Важливим елементом ведення бізнесу є наявність надійного контролю над фінансовими показниками вашої компанії. Це включає в себе управління не тільки грошовими коштами компанії, але й її боргом. Хоча існує кілька способів зробити це, одним з найбільш ефективних є використання системи дебетового та кредитного обліку. Чи розумієте ви значення дебету та кредиту? Що ще важливіше, чи розумієте ви відмінності між цими двома термінами стосовно вашого бізнесу і як вони відрізняються від того, до чого ви звикли як споживач?
Якщо ви трохи розмиті на відмінності між кредитом і дебетом, ви не самотні. Тим не менше, чим більше ви розумієте про кредити та дебіти, тим краще зрозумієте, як ваш бізнес витрачає свої гроші. Якщо ви хочете по-справжньому впоратися з фінансами вашої компанії, але не впевнені в цій сфері, найкраще почати навчання з визначенням дебету та кредиту.
Що таке дебет?
Дебіти - це трансакції, які робить ваш бізнес, який коштує грошей. Це може здатися простим, але це більш складна тема, ніж деякі розуміють. Є багато типів дебету в діловому світі, і отримати їх плутати може зіпсувати ваші книги, якщо ви не обережні. На щастя, існує простий спосіб запам'ятати найпоширеніші типи дебету, так що ви не зіткнетеся з цією проблемою.
Якщо у вас є проблеми з відстеженням того, що таке дебет, подумайте про слово DEAL. Ви можете використовувати це, щоб пам'ятати, що всі дебети - це "Витягування", "Витрати", "Активи" або "Втрати". У цьому випадку "розіграші" - це зняття готівки або будь-які інші невраховані гроші, які виходять з вашого бізнесу. "Витрати" - це операційні витрати, включаючи витрати, такі як комунальні послуги та оплата праці. "Активи" означають гроші, які витрачаються на придбання фізичних активів, обладнання або нерухомості. "Втрати" - це саме те, що вони звучать, інвестиції, які йдуть на південь, або інші ситуації, які змушують компанію втрачати гроші.
По суті, будь-які гроші, що виходять з вашої компанії, є дебетом. Якщо ви хочете переконатися, що ви можете скористатися цією мнемонікою для перевірки. Можна легко пам'ятати, що гроші, вилучені з дрібних грошей, є дебетом, як і гроші, витрачені на новий принтер, нові офісні приміщення або придбання інших активів. Виплати заробітної плати, податки та інші бізнес-витрати також кваліфікуються як дебети, так само як і гроші, які втрачаються при падінні великих інвестицій.
Отже, якщо дебет - це гроші, що виходять з вашого бізнесу, що це робить кредити?
Що таке кредит?
Як споживач, ви можете подумати про кредит як про захищену або незабезпечену лінію заборгованості, яку ви запозичуєте; вони найчастіше розглядаються в кредитних картках та інших кредитних лініях. Однак визначення кредиту в бухгалтерському обліку є різним. Коли ви говорите про фінанси вашої компанії, кредит - це добре; це гроші, які надходять у вашу компанію, подібно до того, як дебет - це гроші, які виходять з вашої компанії.
Як і у випадку визначення дебету, існує корисний мнемонічний приклад для відстеження того, що становить кредит у світі бізнесу: GIRLS. G означає "прибутки", які являють собою збільшення ціни акцій компанії. Я означаю "дохід", який є грошима, що надходить у вашу компанію, не враховується як прибуток або дохід. Це також означає, що R означає "дохід", тобто гроші, зароблені через продаж або послуги. L - це "зобов'язання", які є доходами, отриманими від кредиту або іншого боргу від зовнішнього джерела. S - це "акціонерний капітал", тобто гроші, які акціонери вклали в компанію за допомогою інвестицій.
Так само, як дебетні гроші виходять з вашого бізнесу, кредити - це всі гроші, що надходять. Якщо ви не впевнені, застосуйте свою мнемоніку і перевірте, чи відповідають гроші одній з категорій кредиту. Дохід від продажу нових продуктів? Перевірити. Новий кредит для розширення вашого бізнесу? Перевірити. Чи збільшено інвестиції акціонерів, що призводить до збільшення вашої загальної ціни акцій? Це чек у двох різних категоріях.
Тепер, коли ви зрозуміли, якими є дебіти та кредити, для чого слід використовувати їх бізнес?
Коли підприємства використовують дебет та кредит
Використання запису дебету проти кредиту є частиною техніки, відомої як бухгалтерський облік з подвійним записом. Розділяючи вхідні кошти з вихідних коштів, легше зрозуміти, що відбувається у вашій обліковій книзі. Дебети фіксуються в одному стовпці на обліковому записі, а кредити - у окремій колонці біля стовпця дебету. Ця структура з двома колонками дає змогу побачити з першого погляду, коли гроші виходять з вашої компанії і коли вона приходить.
У системі подвійного запису кожна транзакція вказана окремо у своїй лінії. Якщо транзакція являє собою дебет, сума транзакції записується в стовпці дебету для цього рядка. Якщо він являє собою кредит, сума операції записується в кредитну колонку. Жодна запис не повинна мати щось написане в обох стовпцях; якщо транзакція якось призведе як до дебету, так і до кредиту, два аспекти транзакції повинні бути написані на окремих лініях, так що дебет і кредит реєструються самостійно.
