Навіть у цей день миттєвих комунікаційних технологій офіційні ділові листи як і раніше пишуться. Існує безліч причин, через які особа або бізнес можуть написати лист, а не надіслати електронний лист або факс. При відправленні ділового листа три головні частини - початок, середина і кінець - повинні бути написані належним чином.
Початок
Початок листа містить інформацію, не пов'язану безпосередньо з повідомленням листа. Дата вгорі відображається. Адреси відправника та одержувача набираються наступним чином; однак, якщо адреса відправника відображається в верхньому або нижньому колонтитулі листа, його не потрібно вводити. Далі йде довідкова лінія - видно як "RE:" - яка є частиною початкового розділу листа, що стосується повідомлення листа. Він узагальнює повідомлення від одного до восьми слів. Після цього має бути привітання або привітання, до якого звертається лист. Як правило, у форматі «Шановні пані:» або «До кого це може стосуватися» з двокрапкою після привітання; Персональні листи використовують кому після вітання, але ділові листи завжди використовують двокрапку.
Середній
Середина листа більш відома як тіло листа. Він містить основне повідомлення. Перше речення повинно ввести тему, що розглядається. Далі йдуть деталі та пункти розгляду. Нарешті, є висновок. Тіло листа має бути доречним і лаконічним. Особисті речі або проблеми між відправником та одержувачем не повинні бути включені як частина ділового листа.
Кінець
Є кілька основних елементів листа, що становлять його кінець. Доречним є закриття, наприклад, «Щиро» або «З найкращими побажаннями». Нижче ви друкуєте ім'я відправника. Включіть назву відправника або на той самий рядок, що й назва, або безпосередньо під ним. Залишіть приблизно два дюйми пробілу між закритим привітанням і ім'ям відправника; це місце для підпису відправника. Якщо відправник мав когось набрати та підготувати лист, ця особа може бути підтверджена під ім'ям та назвою відправника. Існує кілька способів зробити це. Найпоширенішим способом є введення ініціалів відправника великими літерами, введення косої риски (/) і введення ініціалів редактора (наприклад, ABC / def). Додатки слід зазначити в кінці листа. Введіть слово "Додаток (3)" з трьома - кількість корпусів, включених до розсилки.
Надсилання листа
Лист акуратно складений, щоб ідеально вписатися в конверт бізнес-розміру. Корпуси не зшиті до листа. Ділові листи мають ім'я одержувача на конверті, а не рукописні. Багато підприємств мають заздалегідь роздруковані конверти з логотипом компанії та адресою. Це найбільш професійний вигляд. Менші підприємства можуть використовувати додаткові друковані етикетки. Вони є прийнятними, як і типізовані адреси повернення. Почерк не вважається професійним і його слід уникати.
