Коли ви орендуєте замість власного майна, ви робите обіцянку платити оренду, плату за обслуговування та інші витрати орендодавцеві. Гроші, які ви сплачуєте кожен місяць або квартал, називаються витратами на оренду. Ці гроші зараховуються на ваш звіт про доходи протягом місяця, до якого відноситься оренда. Передоплата орендної плати - це плата за оренду, яку ви сплачуєте авансом за термін. Вона являє собою авансовий платіж для майбутньої вигоди, тому ви запишете її як актив компанії.
Що таке передоплата?
Коли підприємство орендує приміщення, такі як офіс, роздрібний магазин або фабричне будівництво, оренда, як правило, сплачується авансом за місяць або квартал, покритий платою за оренду. Наприклад, червеньська оренда може виплачуватися 31 травня або 1 червня. Багато підприємств сплачують орендну плату чеком. Це означає, що вони повинні бути організовані і отримати чек поштою за кілька днів до терміну. В іншому випадку орендодавець не може одержувати чек оренди вчасно, і бізнес може бути вражений серйозними комерційними наслідками, такими як відсотки, несвоєчасна оплата та можливе повідомлення про виселення.
Передоплата оренди - це просто сума, сплачена за оренду авансового періоду оренди. Коли ви пишете чек у травні, який покриває орендну плату за червень, ви сплатили арендну плату. Деякі компанії можуть сплатити аванс за кілька днів щомісяця, щоб перевірити оренду вчасно. Інші вважають за краще платити орендну плату за кілька місяців за комерційні причини, наприклад, щоб отримати знижку на оренду або просто для того, щоб переконатися, що орендна плата сплачена. Якими б не були ваші причини, якщо ви розкриваєте чекову книжку до оренди, ви передоплачуєте орендну плату.
Що таке витрати на оренду?
Витрати на оренду - це всі витрати, пов'язані з орендою нерухомості протягом звітного періоду. Це, очевидно, включає в себе орендну плату, яку ви сплачуєте кожен місяць або квартал, але вона також включає будь-які інші витрати, необхідні для використання власності. Наприклад, ви можете заплатити додаткові гроші, щоб покрити такі речі, як страхування, технічне обслуговування, ремонт загальних площ будівлі та охорона.
Витрати на оренду - це фіксовані витрати, на відміну від змінних витрат, що означає, що ви повинні платити їм щомісяця або квартал, незалежно від того, скільки продукту ви виробляєте. Навіть якщо ви закрили роботу протягом місяця, вам все одно доведеться сплатити орендну плату та інші зобов'язання по оренді. Таким чином, витрати на орендну плату можуть бути істотним витоком операційного доходу компанії.
Які відмінності між передплаченими орендною платою та витратами на оренду?
З точки зору неспеціаліста, різниця проста: сума орендної плати - це сума, яку ви повинні сплатити за договором оренди, а передплачена оренда - це будь-яка сума орендної плати, яку ви сплачуєте заздалегідь за термін. З точки зору бухгалтерського обліку, речі стають дещо складнішими.
Витрати на оренду зазвичай підпадають під категорію витрат на продаж, загальні та адміністративні витрати, які вносяться до звіту про прибутки та збитки. Інші ПТД включають такі різноманітні витрати, як оплата праці, офісне приладдя, страхування та судові процеси. Витрати на оренду класифікуються як SG&A, оскільки підприємство використовує свою нерухомість для експлуатації та заробляння грошей.
Виробничі компанії можуть трохи по-різному ставитися до своїх витрат на оренду. Набагато частіше ці компанії включають витрати на оренду як частину заводських накладних витрат. Це тому, що орендна плата за виробничі приміщення прив'язана до виробництва - без фабрики не було б продукту. Орендна плата, не пов'язана з виробництвом, наприклад, офісні приміщення, стягується з SG&A. Зрештою, неважливо, яка категорія орендної плати з'являється - ефект нижньої лінії однаковий.