Сума кредитів та дебету у Вашій книзі обчислюються окремо. Це не тільки допомагає уникнути математичних помилок, які можуть виникнути при спробі об'єднати індивідуальні кредити та дебіти в єдине загальне число, але також полегшує бачення того, скільки грошей загалом надходить і виходить.
Як тільки ви розраховуєте підсумкові суми ваших дебетів і кредитів, розрахуйте загальний капітал вашої компанії, віднявши суму суми заборгованості від загальної суми кредиту. Якщо у вас більше дебетів, ніж кредитів, ви закінчите з від'ємним капіталом, що потребує додаткових коштів для покриття; це може означати ліквідацію деяких активів, отримання додаткового боргу або залучення коштів із заощаджень або інших інвестицій компанії. Проте, якщо у вас більше кредитів, ніж дебету, тоді у вас є додаткові кошти для використання для розширення, фінансування покупки нових активів або залучення нових інвестицій у майбутнє вашої компанії.
Що означає кредитна нотатка?
Єдине, що важливо дізнатися про те, що стосується дебетових і кредитів для бізнесу, це кредитна нота. Ви можете думати про це як про зворотний рахунок. Кредитний вексель надається Вашому підприємству постачальником або особою, яка перебуває в подібній позиції, коли вони видають Вам кредит. Це може бути наслідком пошкодженого товару, який необхідно повернути постачальнику, або незадовільного виклику послуги, але це лише приклади часу, коли можна було видати кредитну нота.
Кредитна довідка сама по собі є квитанцією, в якій зазначено причину випуску кредиту та затвердження кредиту. Кредити, пов'язані з кредитними векселями, часто приходять у формі "кредитних кредитів" або подібних кредитних структур, надаючи вашому бізнесу певну суму передплаченого кредиту у постачальника або постачальника послуг у вашому наступному замовленні або дзвінку. Кредитна довідка слугує документацією цієї передплаченої суми та використовується вашим відділом бухгалтерського обліку для відображення угоди як кредиту у Вашій обліковій книзі. Як тільки ви зробите замовлення, зробите дзвінок за послугу або скористаєтеся іншим способом, дебет записується у вашу облікову книгу для позначення операції, яка використовує кредит, згаданий у примітці.
Варто відзначити, що дебетові ноти також існують і діють у протилежному порядку. Якщо компанія видає дебетову ноту, це стосується проблеми з поверненням або наданням послуг, яке вони мають у вашій компанії. Щоб виконати дебетовий запит, потрібно або обробити відшкодування для повернення коштів, або видати передплачений кредит на суму ноти. Звичайно, у ситуації, коли хтось не задоволений предметом або послугою, що надається вашою компанією, більш ймовірно, що ви надасте кредитну замітку, замість того, щоб ця особа складала дебетове повідомлення. Як наслідок, кредитні ноти набагато більш поширені і частіше використовуються в ході ділових відносин.
Міркування про бізнес-кредити
Поняття кредитів щодо дебету є важливим для ведення бухгалтерського обліку. На жаль, це іноді призводить до трохи плутанини для тих, хто не знайомий з бухгалтерським обліком подвійного запису. Через різні значення, пов'язані зі словом "кредит", важливо звертатися до теми кредитних ліній та інших форм кредитування, що надаються також підприємствам. Це не тільки надає вам необхідну інформацію, якщо вас просять розрізняти два, але зобов'язання також вважаються кредитом у бухгалтерському обліку з подвійним записом.
Бізнес-кредитні картки та кредитні лінії подібні до того, що ви знайомі з споживчою стороною речей, але вони видаються самій компанії, а не людині. Якщо ваш бізнес є відносно новим, вам може знадобитися надати особисту інформацію та подати кредитну чек, щоб забезпечити кредитування бізнесу, оскільки більшість кредиторів не готові видавати кредити бізнесу, який не має реальної історії. У цьому випадку вони використовують кредитоспроможність власника як спосіб залучення кредиту. Це створює особисту відповідальність за вас, але іноді цього не можна уникнути. Оскільки ваш бізнес стає більш усталеним і працює з одним або декількома банками, він розвиватиме свою кредитоспроможність. У цей момент ви можете подати заявку на корпоративні кредитні картки та інші кредитні продукти, випущені виключно на основі ділової репутації та її активів.
Важливо, щоб ці кредитні продукти фіксувалися як кредити у Вашій книзі, навіть якщо вони справді представляють борг. Вони є розширенням купівельної спроможності вашої компанії, і тому ваш бухгалтерський облік вважається таким же, як і готівка в тій же кількості. Покупки, здійснені за допомогою кредитних продуктів, як і раніше, записуються як дебіти, звичайно, а зменшення доступного кредиту відображається в головній книзі за рахунок того, що дебет зменшив загальний доступний капітал (який включав суму вашої кредитної лінії, коли ви додали ця сума як кредит.)
Щомісячні платежі за вашими кредитними лініями будуть додані як витрати, коли рахунки прийдуть, зменшуючи капітал далі, як ви здійснюватимете платежі за ними. Зверніть увагу на те, що платіж не повертається назад у власний капітал після його обробки, навіть якщо доступний кредит розширився. Навіть якщо у вас є більше доступних кредитів, у вас все ще є менше готівки на руках, тому що ви повинні були зробити платіж в першу чергу. Таким чином, ваш капітал буде збалансованим, оскільки ви повертаєте кредитні лінії, оскільки для кожного платежу потрібні фактичні кошти в касі. Ви не будете повторно додавати кредитні лінії як кредитну книгу, якщо ваша компанія не відкриє новий рядок.
