Залежно від розміру заходу, планування проекту події вимагає витрат часу та грошей. Ключ до успішного планування заходу - мати сильні організаційні навички або найняти кваліфіковану команду. Прикладами подій є семінари, дебати та акції.
Створіть команду. Кожен член команди повинен мати належні організаційні та комунікативні навички, а також бути доступним для регулярних зустрічей щодо оновлення прогресу.
Створити список завдань з кінцевими термінами. Цей перелік повинен включати всі завдання, які необхідно виконати для проекту заходу. Призначте кожне завдання члену команди. Залежно від типу події та складності, використовуйте програмне забезпечення для управління проектами або електронну таблицю, щоб залишатися організованою. Наприклад, якщо ви використовуєте таблицю, ви можете мати одне колонку для завдання, наступне - кому вона призначена, а потім термін. До контрольного переліку повинні входити такі елементи, як наймачі постачальників, замовляючи конкретні поставки, зберігаючи місце розташування, резервуючи політ спікера, організовуючи харчування, маркетингові ініціативи та акції, які необхідно зробити.
Моніторинг прогресу. Регулярно перевіряйте з членами команди, що вони виконуються за розкладом, і що ви знаєте щось видатне. Якщо використовується програмне забезпечення для керування проектом або електронна таблиця, оновіть його з прогресом кожного члена.
Підготувати бюджет. Бюджет повинен включати витрати, які очікуються, і мати свободу для непередбачених витрат. Будьте реалістичними щодо витрат і переконайтеся, що кожен член команди знає, який бюджет повинен бути виконаний. Якщо учасник команди має бути надбюджетним для елемента в списку, повідомте про це заздалегідь для попереднього схвалення.