Що таке ефект нижньої лінії? Кожного разу, коли Ви нараховуєте витрати на оренду, Ви кредитуєте рахунок готівки та дебетуєте рахунок оренди / рахунку SG & A. У звіті про прибутки та збитки витрати на SG&A відображаються у складі доходу і відображаються в тому самому блоці, що й інші витрати, такі як амортизація та вартість реалізованої продукції. Сукупні доходи за вирахуванням вартості реалізованої продукції дають ваші прибутки. Валовий прибуток, мінус операційні витрати - SG&A - дорівнює операційному доходу. Операційний дохід є показником того, скільки ваших доходів у кінцевому підсумку стане прибутком після того, як бухгалтери відрахують такі речі, як податки. Отже, чим більше ваші витрати на оренду, тим нижчим буде операційний дохід. Витрати на оренду безпосередньо впливають на суму готівки у вашому корпоративному сховищі.
Щоб зрозуміти, яким чином передплачена оренда вписується в цей аналіз, потрібно знати, що запис про витрати на оренду перерахує вартість місця проживання протягом проміжку часу, вказаного у звіті про прибутки та збитки, навіть якщо орендна плата не була сплачена протягом цього періоду. Таким чином, якщо компанія ABC готує свій звіт про доходи за червень, а орендна плата за червень досягає 5000 доларів, тоді ABC запише витрати на оренду в розмірі 5000 доларів. Компанія робить такий же запис незалежно від того, чи сплачувала вона оренду в червні або в травні.
Щоб вирішити цю часову аномалію, компанія повинна зафіксувати авансово сплачену суму арендної плати, яка ще не була спожита. Це робиться в розділі поточних активів балансу. Повертаючись до наведеного вище прикладу, якщо компанія ABC заплатила орендну плату в травні, вона б записала передоплату в розмірі 5000 доларів як поточні активи, доки фактично не буде витрачена вартість. Для цілей бухгалтерського обліку арендна плата за передоплату - це вигода, яку компанія ще не отримала, але користуватися нею в майбутньому. Це актив для компанії.
Чому підприємства використовують передоплату
Підприємства в основному використовують передплачену оренду з комерційної необхідності. Одна з основних положень комерційного лізингу стосується строку сплати орендної плати. Звичайно річна рента припадає на 12 рівних платежів на будь-яку дату оренди, або в чотирьох рівних платежах. Там, де орендна плата виплачується щоквартально, в оренді буде вказано чотири дати орендної плати, такі як 1 січня, 1 квітня, 1 липня та 1 жовтня. На ці дати немає магії - вони тільки що з'явилися за згодою.
Проте ви знайдете те, що вам завжди доведеться платити орендну плату за місяць або три місяці заздалегідь, що призводить до передоплаченої оренди. Банки та іпотечні кредитори, як правило, наполягають на тому, що орендодавці мають платити за орендну плату до того, як іпотечний платіж сплачується за той же період; є більша ймовірність, що виплата іпотеки буде покрита доходами від оренди. Отже, вам буде важко знайти орендодавця, який дозволить вам сплачувати орендну плату.
У деяких випадках ви можете заплатити більше однієї орендної плати заздалегідь. Наприклад, ви можете запропонувати сплатити повну річну орендну плату, щоб забезпечити певну нерухомість, коли конкуренція запекла. Або, ви можете погодитися заплатити оренду за кілька місяців заздалегідь, в обмін на інший підсолоджувач, наприклад 10% знижку на оренду. Кожен бізнес матиме власних комерційних драйверів для розміщення на столі конверта готівки.
Єдина річ, яку ви не можете використати за передоплату, - це отримати додаткові податкові пільги. Як правило, бізнес вимагатиме відрахування в тому ж році, що він сплачує за бізнес. Отже, якщо ви заплатили страхову премію у розмірі 2000 доларів у 2018 році, ви б претендували на вилучення у 2018 році. Тепер уявіть, що у вас є багаторічний страховий договір у розмірі 2000 доларів на рік. Якщо ви хочете, ви можете сплатити премії 2018 і 2019 року одночасно і вирахувати виплату в розмірі 4000 доларів у 2018 році. Це може бути вигідним залежно від ситуації з податком. На жаль, передплачена оренда - виняток з відрахування, коли ви платите правило. Якщо ви заплатите $ 50,000 у червні за орендну плату за рік, ви можете відняти лише 7 місяців цієї оренди 31 грудня.
