Документація важлива для будь-якої системи, і система обліку не є винятком. Документування зазвичай робиться на папері або в Інтернеті з поясненнями, чому було прийнято певне рішення над іншими. Документація, як правило, є стандартною в межах фірми і виконується однаково кожного разу, коли впроваджується нова система, що дозволяє легко читати та досліджувати будь-яку проблему.
Вирішення проблем
Важливість документації системи бухгалтерського обліку добре видно, коли щось піде не так, і люди повинні з'ясувати, як це виправити. Наприклад: система кредиторської заборгованості додає певним постачальникам дивний податок. Найпростіший спосіб з'ясувати причину цієї проблеми - переглянути документацію, щоб побачити, як система була створена і чому. Це дуже важливо, коли система спочатку використовується, і люди знаходять несподівані проблеми. Можливо, у звіті запитується інформація, яка не існує. Розгляд документації допоможе вирішити проблему, показуючи, де ця інформація встановлена в системі.
Рішення
Документація системи бухгалтерського обліку повинна представляти рішення як система впроваджується. Багато систем дозволяють багато гнучкості і разом з гнучкістю приймати рішення. Наприклад, документація показуватиме, хто вирішив, скільки цифр має мати обліковий запис, і причини, чому це рішення було прийнято. Це дуже важливо, коли фірма зазнає серйозних змін, і нові керівники хочуть зрозуміти, що рішення, прийняті людьми, більше не існують. Можливо, ці рішення були мудрими; можливо, не. Але принаймні існує деяка документація рішень, прийнятих для фірми.
Зміни
Коли система потребує оновлення з новою версією або новим модулем, наявність належної документації може допомогти зробити цей процес швидшим. Це дуже важливо, якщо програма бухгалтерського обліку розроблена спеціально для компанії. Будь-які технічні деталі дуже важливі при розгляді сумісності з іншим програмним забезпеченням і будь-яких змін, необхідних для програми. Наприклад, вам може знадобитися модуль основних засобів, і ви хочете, щоб цей модуль передав інформацію до головної книги. Документація повинна дати вам підказки щодо того, чи можна це зробити, і якщо так, то що потрібно зробити. Зазвичай інформаційні технології (ІТ) використовують документацію для технічної інформації.
Формат
Хороша документація для систем обліку, як правило, є комбінацією блок-схем і тексту. Багато разів, діаграма даних показує, як система була розроблена і реалізована краще, ніж текст. Це може бути трохи складніше, щоб зрозуміти, тому переконайтеся, що ваша документація має легенду, щоб ви могли слідувати концепціям.
Інші формати документації складаються у формі анкет, де задаються конкретні питання, а відповіді документуються. На основі відповідей, звітів та інших питань системи обліку вирішуються. Багато разів у документації є як блок-схеми, так і анкети.
Міркування
Багато фірм документують, як і чому обрана система обліку замість інших. Це може дати користувачам дійсно гарне уявлення про те, що таке мислення, навіть якщо ніхто з тих, хто приймає рішення, не стоїть на місці. Тому що впровадження системи може бути дорогим, протоколи зустрічей зазвичай доступні для документування процесу прийняття рішень. Можливо, безкоштовний тренінг був запропонований одним постачальником, який був більш привабливим, ніж інший. Отже, ще до впровадження системи, документація також повинна бути доступною.
