки з рахунку є полегшення ведення бухгалтерського обліку. Ваші клієнти, ймовірно, мають потік рахунків-фактур, що надходять у кожному місяці, а це означає, що ваш - один з багатьох. Інформація, яку ви надаєте, можна легко порівняти зі своїми власними книгами. По мірі того, як рік прогресує, вони можуть ознайомитися з історичними даними, що стосуються бізнесу, який вони роблять з вами, і використовувати цю інформацію для визначення майбутніх прогнозів бюджету.
Звіт про приклади облікового запису
Кращим прикладом виписки з рахунку є виписка з банку, яку ви отримуєте щомісяця. Ви отримаєте це для всіх своїх облікових записів, включаючи особисті банківські рахунки, будь-які інвестиційні рахунки, які ви володієте, ваші кредитні картки та власні фінансові рахунки для бізнесу. Зазвичай вона має дату початку до кінця, початковий баланс, кінцевий баланс і журнал всіх транзакцій, що відбулися за цей час.
Як і у виписці з рахунку вашого бізнесу, виписка з банку може надходити поштою на паперовій формі або переглядатись онлайн. Якщо це пов'язано з вашою кредитною карткою, ви, ймовірно, побачите рахунок-фактуру внизу виписки з рахунку, що включає суму, яку ви повинні сплатити, і дату платежу. На відміну від виписок з рахунку, виписка з вашого банку може надходити, навіть якщо у вас не було транзакцій за місяць.
Цілі виписки з банку
Метою банківської виписки є прозорість. Клієнти хочуть бачити всі транзакції, що реєструються на їхніх рахунках протягом року. Перш ніж здійснювати онлайн-банкінг, клієнти відслідковували свої операції в чековому реєстрі та узгоджували суму, коли щомісячна виписка прийшла поштою. Якщо вони забули зареєструвати транзакцію, вони побачать її у заяві та зможуть швидко виправити помилку. Аналогічним чином, підприємства також відстежували свої фінансові операції в паперових бухгалтерських книгах і двічі перевіряли суми за допомогою щомісячного звіту.
Технологія змінила все це. Тепер підприємства та приватні особи можуть увійти в систему цілодобово і побачити останню інформацію про транзакції. Немає необхідності вести тестування, але якщо вони дійсно хочуть бути в курсі, вони можуть налаштувати свої облікові записи, щоб сповіщати їх кожного разу, коли з'являється нова транзакція. Для підприємств, бухгалтерське та бухгалтерське програмне забезпечення дозволяє легко підтримувати постійний огляд всіх витрат бізнесу.
Яка різниця між виставленням рахунків та виставленням рахунків?
Оскільки виписка з рахунку може містити вексель внизу, його можна легко змішувати з рахунком-фактурою або векселем. Ви можете помітити, що ваш щомісячний рахунок-кабель, наприклад, містить інформацію про різні звинувачення, в той же час включаючи відривну копію внизу, щоб ви перерахували платежі, якщо ви не платите в електронному вигляді. Це рахунок, а не виписка з рахунку, оскільки він не деталізує кожну транзакцію, яка натрапила на ваш обліковий запис протягом періоду звітності.
Однак різниця між рахунками та рахунками може бути ще більш витонченою. Терміни часто використовуються як взаємозамінні, але різниця в тому, як одержувач звертається до них.Бізнес часто запитує рахунок-фактуру, що є документом, що засвідчує заборгованість однієї людини перед іншим. Рідко ви бачите, що особа називає свій рахунок-кабель рахунком-фактурою, а коли вона надходить поштою, вона зазвичай позначається як вексель, тоді як рахунок-фактура зазвичай надходить із заголовком, що містить "рахунок-фактуру".
Інша різниця між ними полягає в тому, що рахунок-фактуру можна розглядати як форму кредиту. Клієнт має певний проміжок часу для оплати після виконання запиту на продукт або послугу. Законопроект, з іншого боку, випливає з дуже строгого терміну. Якщо ви отримуєте рахунок після обіду в ресторані, цей термін є негайним. Тим не менш, ваш рахунок за воду технічно може бути названий рахунок-фактуру, оскільки ви можете мати до декількох тижнів, щоб оплатити його, а це означає, що комунальне підприємство розширює ваш кредит як повторюваного клієнта. Тут різниця між ними може бути темною.