Приклади витрат на оренду
Важливою особливістю комерційного лізингу є те, що орендна плата рідко залишається послідовною протягом строку оренди. Більшість підприємств підписують договори оренди строком на п'ять або десять років, за умови, що орендна плата зростає щорічно, або як фіксований відсоток, або відповідно до інфляції. Замість того, щоб враховувати коливання платежів за орендну плату, звичайно перераховувати витрати на оренду компанії як послідовну суму з місяця на місяць. Це відоме як прямолінійний метод бухгалтерського обліку.
Наприклад, припустимо, що компанія XYZ підписує річну оренду, яка розпочнеться 1 січня. Оренда складає 2000 доларів на місяць протягом перших шести місяців. Після цього оренда становить $ 2500 на місяць. Використовуючи прямолінійний метод, XYZ вичислить середню арендну плату за весь термін оренди. У цьому прикладі орендна плата становить шість місяців на рівні 2000 доларів США і шість місяців у розмірі 2500 доларів США або 27 000 доларів США загалом. Розділіть цю суму на 12-місячний строк оренди, і ви отримуєте середній платіж у розмірі $ 2,250 на місяць. Компанія фіксує цю вартість оренди на щомісячному звіті про доходи.
Звичайно, цифри витрат на оренду не збігаються з реальністю. Протягом перших шести місяців XYZ щомісяця платить $ 250 менше, ніж зафіксовані витрати на оренду. У другому півріччі він платить більше $ 250. Щоб узгодити ці відмінності, компанії необхідно використовувати відкладений рахунок витрат на оренду.
Простіше кажучи, компанія XYZ додасть 250 доларів на місяць на рахунок відстрочених витрат на оренду з січня по червень, а потім відраховує 250 доларів з рахунку відстрочених витрат на оренду з липня по грудень. У грудні на рахунку буде показано нульовий баланс. Використання рахунку відстрочених витрат на оренду гарантує, що компанія XYZ фіксує витрати на оренду згідно з прямолінійними правилами, зберігаючи при цьому фактичну суму орендної плати, що сплачується на рахунку доходів.
Облік передплаченої оренди
Передоплата оренди відображається як поточний актив у балансі компанії. Кожен раз, коли компанія сплачує арендну плату заздалегідь, вона повинна списати з рахунку поточні активи на суму передоплати за оренду, а потім написати одночасне зарахування коштів на рахунок готівки. Отже, якщо компанія XYZ заплатила всю орендну плату в розмірі 27 000 доларів на рік, вона б дебетувала поточні кошти на суму 27 000 доларів США і готівку за $ 27 000.
Компанія XYZ повинна потім внести коригуючий запис для обліку частини передплаченої орендної плати, яку вона витрачає щомісяця. Вона здійснює це шляхом перерахування коштів передплаченого платежу до звіту про прибутки та збитки за період, протягом якого компанія витрачає орендну плату. Таким чином, у певний час протягом кожного місяця 12-місячної оренди вона визнає (дебетує) суму орендної плати в розмірі 2 250 доларів США і забирає (кредит) передоплачений актив на цю ж суму. Це, нарешті, нараховує передоплату на витрати.
Підсумовуючи при цьому, при роботі з передоплатою за оренду зберігайте передплачену ренту як актив на балансі до місяця, в якому витрачається оренда. Потім ви будете стягувати плату за рахунок. Якщо ви забудете перенести передоплату на рахунок витрат на оренду в місяці, до якого відноситься оренда, ваші фінансові звіти будуть надмірно повідомляти про актив і звітувати про витрати. Необхідно відстежувати секцію передплаченої оренди рахунку поточних активів і оновлювати список перед тим, як закрити книги наприкінці кожного місяця.
