Формальні ділові листи вимагають спеціального протоколу, незалежно від намірів листа. У більшості випадків діловий лист повинен бути коротким і коротким, як правило, на одній сторінці. Хоча ви повинні використовувати чіткий, формальний стиль письма, є кілька випадків, коли використання скорочень є доречним для економії простору та часу.
Префікси та почесні знаки
Очікується, що обидві префікси та почесні слова будуть скорочені у вітальному слові та в інших місцях листа. Наприклад, діловий лист починався б з "Шановний містер Джонс", а не "Шановний містер Джонс". Множини всіх префіксів і почесних знаків також скорочено, наприклад, "Messrs" для декількох одержувачів чоловічої статі і "Mses" для декількох одержувачів жіночої статі.
Назви компаній
І бланки, і "внутрішня адреса" включатимуть назви компаній - відправника та одержувача. Можливо, не доречно скорочувати будь-яку частину назви компанії, якщо назва компанії не зареєстрована абревіатурою. Наприклад, якщо компанія зареєстрована як "Motts, Inc.", ви можете використовувати "Inc." на внутрішній адресу без написання "Incorporated". Крім того, не замінюйте "&" для "і", якщо він не є частиною назви компанії.
Адреси
На відміну від фронту конверта, держава повинна бути прописана, коли вона є частиною вашого бланку, заголовка або внутрішньої адреси. Наприклад, якщо компанія одержувача перебуває в Сіетлі, внутрішня адреса буде читати "Сіетл, Вашингтон 98101".
Зазвичай використовуються скорочення
Постскриптум, який є додатковою заявою після закриття листа, завжди виражається абревіатурою "P.S." Якщо ви включаєте додаткові документи разом з вашим листом, прийнятно вказувати їх або виписуючи "Додатки", за якими йде кількість документів, або скорочуючи "Enc." нижче підпису. RSVP є прийнятною абревіатурою, коли ви просите одержувача відповісти на ваш лист.
Теми та типисти
Тема ділового листа може бути зазначена нижче дати з абревіатурою "Re" для "Regarding", за якою слід короткий виклад теми. Якщо лист підписаний від імені іншого, абревіатура "p.p." може використовуватися. Наприклад, якщо секретар пише лист від імені свого роботодавця, друкарка може підписати лист і супроводжувати її підписом "p.p." і додати ім'я свого роботодавця під ним. "P.p." означає латинську фразу "на прокурацію". Абревіатура "cc" традиційно означає "копію", але може також означати "копію ввічливості". У будь-якому випадку, це означає, що було надіслано кілька копій листа і називають людей, яким ці копії були відправлені.