Як довго триває щомісячний цикл виписки?
Виписки облікових записів слідують за циклом виставлення рахунків, який залежить від уподобань компанії, що їх видає. Платіжний цикл визначається як період часу між однією датою звітності до наступної. Існує чіткий початок і кінець кожного платіжного циклу, при цьому новий цикл починається, як тільки попередній буде завершений. Якщо повідомлення надсилаються клієнтам, вони, як правило, не будуть в їхніх руках у день закінчення циклу, але дати початку та закінчення циклу зазвичай друкуються на ньому.
Цикли обліку, як правило, дотримуються галузевих стандартів, тому це може допомогти шукати навколо. Ваші періоди оплати можуть варіюватися від 20 до 45 днів, але встановити цикл облікового запису облікового запису в 30-денному діапазоні може бути простіше. Ви також можете виконати щомісячний платіжний цикл, надсилаючи свої виписки по рахунку, а це означає, що вони почнуться в перший день місяця або в останній день місяця.
Обробка запізнення платежів
На жаль, іноді буде принаймні один клієнт, який запізниться з виконанням платежів. Ви можете надсилати повідомлення пізніше або навіть приймати телефон і дзвонити, але часто в такому випадку, аккаунт може вступити в гру. Ваш клієнт, можливо, захоче побачити, які саме платежі. Ви також можете дізнатися, що ви переадресовані до іншого відділу, де ці фахівці хочуть отримати резюме елементів, які ще не були сплачені.
Якщо обліковий запис як і раніше не оплачується протягом тривалого періоду часу, необхідно буде перетворити рахунок на колекції. Виписка з облікового запису може бути використана для деталізації того, що зобов'язане, оскільки воно передається службі третьої сторони, яка намагатиметься зібрати. Вам також доведеться звернути увагу на відсотки за прострочені платежі, як зазначено у рахунку-фактурі або первинному контракті, який ви підписали з клієнтом. Якщо вам коли-небудь доводиться приймати когось до суду, важливим буде детальний виклад усіх операцій.
Електронні виписки по рахунку
Клієнти все більше покладаються на електронні комунікації для всіх, включаючи рахунки та банківські виписки. Ви можете надіслати свою виписку по рахунку кожному клієнту на вказану дату, і, ймовірно, вони будуть задоволені цим. Однак деякі підприємства вважають більш ефективним створення онлайнового порталу. Усім постійним клієнтам буде надана можливість налаштувати ім'я користувача та пароль. Вони можуть входити в систему так часто, як вони хочуть отримати доступ до оновленої інформації облікового запису, запросити продукти або послуги, отримати допомогу з проблемою та багато іншого.
Найбільший негативний аспект підходу до порталу полягає в тому, що він вимагає додаткових зусиль у кінці користувача, щоб налаштувати профіль і не забути входити в систему. розміщено. Якщо це неможливо, електронний підхід до облікових записів на основі електронної пошти може працювати краще.
Виписки безпеки облікового запису
Банки усвідомлюють, що крадіжки особистих даних є справжньою турботою для їхніх членів, і вони вживають заходів для того, щоб зберегти інформацію наскільки це можливо. Для компаній цей самий ввічливість має застосовуватися до будь-яких рахунків, які ви надсилаєте власним клієнтам. Розгляньте розум злочинця і переконайтеся, що якщо законопроект не закінчиться в неправильних руках, включена інформація не є достатньою для здійснення крадіжки особистих даних.
Це також стосується будь-яких електронних заяв, які ви видаєте. Якщо ви надсилаєте клієнтам електронну пошту, щоб повідомити, що їхні заяви зараз доступні, уявіть, що третя сторона отримує доступ до цього електронного листа. Чи є достатня інформація для випадків шахрайства з ідентифікацією? Якщо потрібно повторно надіслати пароль клієнта, не надсилайте його в електронному вигляді. Замість цього, надішліть їм посилання, яке вони зможуть використати, щоб встановити новий пароль, і розглянути питання про необхідність ідентифікації інформації для тих, кому потрібен скидання. Ви можете попросити, щоб вони знали ім'я власника рахунку, адресу, дівоче прізвище матері або інший тип верифікатора.
